WeWorld recrute pour le poste de Responsable des services de soutien au Sahel, Mali, Burkina Faso

Contexte de travail

En Afrique du Nord-Ouest, comme dans toutes les zones où nous intervenons, nous nous tenons aux côtés des communautés, en apportant un soutien là où les besoins sont les plus importants et en construisant un développement durable à long terme.

Au Sahel, WeWorld opère à la fois au Mali et au Burkina Faso dans des contextes complexes et à haut risque, en mettant en œuvre des programmes humanitaires et de développement.

Au Mali (depuis 2019), l’organisation répond à l’insécurité, aux déplacements de populations, à la vulnérabilité climatique et à l’accès limité aux services de base. Elle travaille avec les autorités et les partenaires dans des secteurs tels que l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), la sécurité alimentaire, la protection, l’éducation, les moyens de subsistance et la nutrition, en gérant des projets financés par de grands bailleurs institutionnels (par exemple : ECHO, AICS, agences des Nations Unies). Des contrôles internes solides, une gestion rigoureuse des risques et une planification adaptative sont essentiels, le/la Responsable des Services Support veillant à l’efficacité, à la conformité et à la bonne coordination des fonctions support.

Au Burkina Faso, où WeWorld a commencé ses activités en 1985 puis les a reprises en 2012, l’accent est mis sur l’autonomisation des femmes, la réponse d’urgence, le soutien aux populations déplacées et le renforcement de la résilience communautaire. Les interventions couvrent la sécurité alimentaire, la nutrition, la protection et le développement local, avec des opérations dans les provinces du Soum, de l’Oudalan et du Kadiogo ainsi que des bureaux à Ouagadougou, Djibo et Gorom-Gorom.

Objectif du poste

Le/la Responsable des Services Support sera chargé(e) de la gestion de tous les départements des services support (Logistique et Achats, Finance et Ressources Humaines) pour la gestion administrative des projets financés par différents bailleurs.

Ses responsabilités incluent les rapports financiers, la comptabilité, la vérification des pièces justificatives, les achats, la logistique, les ressources humaines, la planification et la budgétisation.

Le poste exige une étroite collaboration avec l’équipe de direction et le/la Représentant(e) Pays.

Principales tâches et responsabilités

Administration générale

• Rend compte au/à la Représentant(e) Pays et reçoit, si nécessaire, des orientations techniques des responsables régionaux concernés.
• Supervise directement les départements RH et Achats & Logistique et agit en tant que Responsable Finance de la mission, avec la responsabilité principale de tous les aspects de gestion financière.
• Veille à ce que tous les livrables et échéances liés aux subventions, contrats, fournisseurs, partenaires et procédures internes soient réalisés à temps et conformément aux normes de l’organisation et des bailleurs.
• Définit, avec le/la Représentant(e) Pays et les responsables régionaux, les priorités stratégiques, les objectifs départementaux ainsi que les plans de développement.
• Garantit l’archivage et la sécurisation des documents RH, Finance et Achats & Logistique conformément aux politiques de WeWorld et en coordination avec le siège.
• Favorise une collaboration et une communication efficaces avec les parties prenantes internes et externes.
• Supervise l’élaboration, la mise à jour et la diffusion des règlements internes et politiques de mission.
• S’assure que toutes les opérations de la mission respectent les exigences légales, administratives et organisationnelles.
• Conseille et soutient le/la Représentant(e) Pays dans le renforcement des contrôles internes et des procédures.
• Veille à ce que les départements sous sa responsabilité disposent des ressources humaines et des compétences nécessaires.

Processus

• Veille à ce que les politiques clés et les procédures opérationnelles standard (SOP) soient élaborées, mises à jour et adaptées au contexte.
• Soutient la mise en place de mécanismes de coordination inter-départements.
• Garantit un lien fonctionnel entre les services support et les programmes.
• Conçoit des procédures et systèmes visant à améliorer l’efficacité et la communication entre départements.
• Audite régulièrement les processus des services support afin d’identifier les failles et les risques.
• Met en œuvre les recommandations d’amélioration dans les délais.
• Veille à la mise en place et à la mise à jour des outils organisationnels nécessaires à la planification et au reporting.

