Wildlife Conservation Society recrute un  Consultant pour rédaction du Manuel de Procédures de la RFO – RDC

Contexte :

La Wildlife Conservation Society (WCS) est une ONG Internationale basée au Bronx, à New York, aux Etats-Unis d’Amérique et travaille dans le domaine de la conservation de la nature. A cet effet, la WCS met en œuvre des programmes de terrain dans plusieurs pays d’Afrique, dont la République Démocratique du Congo (RDC), où elle travaille dans différents Parcs Nationaux et Réserves avec l’Institut Congolais pour la Conservation de la Nature (ICCN) et d’autres partenaires. La Réserve de Faune à Okapis est historiquement et financièrement le site le plus important du Programme RDC.

La Réserve de Faune à Okapis (RFO) est inscrite, depuis 1996, sur la liste des sites du Patrimoine Mondial de l’UNESCO. Elle est située dans les Provinces de l’Ituri et Haut-Uele, dans le Nord-Est de la RDC. La Réserve abrite une faune d’importance mondiale et régionale comprenant, entre autres, des Eléphants, Chimpanzés et Okapis. Depuis une dizaine d’années, la RFO fait face à plusieurs pressions et menaces de différentes sources : braconnage armé, exploitation illégale de matières précieuses, surexploitation d’espèces partiellement protégées, etc. Les inventaires de la faune réalisés durant la même période font état d’un déclin significatif des espèces-phares de la Réserve.

Compte tenu de l’importance biologique de la Réserve de Faune à Okapis et de la nature des menaces auxquelles elle fait face, la WCS et l’ICCN ont conclu un Accord de partenariat signé en Décembre 2018 pour la cogestion et le financement de la Reserve de Faune a Okapis.

Dans le cadre de cet Accord qui a pour objet de définir les mécanismes de gestion et de financement pour la RFO, WCS a le mandat d’assurer l’élaboration des procédures administrative, financières et opérationnelles et par conséquent veut confier à un ou groupe de Consultant(s) la rédaction d’un manuel de procédures administratives, financières, comptables et opérationnelles qui va régir la gestion au niveau de la RFO sans distinction des institutions.

Objectif de la consultance :

1. Objectif Général :

L’objectif de la consultance est de doter la Reserve de Faune à Okapis d’un manuel de procédures administratives, financières, comptables et opérationnelles unique, consensuel adapté au contexte et répondant aux besoins après analyses du système d’organisation et de gestion en place.

2. Objectifs Spécifiques :

La consultance a pour objectifs spécifiques de :

• Décrire les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de gestion
• Décrire d’une manière simple et claire l’utilisation des logiciels SAP et SAGE dans le cadre de la gestion comptable des deux Organisations WCS et ICCN.
• Mentionner l’importance de la tenue de contrôle périodique et consistant de l’ensemble des opérations de la Reserve.
• Mettre à disposition des outils adaptés et formalisés pour la préparation, transmission, contrôle et traitement des documents administratifs et comptables.
• Faire en sorte que le manuel serve de référence pour le contrôle de la conformité de l’ensemble des opérations.
• Evaluer l’intégration des systèmes comptables WCS et celui utilisé par l’ICCN

Contenu du manuel :

Le manuel de procédures doit préciser les principes de gestion, les taches et procédures à appliquer. Le manuel doit s’appliquer à l’ensemble des financements et des activités de la Reserve.

Les procédures administratives, financières, comptables et opérationnelles doivent être regroupées par fonction. A chaque fonction correspondent les taches à mener, chacune d’elles menant vers les opérations à exécuter.

Les procédures de contrôle interne des opérations de la Reserve, les dispositions et chaine d’approbations avant transmission, responsabilités, archivages et classement des dossiers.

Les procédures relatives à la gestion des Ressources Humaines ne font pas partie de ce document étant traitées par le Règlement Intérieur.

