World Vision recrute pour le poste d’Administrative Assistant (H/F), Bukavu, RD Congo

Employee Contract Type:

Employé à durée déterminée (Fixed Term)

Job Description:

ADMINISTRATIVE ASSISTANT

BUT DE LA POSITION:

Assurer un soutien administratif et logistique efficace afin de garantir la bonne gestion des opérations, la conformité, la fluidité des activités du bureau et du projet tout en veillant au respect des normes, directives et procédures de World Vision/Core Group Partners Project(CGPP).

Apporter un appui nécessaire aux multiples tâches du département des Ressources Humaines du bureau World Vision Sud-Kivu tout en appuyant aussi le staff du CGPP basés à Goma selon les politiques et procédure en vigueur de cette dernière et dans le respect des lois du travail de la RDC.

RESPONSABILITES MAJEURES :

Appui au Projet CGPP :

• Assurer la réception, le stockage et l’expédition des matériels reçus ; en travaillant étroitement avec la finance pour assurer la gestion des factures dès la réception jusqu’au paiement
• Gérer les Assets appartenant au projet pour la zone Est ainsi que les items se trouvant dans le stock pour assurer une gestion de stock efficace.
• Gérer les Asset roulant affectés au projet, le suivi de la gestion du stock du carburant ainsi que la planification des mouvements de staff du projet.
• Gérer les réquisitions dans PROVISION ainsi que les réceptions des items commandés.
• Produire les rapports des réunions; de compte rendu des activités; et suivre les différents dossiers du point de vue administratif: Suivre le renouvèlement de tous les contrats, avenants, du bureau, différents visas, et autres documents administratifs permettant le bon fonctionnement du projet dans l’entreprise

Appui au département de Ressources Humaines :

• Appuyer le processus de recrutement à différentes étapes (contacter les candidats, surveiller le test écrit, scanner les copies du test pour correction…).
• En collaboration avec le HR Coordinator, constituer le dossier du personnel nouvellement recruté en soft.
• Suivi d’immatriculation de tout nouveau staff sans numéro CNSS et de demande de mutation de ceux immatriculés en provenance d’autres organisations.
• Suivi du visa des offres de recrutement et de contrats de travail à l’ONEM.
• Déclaration de mouvements de travailleurs (embauche, démission, licenciement, fin contrat, décès,…).
• Suivi d’immatriculation des travailleurs journaliers à la CNSS.
• Suivi du paiement des allocations familiales par la CNSS.
• En collaboration avec le HR Coordinator, assurer un suivi régulier sur l’actualisation des différentes bases de données de travailleurs journaliers suivant la procédure World Vision.
• S’assurer du classement des dossiers des employés et de leurs avantages en collaboration avec le HR Coordinator.
• Effectuer des visites aux différentes bases de terrain de World Vision (Uvira, Idjwi, Walungu, Goma, Rutshuru…) pour se rassurer des bonnes conditions de travail et répondre aux besoins exprimés.
• Participer et Assister aux dévotions matinales et servir de guide comme agent de changement.
• Accomplir toute autre tâche demandée par le Superviseur/Hiérarchie.

QUALIFICATIONS :

Education/Connaissances/Aptitudes techniques et Expérience

Les expériences ci-après peuvent être acquises à travers la combinaison d’une éducation formelle ou autodidactique, une expérience ou des formations sur le lieu de l’emploi :

• Avoir un titre d`études universitaires de préférence en administration publique, gestion des entreprises, gestion des ressources humaines, en Droit et disciplines connexes.
• Avoir un minimum de deux ans d`expériences en administration et en gestion du personnel.
• Avoir des connaissances en administration et logistique.
• Avoir au moins deux ans d’expérience de travail dans une organisation internationale.
• Avoir une compréhension minimum du code du travail congolais.
• Capacité à rédiger des rapport clair et précis.
• Capacité à gérer le stock efficacement.
• Avoir de la maturité émotionnelle et de l`aptitude à traiter des problèmes avec une stricte confidentialité.
• Avoir des aptitudes en informatique et de l`expérience en application Word et Excel, en gestion de base des données
• Avoir de bonnes aptitudes organisationnelles, de la compétence à gérer et à prioriser les tâches.
• Avoir le sens de travailler dans un environnement multiculturel.
• Avoir une bonne attention aux détails.
• Avoir des aptitudes interpersonnelles au-dessus de la moyenne.
• Etre flexible et savoir s`adapter.
• Avoir les compétences essentielles de communication orale et écrite.
• Bonne connaissances du Français, Swahili. et/ou langue locale
• La connaissance de l’Anglais est un atout majeur.
• Expérience dans le renforcement des capacités et compétence
• Avoir la capacité de suivre des taches multiples simultanément.

APTITUDES :

• Parvenir à des résultats de qualité
• Pratiquer la redevabilité et l’intégrité
• Communiquer les informations de manière Claire et effective
• Comprendre l’industrie humanitaire
• Comprendre et connaitre la vision, la mission et les valeurs fondamentales de World Vision
• Pratiquer l’innovation et le changement
• Avoir une vie christocentrique
• Influencer les individus et les groupes

• Utilisation de l’ordinateur (Excel, Word, Box et PowerPoint)
• Forte aptitude interpersonnelle et aptitude à la négociation.
• Prêt à accomplir toute autre tâche demandée par les Superviseurs/ Projet CGPP et départements HR.

CONSTITUTION DU DOSSIER DE CANDIDATURE :

Envoyez votre dossier de candidature (lettre de motivation portant mention du numéro de l’offre, CV avec 3 personnes de références dont deux des employeurs précédents et une référence pastorale, une copie carte de demandeur d’emploi délivrée par l’ONEM (si chômeur) et des copies des autres documents nécessaires pouvant appuyer votre dossier) adressé au Directeur des Ressources Humaines de World Vision au plus tard le 25 Février 2026 avec en objet la mention « Administrative Assistant», au Site World Vision de recrutement suivant : careers@wvi.org

Les candidatures féminines et celles de personnes vivant avec handicap, conformes au profil recherché, sont vivement encouragées.

AVIS IMPORTANT!

Nous avons appris que plusieurs agences ou personnes prétendent agir au nom de World Vision pour recruter ou faciliter le recrutement de personnel.

World Vision souhaite informer le public en termes inconditionnels que:

•  World Vision ne confie pas son processus de recrutement à aucune organisation ou agence qui, par le biais d’affichages sur le site Web, envoie des messages électroniques, des bulletins d’information ou prétend faire du recrutement en son nom. World Vision n’utilisera que des cabinets de recrutement de cadres agréés et réputés (base d’exception seulement).
•  Les publicités pour les postes vacants se trouvent uniquement sur notre site Web officiel de carrière World Vision International http://careers.wvi.org et / ou sur les sites Web de World Vision Support Office.
•  Vision Mondiale ne sollicite et ne sollicitera jamais d’argent pour une partie de ses processus de recrutement, y compris la présélection, les entrevues, les antécédents et / ou les examens médicaux.
•  World Vision ne sera pas responsable de toute correspondance frauduleuse ou de toute perte d’argent ou de vol pouvant résulter de toute personne se livrant à une activité de recrutement frauduleuse.
•  Soyez prudent, et si vous avez des questions et / ou souhaitez signaler ce que vous pensez être une agence ou une agence de recrutement frauduleuse de Vision Mondiale, veuillez envoyer un email à careers@wvi.org.

Au cas où une demande quelconque vous serait adressée, merci de pouvoir dénoncer aux adresses suivantes :

Téléphone : 0972607911 ligne verte 4733 33

Adresse mail : wvdrc_hotline@wvi.org

LA DIRECTION.

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