World Vision recrute pour le poste d’Administration and Logistics Coordinator South Zone, Lubumbashi, RD Congo
Employee Contract Type:
Employé à durée déterminée (durée déterminée)
Job Description:
Principales responsabilités :
1. Transport, voyages et hébergement
- Choisir des hôtels présentant les meilleures conditions de sécurité.
- Effectuer les réservations d’hôtels et les demandes de billets dans les délais recommandés.
2. Gestion des actifs
- Réaliser périodiquement l’inventaire physique des actifs selon les numéros d’étiquettes.
- Former le point focal Administration sur l’outil de gestion des actifs.
- Étiqueter et coder les actifs.
- Gérer les mouvements et le processus de cession ou de transfert des actifs.
- Produire les rapports d’actifs.
3. Gestion des bureaux
- Superviser la logistique liée à la flotte (entretien, mouvements, rapports mensuels).
- Superviser la réception des biens commandés.
- Suivre la gestion du carburant des véhicules et générateurs.
- Superviser l’entretien des bureaux et la gestion du matériel de nettoyage.
- Contrôler la conduite et la performance des chauffeurs.
- Fournir des orientations en cas de difficultés.
- Préparer le rapport mensuel sur base des registres (mouvements, consommation, etc.).
4.Supervision du personnel sous sa responsabilité (Assistant Admin & Logisticien, Chauffeur et Agent de nettoyage)
- Superviser la logistique liée à la flotte (entretien, mouvements, rapports mensuels).
- Superviser la réception des biens commandés.
- Suivre la gestion du carburant des véhicules et générateurs.
- Superviser l’entretien des bureaux et la gestion du matériel de nettoyage.
- Contrôler la conduite et la performance des chauffeurs.
- Fournir des orientations en cas de difficultés.
- Préparer le rapport mensuel sur base des registres (mouvements, consommation, etc.).
5.Taxes et immigration
- Déclarer et préparer le paiement des taxes et impôts (IRL, PTNTIC…).
- Obtenir les visas pour le personnel expatrié.
6. Communication et paiement des fournisseurs de services
- Tenir un fichier Excel répertoriant les contrats (dates, type, loyer, etc.).
- Superviser la mise à jour mensuelle des listes de communication (airtime).
- Mettre à jour la liste des données Internet du personnel.
- Initier les demandes de provision pour la recharge mensuelle.
- Réceptionner les factures des prestataires.
- Préparer la ventilation correcte des paiements et soumettre les dossiers.
- Assurer le suivi des paiements et la réconciliation avec les prestataires.
7.Autres tâches
- Initier divers contrats.
- Réceptionner les factures en provision si nécessaire.
- S’assurer de la bonne rédaction des contrats.
Expériences, qualifications et compétences :
- Expérience de travail avec les enfants et la communauté d’au moins 3 ans.
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet).
- Capacité d’adaptation au travail communautaire.
- Compétences en leadership et en travail d’équipe.
- Aptitude et flexibilité à conduire une moto ou un vélo.
- Ces compétences peuvent être acquises par une formation formelle, autodidacte ou des expériences professionnelles antérieures.
Environnement et conditions de travail :
- Poste basé au bureau avec fréquents déplacements sur le terrain.
- Environ 20 % de déplacements locaux ou internationaux requis.
Applicant Types Accepted:
Local Applicants Only
