WFP recherche un Associé à la Logistique G6 Transport – Bujumbura, Burundi
A propos du PAM :
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.
Contexte organisationnel :
Ces emplois se trouvent au Siège (HQ), dans les Bureaux régionaux (BR) et dans les bureaux de pays (COs) et bureaux régionaux / bureaux extérieurs. Les titulaires de postes relèvent d’un responsable de la logistique, d’un chef d’unité ou de la personne désignée
À ce niveau, les titulaires de postes de travail ont la responsabilité et l’initiative de répondre de manière indépendante aux questions qui ne contiennent que des orientations générales pour toutes les modalités d’assistance du PAM et des services communs de logistique. Il est nécessaire de faire preuve de jugement pour faire face quotidiennement aux problèmes imprévus. Les titulaires de postes gèrent généralement une petite équipe, entraînant et supervisant le personnel.
Description du poste :
Fournir des fonctions de soutien spécialisées et / ou superviser le personnel exécutant des processus et des activités logistiques / de chaîne d’approvisionnement standard afin de permettre une livraison efficace de biens et de services pour toutes les modalités de livraison.
Responsabilités clés (non exhaustives) :
- Fournir un soutien spécialisé aux opérations et aux activités logistiques, en suivant les processus standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la prestation efficace de l’aide alimentaire aux bénéficiaires ;
- Coordonner la réquisition et assurer la livraison en temps voulu des produits et des livraisons aux partenaires et aux destinations autorisés ;
- Gérer les activités de sous-traitance des fournisseurs de logistique, y compris la surveillance et la mesure du rendement ;
- Soutenir la collecte de renseignements sur le marché, les évaluations des fournisseurs (par exemple, les transporteurs et les détaillants) pour soutenir le processus de sélection des fournisseurs ;
- Identifier, résoudre et / ou fournir des recommandations sur des requêtes / demandes de soutien spécialisées, en utilisant l’initiative et en suivant les processus standard, pour assurer une résolution rapide et précise des demandes avec une excellente mentalité de service à la clientèle ;
- Préparer, surveiller et réviser le budget pour toutes les modalités de prestation, en veillant au respect des procédures pertinentes et en conformité avec les normes de l’entreprise ;
- Surveiller les processus de gestion des stocks pour suivre les tendances et tenir compte de l’état de l’inventaire de la source au bénéficiaire ;
- Soutenir la surveillance de la qualité et de l’intégrité des données comptables des produits de base ;
- Analyser la pipeline opérationnel et contribuer aux évaluations et à la planification opérationnelle pour toutes les modalités de prestation, afin de s’assurer que les exigences de la chaîne d’approvisionnement sont prises en considération ;
- Gérer le traitement de la documentation pour l’exécution des opérations logistiques (p. Ex., Dédouanement, vérification des factures), prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels en faisant passer les questions complexes au superviseur.
Fonctions additionnelles spécifiques :
- Effectuer des recherches, recueillir des données et effectuer des analyses, produire des rapports (p. Ex., CCTI, SPR, fermeture financière, inventaire physique, performance du transport) et assurer l’exactitude de l’information dans les systèmes de l’entreprise pour permettre une prise de décision claire ;
- Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace ;
- Superviser le travail du personnel de soutien, fournir des conseils pratiques pour s’assurer que les objectifs individuels et d’équipe sont respectés conformément aux normes et délais convenus pour toutes les modalités d’assistance ;
- Soutenir les activités de préparation et d’intervention d’urgence en matière de logistique, y compris l’évaluation de la capacité logistique et la mise à jour du plan d’urgence, pour soutenir la réponse du PAM en cas d’urgence
4Ps capacités principales d’organisation :
Mission :
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Developpe l’équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l’équipe et les partenaires du PAM sur le terrain ;
- Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l’équipe et la productivité ;
- Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l’équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif ;
- Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM.
Equipe :
- Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences en milieu de travail pour soi-même, ses collègues et les rapports directs ;
- Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d’équipe pour établir des rapports dans votre propre unité ;
- Developper et fournir une rétroaction constructive: Facilite l’association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe ;
- Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d’atténuation pour s’assurer que l’équipe atteint les buts et les cibles.
Performance :
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d’être créatif dans son propre travail et aider l’équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs ;
- Se concentrer sur l’obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l’équipe et fournit une rétroaction pour s’assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise ;
- Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l’équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l’équipe ;
- Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l’équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu’ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain.
Partenariat :
- Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d’autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain ;
- Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l’équipe sur la façon d’établir des relations avec des partenaires externe ;
- Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l’intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d’agence pour atteindre les objectifs du PAM.
Capacités fonctionnelles :
| Nom de la capacité | Description du comportement attendu pour le niveau de compétence |
| Gestion et optimisation de la chaîne d’approvisionnement | Démontre la capacité de concevoir des réseaux de base de la chaîne d’approvisionnement, y compris l’évaluation appropriée et l’intensification des défis pour s’assurer que le PAM est en mesure de fournir un service constant et ininterrompu à ses bénéficiaires et partenaires. |
| Planification, gestion des projets et des ressources | Recueille et analyse les données techniques pertinentes de diverses sources pour prévoir les besoins opérationnels dans divers scénarios et fait des propositions fondées sur des données probantes. |
| Gestion de l’information et rapports | Assure la liaison avec les intervenants internes et externes pour consolider l’analyse préliminaire des données, rédige des rapports et diffuse des informations qui représentent des préoccupations et des tendances. |
| Analyse du marché, passation de marchés et exécution opérationnelle | Démontre sa capacité à recueillir des informations sur le marché et traite et analyse les propositions conformément aux règles et réglementations standard du PAM afin de fournir une livraison efficacement. |
| Gestion des entrepôts et des stocks | Démontre sa capacité à mettre en place des procédures d’entrepôt opérationnelles et des directives normatives pour gérer l’entrepôt du PAM, gérer efficacement l’inventaire à l’aide des systèmes de l’entreprise et assurer l’atténuation des pertes. |
| Assistance technique et coordination | Démontre ses capacités à donner des conseils techniques de base et à maintenir des mécanismes de coordination logistique efficaces (inclusifs, collaboratifs, unifiés) avec les partenaires humanitaires et les autres parties prenantes concernées. |
Qualifications minimales standard :
Education :
Diplôme d’études secondaires. Un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel connexe.
Langues :
- Services généraux (Siège): Maîtrise (niveau C) en langue anglaise. Maîtrise (niveau C) ou connaissances intermédiaires (niveau B) d’une autre langue officielle peut être requise en fonction de l’emplacement du poste ou du domaine de responsabilité ;
- Service général (terrain): Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l’ONU utilisée au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle diffère.
Qualifications requises pour l’entrée dans ce rôle :
- Expérience de la gestion des systèmes d’entreprise et des requêtes sur les envois en cours, les renseignements sur les pipelines, les demandes d’indemnisation et les stocks alimentaires ;
- Expérience dans l’administration de contrats fournisseurs de services de tiers ;
- Expérience dans la compilation de la documentation contractuelle ;
- Expérience dans l’exécution du contrat ;
- Expérience dans le suivi budgétaire et des rapports.