Accountabilities/responsibilities :

Sous l’encadrement et la supervision directe du Chargé de l’Administration et des Finances, le/la stagiaire assumera les taches suivantes :

• Effectuer les photocopies, télécopies, impressions, et scan des documents, et faire le point sur les besoins de renouvellement des stocks de fournitures ; sur demande ;
• Prendre les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs, et les orienter vers la personne compétente ou répondre personnellement aux demandes simples, dans la mesure du possible ;
• Collecter, trier scanner et distribuer le courrier, les rapports et autres documents, et les transmettre aux personnes/sections concernées ;
• Organiser, classer et gérer les fichiers de l’unité (Admin/Finance) ;
• Enregistrer, expédier les Courriers/Colis dans les sous Bureaux ;
• Classer les copies de courriers arrivées/départ ;
• Rédiger diverses correspondances et revoir toutes les correspondances de départ en veillant sur le fond et sur la forme, l’exactitude factuelle, et l’adéquation du traitement ;
• Organiser ou participer à l’organisation et à la préparation des réunions du personnel ou des réunions spéciales et préparer les minutes / notes pour l’enregistrement de ces réunions ;
• Faire le suivie des mouvements des véhicules et le partager au staff pour info ;
• Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.

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