WFP is looking for business support assistant (cash based transfer) GS4  – Niamey, Niger

A Propos du PAM :

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande organisation humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Au Niger, le PAM répond aux besoins des femmes, hommes, garçons et filles pauvres depuis 1968. Nous travaillons pour atteindre l’objectif faim Zéro d’ici 2030 en soutenant les efforts du gouvernement et des communautés sur deux fronts, sauver des vies et changer les vies.

Pour sauver des vies nous intervenons dans les zones de crise. Nous sommes présents dans le bassin du lac Tchad où les violences liées au conflit avec Boko Haram ont engendré le déplacement de milliers de personnes. Cette crise a déstabilisé la région de Diffa au Niger, précipitant aussi les populations locales dans une grande vulnérabilité. La frontière avec le Mali fait également l’objet d’une instabilité croissante. Le PAM fournit une assistance alimentaire dans ces zones pour venir en aide aux victimes des conflits, les réfugiés, déplacés, retournés et les populations locales hôtes.

Pour changer les vies, le PAM travaille à travers tout le Niger afin que les populations deviennent plus résistantes aux chocs, notamment climatiques, qui menacent les capacités agricoles et les moyens de subsistance des nigériens les plus vulnérables. Notre paquet d’activités intégrées couvre la nutrition, les cantines scolaires et l’assistance technique pour la récupération des terres. Le PAM achète une partie de ses vivres localement et auprès des petits producteurs pour redynamiser l’économie nationale et locale. Nous mettons l’accent sur le renforcement des capacités du gouvernement et des communautés dans ce pays frappé par des chocs répétés. Ainsi, les populations parviennent à briser le cercle vicieux de la pauvreté et à envisager l’avenir sous un meilleur jour.

Le PAM gère les services aériens humanitaires des Nations Unies, UNHAS. Certaines régions sont éloignées de la capitale. Grâce à ses appareils, UNHAS permet à l’ensemble du personnel humanitaire présent au Niger d’atteindre rapidement et en toute sécurité le lieu des opérations humanitaires. Cela contribue à atteindre les personnes vulnérables, même dans les zones les plus difficiles d’accès.

Des études indépendantes ont démontré que les interventions du PAM au Niger portent leurs fruits. Ces résultats nous confirment que nos efforts menés en appui au gouvernement contribuent, avec le soutien de nos bailleurs, à accompagner le développement du Niger.

Pour plus d’informations, suivez les activités du PAM sur http://fr.wfp.org/  Twitter / Facebook

Description du poste :

Titre du poste : Business Support Assistant (Cash Based Transfer) GS4

Grade/Type de Contrat : GS4/Fixed Term

Lieu d’affectation: Bureau pays

Nombre de postes : 1

Objectif : Assister dans l’éxécution des activités/opérations liées au Cash Based Tranfert.

Responsabilités clés (non exhaustives) :

