Le Cabinet CEFOREP SARL organise une formation en Gestion des archives physiques et numériques, N’Djamena, Tchad

TERME DE REFERENCE

PROGRAMME DE FORMATION: gestion des archives physiques et numériques

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

À l’ère de la transformation digitale et de la modernisation de l’administration publique et privée au Tchad, l’information est devenue une ressource stratégique dont la maîtrise conditionne la performance globale des organisations. Cependant, le passage d’une gestion documentaire traditionnelle à une gouvernance hybride pose des défis majeurs. Trop souvent, les ministères, les institutions internationales et les grandes entreprises se retrouvent submergés par une prolifération de documents mal classés, entraînant des pertes d’informations critiques, des lenteurs administratives et des risques juridiques accrus. La mémoire institutionnelle, pilier de la redevabilité et de la prise de décision, est fréquemment fragilisée par l’absence de systèmes d’archivage robustes et sécurisés.

La gestion des archives ne doit plus être perçue comme une tâche de stockage passive, mais comme un processus dynamique de management de l’information. Le Cabinet CEFOREP SARL, fort de son expertise avérée depuis 2019 dans le renforcement des capacités institutionnelles, a identifié que l’optimisation des flux documentaires est un levier de compétitivité et de transparence. Cette formation se veut donc une réponse technique à l’urgence de professionnalisation des services de documentation. En fusionnant les méthodes classiques de conservation physique avec les outils modernes de dématérialisation, cette session aspire à transformer les services d’archives en véritables centres de ressources stratégiques, capables de soutenir efficacement les objectifs opérationnels et la continuité d’activité de toute organisation.

2. OBJECTIFS DU PROGRAMME

2.1. Objectif Général

L’objectif central de ce programme est de doter les participants d’une expertise complète pour concevoir, organiser et administrer un système d’archivage hybride (physique et numérique) performant et sécurisé.

2.2. Objectifs Spécifiques

1. Appliquer les normes de classement, de traitement et de protection physique des documents pour garantir leur pérennité institutionnelle ;
2. Développer des compétences opérationnelles dans la mise en œuvre d’un projet de Gestion Électronique des Documents (GED) et de dématérialisation des flux ;
3. Définir des politiques d’accès, des calendriers de conservation et des protocoles de sécurité pour protéger l’intégrité des données documentaires.
4. RESULTATS ATTENDUS
5. Les participants sont capables d’élaborer un plan de classement cohérent et un tableau de gestion des archives adapté à leur contexte professionnel.
6. Un dispositif de numérisation et d’archivage électronique est prêt à être implémenté ou optimisé au sein des structures représentées pour réduire les temps de recherche d’information.
7. Chaque apprenant obtient une attestation technique de haut niveau, certifiant sa capacité à gérer le cycle de vie de l’information selon les standards modernes.
8. METHODOLOGIE

La méthodologie pédagogique adoptée pour cette session repose sur les piliers de l’andragogie active, plaçant l’expérience professionnelle du participant au centre d’un laboratoire de solutions concrètes. Nous reconnaissons que les archivistes et gestionnaires documentaires sont confrontés quotidiennement à des problématiques de volume et d’espace ; c’est pourquoi ce parcours privilégie l’apprentissage par la pratique plutôt que la mémorisation théorique. Le facilitateur agit comme un architecte de l’information, guidant les apprenants vers la co-construction de systèmes documentaires intelligents.

La session s’articule autour d’une immersion opérationnelle intense. La théorie (30%) sert à unifier le vocabulaire normatif et à présenter les cadres législatifs de l’archivage au Tchad. La phase pratique (70%) transforme la salle de formation en un centre d’archivage pilote. Les participants manipulent des outils de numérisation, s’exercent à l’indexation numérique, élaborent des plans de classement sur des cas réels et simulent des processus de déshérence documentaire. Cette approche « hands-on » garantit que chaque compétence acquise est immédiatement transposable, permettant ainsi une transformation instantanée du cadre de travail dès le retour en entreprise ou en ministère.

5. INFORMATIONS PRATIQUES ET LOGISTIQUES

Période : Du 23 au 28 Février 2026.

Horaires : 16h – 18h

Lieu : Cabinet de Conseils CEFOREP Sarl (BABA MOUSTAPHA), N’Djaména.

Investissement : 50.000 FCFA par participant.

Contacts : (+235) 66 59 10 28 / 97 41 97 19.