ACTED recherche un Stagiaire Supply Chain, Paris, France

Acted

Depuis trente ans, l’ONG internationale Acted œuvre sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire pour sauver des vies. Acted soutient actuellement 20 millions de personnes dans 43 pays pour répondre à leurs besoins dans des zones difficiles d’accès, et poursuit un triple mandat humanitaire, environnemental et d’acteur du développement. Acted s’appuie sur une connaissance fine des territoires et des contextes locaux pour développer et mettre en œuvre des actions sur le long terme, avec un large éventail de partenaires locaux et internationaux, afin de construire ensemble un monde “3ZÉRO” : Zéro Exclusion, Zéro Carbone, Zéro Pauvreté

Acted France (HQ)

Le siège d’Acted s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale. Aujourd’hui le siège est composé de 110 personnes dans les départements RH, Finance, Programmes, Audit, Sécurité, Logistique & Systèmes et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 42 Directions Pays. Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’Acted, à savoir la Directrice Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.

Rôle et responsabilités principales

Le/la Stagiaire Supply Chain Siège soutient le/la Chargé/e Achats du siège pour les achats réalisés au siège que ce soit pour le compte d’un ou plusieurs pays d’intervention d’Acted ou pour le siège d’Acted ou pour Acted global. Il/elle assure l’enregistrement des bons de commande, la collecte des devis, la préparation et le classement des documents d’achat et de paiement sous la supervision du/de la Chargé/e Achats du siège en conformité avec les procédures d’Acted et des bailleurs de fond. Il/elle assure la gestion du stock du siège et le suivi des livraisons aux demandeurs. Il/elle a pour objectif d’assurer des délais en ligne avec les besoins des demandeurs sous l’impulsion du/de la Chargé/e Achats du siège qui garantit une priorisation pertinente et l’optimisation des processus.

Les achats réalisés au siège d’Acted comprennent trois grandes typologies de commandes :

• Les achats commandés par les pays d’intervention d’Acted pour des besoins spécifiques ne pouvant être achetés sur place (achats pays)
• Les achats commandés par des personnes en poste au siège pour leurs activités siège (achats HQ)
• Les achats commandés par les départements du siège à portée régionale ou mondiale pour les pays d’intervention d’Acted (achats monde)

Le/la Stagiaire Supply Chain Siège assiste le/la Chargé/e d’Achat Siège dans l’exécution de ces achats de la vérification et l’enregistrement du bon de commande initial à la livraison finale au demandeur.

Pour cela, il/elle est en contact avec les fournisseurs identifiés, négocie les conditions tarifaires et de livraison, procède à l’analyse des offres et à la contractualisation. Il/elle agit comme point focal pour les demandeurs aussi bien au niveau du siège que des 42 pays d’intervention d’Acted (en français et en anglais) et est responsable du suivi des différentes commandes réalisées.

Enfin, il/elle assure la gestion du stock du siège ainsi que les formalités de transport à l’international le cas échéant.
Le/la Stagiaire participe ponctuellement à la rédaction, à l’ouverture et à la préparation des documents d’appel d’offre à des fins de formation. Il/elle intègre également la formation des autres stagiaires du département logistique en vue d’un déploiement terrain ultérieur si le stage est concluant.

Il/elle participe à l’ensemble des tâches requises sous la supervision du/de la Chargé/e d’Achats comme les analyses de performance, la rédaction de SOP, de rapports, etc.