Opportunité d’emploi au Bureau de la Coordonnatrice résidente des Nations Unies en Côte d’Ivoire : Assistant Administratif (H/F)
Organisation : Établissement et rapport
Le Secrétaire général de l’ONU a lancé le 1er janvier 2019 une réforme mondiale audacieuse et nouvelle qui a repositionné le Système des Nations Unies pour le développement afin de réaliser de manière plus efficace et efficiente la réalisation de l’Agenda 2030 et des Objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux de coordinateurs résidents de l’ONU (RCO), sous la direction d’un coordinateur résident indépendant et habilité – le plus haut responsable du Système des Nations Unies pour le développement et représentant du Secrétaire général de l’ONU au niveau national – soutiennent les pays dans la réalisation de leurs priorités de développement et l’atteinte des ODD. Ce poste se trouve au Bureau du Coordinateur Résident de l’ONU en Côte d’Ivoire et relève du Chef du Bureau du Coordinateur Résident.
Responsabilités
Dans le cadre de l’autorité déléguée, l’Assistant Administratif sera responsable des tâches suivantes :
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
- Initie, révise, processus et suivi des actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple le recrutement du personnel et des consultants, le placement, la promotion, la relocalisation, l’évaluation des performances, les revues de classification des postes, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
- Répond aux demandes de renseignements et fournit des informations et des conseils au personnel concernant leurs droits, procédures administratives, processus et pratiques, conditions de service, devoirs et responsabilités, ainsi que droits en vertu des Règles et Règlements du personnel.
- • Supervise la maintenance des dossiers d’annonces de postes vacants et suit l’état des annonces de vacances. Examine et traite les actions du personnel via l’IMIS.
- Surveille la table de recrutement et prépare des données/graphiques statistiques pertinents.
BUDGET ET FINANCES
- Aide à la préparation et à l’examen des propositions/exigences financières et en ressources humaines. Consolide le budget/programme de travail en ce qui concerne le budget du siège, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats du siège.
- Surveille les dépenses et compare avec le budget approuvé ; prépare les ajustements nécessaires au besoin.
- Aide les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
- Aide à la préparation des soumissions de performance budgétaire et à la finalisation des rapports de performance budgétaire, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles
- Prépare ou personnalise les rapports financiers à partir des rapports générés par le système IMIS.
- Coordonne avec les autres équipes financières et budgétaires sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE
- Rédige la correspondance de routine pour répondre aux demandes concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
- Coordonne de manière intensive les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres internes de l’équipe, tant au quartier général qu’sur le terrain.
- Assure un soutien administratif à la coordination de l’équipe de gestion des opérations (OMT) et un suivi systématique des actions convenues avec les entités de l’ONU concernées.
- Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de déplacement opérationnel ; surveillance des comptes et paiements aux fournisseurs et entrepreneurs individuels pour les services ; coordination et suivi administratif des questions relatives aux locaux communs, à la planification de l’espace physique et de l’occupation ; identification des besoins technologiques de bureau et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organisation et coordination de séminaires, conférences et traductions).
- Soutient le rôle de coordination de la RCO en ce qui concerne les locaux communs et services communs de l’ONU, y compris les exercices de partage des coûts et d’autres questions opérationnelles.
- Maintient des dossiers et documents à jour relatifs aux services opérationnels courants et soutient la collecte et la consolidation des informations sur la prestation des services.
- Peut être responsable de guider, former et superviser le travail du personnel général plus junior.
- Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
- Aide à la visualisation et à la mise à jour des informations telles que des pages web ou des brochures.
ADMINISTRATION DES CONTRATS
- Aide à l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et des prestataires externes pour les services externalisés.
- Soutient le suivi administratif des accords de service, des accords de niveau de service, des accords de partage des coûts et d’autres instruments administratifs relatifs aux locaux communs et aux services communs, selon le cas.
- Audite les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis par ce dernier et approuvés par l’ONU.
- Surveille les aspects administratifs de la prestation de services partagés, y compris la documentation pertinente, les factures, les normes de service convenues et les actions de suivi.
- Traite le paiement des factures des entrepreneurs et supervise les paiements.
- Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de travail des unités, sections ou services de l’ONU, y compris : les laissez-passer pour les terrains de l’ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l’ONU, l’accès par carte de passage et les clés de porte. • Accomplit d’autres tâches assignées.
PROFESSIONNALISME : Capacité à exercer un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Capacité à appliquer les connaissances des diverses règles et réglementations administratives, financières et des ressources humaines des Nations Unies dans des situations professionnelles. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise des sujets ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’atteinte des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; Reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et l’implication complète des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. PLANIFICATION ET ORGANISATION : Élabore des objectifs clairs cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et affectations prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés pour accomplir le travail ; prévoit les risques et prévoit des éventualités lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et actions selon les besoins ; Utilise le temps efficacement. RESPONSABILITÉ : Assume toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit des résultats dont l’on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrites ; fonctionne en conformité avec les règlements et règles organisationnels ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des missions déléguées ; assume la responsabilité personnelle de ses propres défauts ainsi que de ceux de l’unité de travail, le cas échéant.
Éducation
Obtenir un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis. Un diplôme universitaire de premier niveau pertinent peut être accepté en lieu et place de deux années d’expérience requises.
Poste – Qualification spécifique
Indisponible.
Expérience professionnelle
Un minimum de sept (7) ans d’expérience de responsabilité progressive dans les services administratifs, la finance, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou domaines connexes est requis. Le minimum d’années d’expérience pertinente est réduit de deux (2) ans pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier niveau. Une expérience professionnelle avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), tel qu’Umoja ou similaire, est souhaitable. Une expérience professionnelle auprès des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire est souhaitable. Une (1) année ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour cette offre d’emploi, le français et l’anglais sont obligatoires. Le tableau ci-dessous montre le niveau minimum requis pour chaque compétence dans ces langues, selon le Cadre linguistique des Nations Unies (veuillez consulter https://languages.un.org pour plus de détails).
Langues obligatoires
| Langue | Lecture | Écriture | Écoute | Intervention |
|---|---|---|---|---|
| Français | Niveau III de l’ONU | Niveau III de l’ONU | Niveau III de l’ONU | Niveau III de l’ONU |
| Anglais | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU | Niveau II de l’ONU |
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation substantielle, telle qu’un test écrit, qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