Ressources humaines et gestion du personnel

• Veille à ce que le personnel des services support soit régulièrement formé aux politiques et procédures internes.
• Analyse les besoins en formation du personnel national et propose des renforcements de capacités adaptés.
• Contrôle les compétences et la préparation des équipes Finance, Logistique & Achats et RH.
• Participe à l’analyse des besoins en personnel, des coûts salariaux et des pratiques d’évaluation des performances.
• Supervise la conformité avec les réglementations de WeWorld relatives à la paie, aux assurances et aux avantages du personnel.
• Supervise le recrutement du personnel national dans le respect des règles de transparence et de conformité.

Finance et gestion budgétaire

• Agit comme Responsable Finance au niveau de la mission.
• Garantit une comptabilité exacte, complète et régulièrement contrôlée.
• Dirige les processus de budgétisation, de planification financière et de prévision.
• Assure le suivi budgétaire et prend des mesures correctives en cas de sous/surconsommation.
• Valide les rapports financiers internes et bailleurs.
• Gère les outils financiers du pays.
• Garantit une bonne gestion de trésorerie.
• Supervise la méthodologie d’allocation des coûts.
• Coordonne les audits et vérifications de dépenses.
• Assure la conformité avec les règles des bailleurs (ECHO, AICS, ONU, etc.).

Achats et logistique

• Garantit l’application des procédures d’achats conformément au manuel global de WeWorld et aux directives des bailleurs.
• Supervise les opérations logistiques : gestion des actifs, flotte, stocks et bases.
• Veille à la bonne utilisation des outils Achats & Logistique et à la transmission des rapports dans les délais.

Audit et conformité

• Supervise la préparation des audits et vérifications des dépenses.
• Coordonne les évaluations internes et externes (due diligence, audits, évaluations de capacités).

Profil recherché

Qualifications et connaissances

• Diplôme en économie, sciences politiques ou domaine connexe.
• Bonne connaissance des politiques et procédures des principaux bailleurs internationaux (UE, AICS, ONU, etc.).
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Maîtrise professionnelle du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.

Expérience professionnelle

• Minimum 5 à 7 ans d’expérience en gestion financière dans le secteur humanitaire.
• Au moins 3 ans dans un poste de management.
• Expérience dans la gestion administrative et financière de projets d’urgence et de développement financés par des bailleurs institutionnels.
• Expérience en gestion budgétaire, achats, conformité et reporting bailleurs.

Compétences et aptitudes

• Compétences en planification, suivi, reporting et évaluation.
• Sens de l’organisation et esprit d’équipe.
• Capacité à former et accompagner le personnel.
• Attitude proactive et dynamique.
• Capacité à travailler sous pression dans des contextes complexes et multiculturels.
• Bonnes capacités d’écoute et de communication.
• Forte adhésion à la mission et aux valeurs de WeWorld.
• Respect des principes éthiques et des standards des ONG.
• Sensibilité aux questions culturelles, de genre, religieuses et générationnelles.

Atouts souhaités

• Connaissance de l’italien.
• Expérience en gestion à distance.
• Expérience préalable dans la région du Sahel.

Conditions proposées

• Type de contrat : premier contrat de collaboration de 6 mois, renouvelable après évaluation positive et disponibilité budgétaire.
• Conditions salariales : définies selon la politique de rémunération des expatriés de WeWorld.
• Congés annuels : 2,5 jours par mois travaillé.
• Billet d’avion : un aller-retour tous les 12 mois de contrat.
• Assurance santé : prise en charge.
• Politique R&R : 5 jours toutes les 12 semaines avec une allocation de 1 000 €.

Informations clés

• Poste : Responsable des Services Support Sahel
• Lien hiérarchique : Représentant(e) Pays
• Lieu : À déterminer (TBD)
• Date de début : Dès que possible (ASAP)
• Poste familial : Non
• R&R : Oui
• Type de contrat : Expatrié (International)

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