Recrutement d’un Stagiaire Phone Desk – Brazzaville, Congo
Accountabilities/responsibilities :
Sous l’encadrement et la supervision directe du Chargé de l’Administration et des Finances, le/la stagiaire assumera les taches suivantes :
- Effectuer les photocopies, télécopies, impressions, et scan des documents, et faire le point sur les besoins de renouvellement des stocks de fournitures ; sur demande.
- Prendre les appels téléphoniques et accueillir les visiteurs, et les orienter vers la personne compétente ou répondre personnellement aux demandes simples, dans la mesure du possible.
- Collecter, trier scanner et distribuer le courrier, les rapports et autres documents, et les transmettre aux personnes/sections concernées ;
- Organiser, classer et gérer les fichiers de l’unité (Admin/Finance) ;
- Enregistrer, expédier les Courriers/Colis dans les sous Bureaux ;
- Classer les copies de courriers arrivées/départ ;
- Rédiger diverses correspondances et revoir toutes les correspondances de départ en veillant sur le fond et sur la forme, l’exactitude factuelle, et l’adéquation du traitement.
- Organiser ou participer à l’organisation et à la préparation des réunions du personnel ou des réunions spéciales et préparer les minutes / notes pour l’enregistrement de ces réunions ;
- Faire le suivie des mouvements des véhicules et le partager au staff pour info ;
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.