L’African Wildlife Foundation recrute un Stagiaire assistant administratif (H/F), Yaoundé, Cameroun
I. Contexte : L’African Wildlife Foundation, bureau du Cameroun a initié un programme de stage pour jeunes diplômés afin d’offrir une opportunité aux jeunes diplômés d’acquérir de l’expérience et de se familiariser avec l’environnement des organisations non gouvernementales.
II. Mission du département : Dans un esprit d’excellence, d’intégrité et de dévouement, le département des finances s’engage à fournir des informations opportunes, précises, claires et complètes, et à soutenir les objectifs globaux du département de la conservation d’AWF à atteindre par le bureau d’AWF Cameroun.
III. Fonctions principales : Le stagiaire professionnel effectuera toutes les tâches administratives et de bureau requises. Il/elle maintiendra le front office et fournira un soutien clérical à la gestion des opérations du bureau.
IV. Le stagiaire effectue une série de tâches administratives tout en apprenant les méthodes, les processus et les procédures du travail.
Les tâches énumérées ci-dessous sont des exemples typiques du travail qui pourrait être effectué par le stagiaire dans le cadre de ses missions :
V. Principales tâches et responsabilités
- Aider à faire fonctionner la réception avec prestance et professionnalisme ;
- Accueillir les visiteurs sur place, déterminer la nature des affaires et annoncer les visiteurs au personnel approprié ;
- S’efforcer de présenter une bonne image et de créer une première impression positive sur le personnel et les visiteurs, en répondant aux demandes de renseignements et en maintenant une bonne apparence personnelle et professionnelle ;
- Aider à répondre à tous les appels téléphoniques entrants et sortants et transférer les appels téléphoniques entrants ; diriger les interlocuteurs vers les membres du personnel ou les départements appropriés, et veiller au respect de la procédure ; établir un contrôle téléphonique.
- Vérifier, signer et transmettre le courrier entrant, les fax, les lettres, les paquets et les documents déposés au bureau ou tout autre message au personnel approprié et assurer la liaison avec les services de courrier express pour l’envoi de lettres et d’autres documents si nécessaire.
- Tenir un registre de présence quotidien pour les travailleurs externalisés et les visiteurs ;
- Enregistrer, trier et dater le courrier entrant et les livraisons par coursier.
- Aider le responsable des finances et de l’administration à gérer le répertoire des contacts ;
- Assister l’équipe pour les travaux d’impression, de copie, de reliure, de numérisation et de photocopie lorsque cela est nécessaire ;
- Aider à l’organisation de réunions, de séminaires et de formations ;
- Aider à l’archivage des informations administratives et à la tenue de la base de données, conformément aux instructions du directeur financier et administratif.
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
VI. Apprentissage
Le programme de stage professionnel pour jeunes diplômés est une opportunité d’apprentissage, par conséquent, le stagiaire professionnel DOIT faire preuve d’une forte aptitude et motivation pour apprendre et se développer. Il/elle doit être ouvert(e) au feedback et prêt(e) à prendre des initiatives.
VII. Profil
Qualifications et expérience requises
- Qualifications requises Minimum de HND (DUT, BTS dans le sous-système français) en administration des affaires.
- Au moins une (01) année d’expérience professionnelle à responsabilité progressive en tant que représentant de la réception, agent ou poste pertinent ; Familiarité avec les machines de bureau (ex : fax, scanners, imprimante etc.) ;
- Connaissance de la gestion de bureau et expérience de base en finance/comptabilité serait un avantage supplémentaire.
- Maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit) ;
- Excellente connaissance et maîtrise de l’utilisation des applications MS Office (en particulier Excel et Word) ;
- Une expérience de l’utilisation d’un système ERP est hautement souhaitable.
Aptitudes et compétences requises
- Solides compétences en communication ;
- Bonnes capacités organisationnelles et multitâches ;
- Orientation vers le service à la clientèle.
- Connaissance des systèmes administratifs automatisés
- Connaissance des systèmes généraux de tenue de dossiers et de classement ;
- Capacité à comprendre et à appliquer les directives administratives actuelles, les mises à jour et les révisions des systèmes, ainsi que les changements de politique ;
- Esprit d’équipe, souplesse et adaptabilité, attitude positive.
- Haute éthique et engagement personnel envers la transparence et la responsabilité ;
Adhésion aux valeurs d’AWF, qui sont : Connaissance, Optimisme, Détermination et Engagement.