World Vision recherche six (06) assistants exécutifs, Niger
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Employee Contract Type : Local – Fixed Term Employee (Fixed Term).
Job Description :
Assistant (e) Exécutif (ve) du Directeur- Pays
Responsabilités Principales :
Communication :
- Communiquer au nom du Directeur National avec les principaux mandants ;
- Répondre aux questions de routines courantes du Siege de World Vision International (Global Center), des bureaux de soutien et des problèmes de terrain au nom du Directeur National, le cas échéant ;
- Déterminez les questions devant être soumis à l’appréciation du Directeur National ou être déléguées à d’autres personnes et fournir des informations appropriées ainsi que la documentation pertinente ;
- Faciliter la diffusion efficace de l’information à partir du bureau du Directeur National ;
- Préparer les rapports du bureau du Directeur national ;
- Préparer les discours et présentations du Directeur National en consultation avec les chargés de la communication ;
- Consulter les sources d’information pertinentes en vue de la planification stratégique et périodique des pays et en informer le Directeur National ;
- Examiner les documents et les correspondances et prendre les mesures idoines pour y répondre ou soumettre les problèmes qui en émanent à l’attention du Directeur Pays.
Coordination et responsabilisation :
- Préparer et assurer le suivi du budget du bureau du Directeur National, y compris les réunions du management (SLT) et autres budgets de la direction ;
- Assurer le suivi des recommandations d’audit, des correspondances et des performances clés des différents départements ;
- Assurer la direction de la planification des programmes et de la coordination des réunions du Bureau National, des conférences des directeurs nationaux et des événements connexes ;
- Préparer et distribuer les procès-verbaux des réunions de direction et suivre la mise en œuvre des recommandations qui en découlent ;
- Préparer et mettre à jour les plans annuels pour toutes les réunions et activités du Senior Leadership Team (SLT) et du NMT (Niger Management Team) ;
- Fournir une synthèse et une analyse de la documentation soumise au Directeur National en présentant les recommandations pertinentes ;
- Assurer le suivi des processus clés lors des réunions du Directeur National et des groupes de travail ;
- Organiser les rendez-vous, les réunions, les voyages et les téléconférences du Directeur National ;
- Créer et gérer un système de rangement et de contrôle des documents du bureau de la Direction Nationale ;
- Aider à planifier et à coordonner les visites au Bureau National de World Vision Niger des invités de marque, invités par le Directeur National ou en visite au bureau, en veillant à ce que les fonctionnaires et les administrateurs appropriés soient informés des dispositions prises à cet effet.
Rapports :
- Travailler avec les subordonnés directs du Directeur National pour analyser et rendre compte de la réalisation des objectifs au bureau de la Direction Nationale tous les trimestres ;
- Travailler avec l’équipe de communication et les Opérations à l’élaboration des rapports sur l’impact et le bien-être des enfants au Niger ;
- Rédiger les minutes des réunions et suivre les mesures à prendre.
Autres :
- Recourir à l’initiative personnelle pour assurer un fonctionnement efficient et efficace du bureau de la direction nationale ;
- S’acquitter des responsabilités supplémentaires assignées ;
- Soutenir au besoin les initiatives du bureau national à l’extérieur.
Qualifications : Éducation / Connaissances :
Niveau d’éducation requis : Avoir un diplôme universitaire au minimum BAC+3 en administration, Gestion ou dans un domaine d’études connexe.
Expérience : Avoir 3-5 ans d’expérience professionnelle, de préférence en gestion dans le secteur des organisations à but non lucratif. Démontrer une expérience confirmée dans la prestation de conseils à la haute direction.
Autres :
- Aptitudes à fournir une réflexion stratégique, prise de décision, analyse et capacité de résolution de problèmes ;
- Fortes compétences analytiques et de pensée critique pour identifier les problèmes et développer des solutions innovantes ;
- Avoir d’excellentes compétences en communication; rédiger et réviser des lettres, rapports, articles ou courriels concis et précis ;
- Capacité de travailler en équipe afin de parvenir à un accord ou à une solution : par exemple, la recherche d’un consensus ;
- Avoir de bonnes compétences en relations interpersonnelles, en négociation et en administration ;
- Traiter les autres avec respect, indépendamment de la position ou de la fonction. Faire preuve d’écoute active ;
- Compétences avérées à travailler efficacement dans un environnement interculturel ;
- Avoir la capacité de maintenir la confidentialité ;
- Solides compétences en documentation, notamment en rédaction de rapports et la prise de note ;
- Capacité de traiter de manière appropriée les demandes concurrentes à l’attention du Directeur National ;
- Habileté à négocier avec diverses personnalités et à développer un réseau de contacts internes et externes ;
- Cela nécessite de solides compétences organisationnelles, un jugement indépendant et la capacité de faire preuve de souplesse et de flexibilité lorsque les exigences et les priorités changent.
Langue : Parler couramment le Français et l’Anglais, la connaissance des langues nationales est un atout.
Environnement de travail / Conditions :
Environnement de travail : Bureau avec quelques déplacements sur le terrain.
Voyages : 15% de voyages nationaux / internationaux sont requis.
Types de candidats acceptés : Demandeurs locaux seulement.
Applicant Types Accepted : Local Applicants Only.