Les chapitres qui devraient être développés dans le document sont :

• Définition et but du manuel ;
• Présentation de la Reserve et sa structure ;
• Procédures administratives ;
  • gestion de courriers et documents ;
  • gestion des usagers ;
  • gestion des archives ;
• Procédures opérationnelles;
  • gestion des véhicules et équipements ;
  • gestion de carburant ;
  • gestion des biens ;
  • gestion de stock ;
  • procédures d’acquisition (biens, services et assistances techniques) ;
  • procédures sur les formations/ateliers ;
  • procédures sur les voyages ;
• Procédures financières et comptables ;
  • gestion de comptes bancaires ;
  • approvisionnement des comptes ;
  • réception des fonds ;
  • gestion de la caisse ;
  • dispositif de sécurité de la caisse ;
  • ordonnancement des dépenses ;
  • paiement des factures et autres ;
  • décaissements ;
  • enregistrement des transactions ;
  • rapprochement bancaire  et caisse ;
  • avances ;
  • logiciel SAP ;
  • logiciel SAGE ;
  • procédures d’allocation des couts entre les différents financements ;
  • délégation de signature ;
  • procédures sur le suivi budgétaire ;
  • classement de la documentation comptable ;
  • audit interne et révision ;
• Annexes.

Methodologie :

1. Le manuel de procédures doit tenir compte du système, des règlements et procédures convenus par les deux institutions ;
2. Entretiens avec les responsables clés des deux Organisations afin de comprendre le système et le fonctionnement de chaque entité ;
3. Comprendre le contexte de la Reserve par rapport à sa situation géographique, défis ;
4. Prendre connaissance des documents, notes de services, manuels, outils existants dans les deux institutions.
5. Revue du manuel de procédures par WCS et ICCN ;
6. Revue des procédures et directives des bailleurs principaux de WCS (US GOV, EU, etc.) et d’ICCN (KfW) ;
7. Validation du manuel de procédures par le Comité de Pilotage de la RFO (CPRFO).

Livrables attendus :

Le bien livrable attendu est le manuel de procédures administratives, financières, comptables et opérationnelles intégrants tous les modules qui servira de référence à tous les intervenants dans l’exécution de leurs missions.

Durée de la consultance :

La durée de la mission sera de 90 jours incluant la revue des documents par les responsables de WCS et ICCN.

Point focal du consultant :

Le Consultant aura comme point focal le Contrôleur Régional et donnera une mise à jour régulière de l’évolution du travail au Directeur Administratif et Financier du programme de WCS RDC, au Directeur de la RFO et au Chargé de l’Administration et Finance de la RFO.

Le Consultant donnera un bref rapport de la situation d’une manière périodique au Directeur Pays de WCS ainsi qu’au Directeur Régional Afrique Centrale de WCS.

Expériences / Qualifications :

1. Diplôme d’études supérieures en gestion ou domaine connexe d’une institution reconnue d’enseignement supérieur ;
2. Avoir une expérience dans le domaine de développement, humanitaire, conservation ;
3. Expérience de travail avec des ONG et projets financés par des bailleurs de fonds internationaux (USG, EU, KfW, UK…) ;
4. Avoir une excellente capacité rédactionnelle et de synthèse compétences ;
5. Avoir une expérience du contexte de la RDC ;
6. Avoir une expérience dans l’organisation, mise en place de système de gestion administratives, financières, comptables et opérationnelles ;
7. Avoir une parfaite maitrise du Français et de l’Anglais ;
8. Avoir une parfaite maitrise des outils informatiques.

Salary / Allowance :

La durée de la mission sera de 90 jours incluant la revue des documents par les responsables de WCS et ICCN.

DATE ESTIMATIVE DE DEBUT DE LA CONSULTANCE

Lundi 22 Aout 2019

Comment postuler :

Veuillez déposer votre CV et lettre de motivation avec trois références professionnelles à  wcsdrcongorecruitment@wcs.org.  Veuillez indiquer comme suit (exemple : Consultant pour rédaction du Manuel de Procédures de la RFO) dans l’objet de L’e-mail. La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 20 juillet 2019. Pas de demande de renseignement par téléphone.