• Photocopier/Archiver/classer des documents relatives aux projets cash and vouchers ;
• En collaboration avec des points focaux Cash & Voucher, préparer et imprimer les listes des paiements des bénéficiaires ;
• Recevoir des Assistant cash les lettres d’instruction de transfert, puis procéder à la vérification conformément au tableau de la planification, une fois les lettres validées et signées, les enregistrer dans le tableau de bord ;
• Créer les SOA/PO dans le délai de 24h après la signature des accords/avenants ;
• Faire les SES/GRN et préparer les demandes des payements pour les partenaires ONG/IMF ;
• Faire le point de la collecte des rapports avec les Assistants cash, comparer ces rapports à celles de la situation sortie de la vérification des justificatifs de distributions ;
• Etablir la situation des distributions de cash par ONG et par mutuelle puis soumettre à la validation des Finances ;
• S’assurer de la transmission des justificatifs de distributions à temps par les IMFs et ONGs ;
• Vérifier les justificatifs de paiements (distribution de cash) ;
•  Préparer et organiser les rencontres/réunions ;
• Répondre à diverses demandes faites par le personnel du bureau et d’autres unités du Programme, et communiquer les informations facilement accessibles à partir des fichiers du bureau et des bases de données ou des renseignements d’ordre général, en assurant la liaison avec d’autres bureaux si nécessaire ;
• Mettre à jour des graphiques et des tableaux à l’aide d’outils graphiques, et concevoir des formulaires imprimés et électroniques ;
• Mettre à jour et suivre le traitement assisté par ordinateur des procédures administratives ;
• Préparer différents types de documents tels que courriers, rapports simples et sections de documents ;
• Rechercher, extraire, compiler, assembler et archiver diverses données statistiques se trouvant dans des fichiers informatiques, des dossiers, des rapports et d’autres sources, en vue d’un usage externe ;
• Participer à l’établissement de rapports administratifs, tenir la correspondance courante ; corriger des textes ou des données ;
• Utiliser divers équipements de bureau tels que photocopieurs, télécopieurs, imprimantes et scanners ;
• Photocopier et compiler des documents en vue de réunions selon les besoins ;
• Vérifier l’exactitude de calculs, de codifications et de données élémentaires ;
• Effectuer les réservations téléphoniques et accueillir les visiteurs, et les orienter vers la personne compétente ou répondre personnellement aux demandes dans la mesure du possible ;
• Ramasser, trier et distribuer le courrier, les rapports et autres documents, et transmettre la correspondance, les documents, etc. par courrier électronique, télécopie, service de coursier ou tout autre moyen ;
• Organiser, classer et gérer les fichiers de l’unité ;
• S’acquitter de toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.

Compétences organisationnelles :

Mission :

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP ;
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe au superviseur ;
• Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers ;
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l’unité serviront à la mission du PAM.

Equipe :

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités ;
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons ;
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail ;
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance :   

• Encourager l’innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d’être systématiquement plus efficaces et précis dans les domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues ;
• Se concentrer sur l’obtention de résultats : Se concentre sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d’efficacité ;
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements ;
• Être décisif : Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

Partenariat  :       

• Connecter et partager entre les unités du PAM : Suggère des possibilités de partenariat avec d’autres unités au superviseur ;
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs ;
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe ;
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires : Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

Qualifications minimales requises :

Education :

Diplome d’études sécondaires.

Langue :

• Exellente maîtrise du Francais et bonne connaissance de l’Anglais ;
• Bonne connaissance des langues locales.

Informatique : 

Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Access, PowerPoint, Internet etc)

Qualifications désirables :

Formation : Avoir au minimum un BAC + 2 ans en secrétariat, administration, gestion, support ou domaines connexes.

Expérience : Possèder au moins quatre (04) années  d’expérience professionelle dans les domaines du secrétariat, administration, gestion, support ou domaines connexes.

Modalités et conditions d’emploi :

Le PAM offre des opportunités égales à tous :

Le PAM est engagé à promouvoir une culture de travail dans laquelle chaque employé (e) comprend, et est en mesure de mener à bien ses responsabilités professionnelles et maintenir la dignité des collègues de travail. Le   PAM offre des opportunités de carrière pour ses employés et les accompagne dans leur développement professionnel avec des  actions de formations et d’apprentissages continues.

Également Le PAM est déterminé  à créer et maintenir sur le lieu de travail un climat harmonieux, fondé sur le respect mutuel et la compréhension, exempt de discrimination, de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus d’autorité et respectueux de la diversité. Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiés de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande. Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.

Enfin, le PAM cherche à promouvoir l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes et est certain que sa  mission de lutte contre la faim dans le monde  ne peut être atteinte que si les femmes, les hommes, les filles et les garçons ont des chances égales en matière d’accès aux ressources et aux services ainsi qu’à la participation à des rôles de prise de décision.

Durée du contrat : 1 an (renouvelable)

Rémunération :  selon la grille des salaires des  Nations Unies

Éligibilité : Cet avis est ouvert aux candidats de nationalité nigérienne. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Date de fin d’affichage :

Délai de soumission :  21 Mars 2019

Les dossiers doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne du PAM accessible à here

La préférence sera accordée aux candidates féminines qualifiées. Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas considérées. Merci de ne pas envoyer une même candidature doublement. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

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