Welthungerhilfe recrute deux logisticiens(nes), Diffa et Tillabéri, Niger

Contexte :

Welthungerhilfe a été créée en 1962. C’est aujourd’hui l’une des plus grandes organisations privées allemandes travaillant dans le domaine de la coopération au développement et de l’aide humanitaire. Elle est à but non lucratif et revendique sa neutralité sur le plan politique et religieux. Elle intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, l’eau – hygiène – assainissement, l’éducation de base, le développement rural, et ce, en Afrique, en Asie et en Amérique latine. Ses activités sont financées par les dons des citoyens Allemands, mais aussi par des subventions du gouvernement fédéral allemand, de l’Union Européenne et des Nations Unies.

Le présent avis est lancé dans le cadre d’appui aux projets de Welthungerhilfe au Niger.

Objectif du poste :

Sous la responsabilité hiérarchique du Chef de la Logistique le/la logisticien(ne) est chargé (e) de la mise en œuvre et de la supervision de l’ensemble des activités logistiques des Bases dans le respect des procédures WHH et de ces bailleurs de fonds.

Type de contrat : CDD de 12 mois (01 an) / Renouvelable en fonction des performances et de la disponibilité du financement

Lieu de Travail : Diffa ou Tillabéry

Date de prise de fonction souhaitée : Le plutôt possible,

Date de clôture : 21 Juin 2020

Tâches et responsabilités principales :

1) Gestion d’équipe :

• Former et appuyer les membres de son équipe ;
• Planifier et encadrer l’activité de l’équipe logistique de la Base ;
• Se déplacer régulièrement sur le terrain ;
• Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe ;
• Effectuer l’évaluation des performances des membres de son équipe et envoyer au Chef de la Logistique pour validation.

2) Gestion administrative :

• Préparer les contrats pour la fourniture de biens et services sur la base ;
• Suivre les paiements, dates d’expiration et renouvellement des contrats relatifs à la fourniture des biens et services ; Suivre la numérotation des contrats ;
• S’assurer que toutes les factures reçues des fournisseurs sont conformes à la règlementation fiscale en vigueur ;
• Assurer la préparation des documents nécessaires pour l’exonération de la TVA et taxes douanières, les listes d’achats mensuels et mettre à jour les documents appropriés ;
• Préparer les lettres et les documents officiels pour les partenaires, autorités locales et nationales ;
• S’informer et contrôler l’application des lois et règlements qui s’appliquent à un champ d’expertise professionnelle et d’assurer que WHH s’y conforme ;
• Effectuer un suivi administratif des partenaires en ce qui concerne la gestion administrative et logistique, les former si nécessaire ;
• Préparer les rapports mensuels et de le transmettre au Chef de la Logistique.

3) Gestion des Achats :

• Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs ;
• Participer à la réalisation des plans d’achat conjointement avec le chef de la Logistique ;
• Etablir en lien avec le programme des chronogrammes d’achats, et les mettre à jour ;
• Maitriser les procédures d’achat de WHH et celles de ses bailleurs de fonds, et s’assurer de leur respect et mise en œuvre ;
• Etre responsable de la chaine d’approvisionnement sur la base (Achat direct/achat avec concurrence ;
• Préparer les documents d’attribution de marché (Demande de cotation Séance ouverture, PV, CBA, LPO, Contrat, lettre d’acceptation au fournisseurs ect…) ;
• Mettre en place une stratégie d’approvisionnement pour les consommables (bureau/ Véhicules) ;
• Vérifier la conformité logistique des demandes d’achats (pertinence, désignation précise, quantité, prix unitaires, lieu d’achat, délai de livraison et c) ;
• Veiller au respect des modes d’acquisitions en local selon les seuils définis par la WHH ou ses bailleurs de fonds ;
• Participer à la rédaction des appels d’offre et assurer leur mise en œuvre dans le respect des procédures définies par la WHH ;
• Sélectionner les fournisseurs sur base des documents fournis par rapport au marché/offre et des procédures WHH et des bailleurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison ;
• Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats ;
• Superviser l’archivage des dossiers d’achats par projets et pas numéros de Demande d’Achat, vérifier la complétude des dossiers ;
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs ;
• Assurer le respect des processus d’évaluation de l’appel d’offres, ainsi que toute information relative à l’objet de cet appel par la suite de règlement pour l’attribution de contrats (RAC) de Welthungerhilfe ainsi que l’attribution de contrats (RAC) de Welthungerhilfe ;
• Superviser le Magasinier, l’Assistante Logistique ;
•  Représenter positivement la Welthungerhilfe en absence du Chef de la Logistique ;
• Maintenir une liste á jour de tous les fournisseurs les plus fréquents.

4) Gestion des équipements et consommations : véhicules, générateurs, équipements informatiques :

• Dimensionner les besoins en équipements en fonction des activités et s’assurer de leur homogénéité ;
• Etablir un inventaire des équipements de plus 410 EUROS par projet ;
• S’assurer de la mutualisation des équipements pour une utilisation économique ;
• Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance, entretien et de réparation des équipements sur la base ;
• Définir la composition des Logbook et vérifier leur mise en place ;
• Analyser les consommations mensuelles liées au Parc Thermique ;
• Superviser l’utilisation des Cartes de crédit Carburant, et leur sécurisation ;
• Mettre en place une stratégie d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables ;
• Superviser la gestion administrative des documents liés aux équipements thermiques (log book, contrats, assurances…) ;
• Faire le planning véhicule/hebdomadaire ;
• Faire le suivi en cas de dommage ou infectiosité dans le véhicule sur doléance du chauffeur ;
• Contrôler avec les chauffeurs les kits de premières urgences dans les véhicules pour s’assurer qu’il n’y a jamais de manquement ou de produits périmés ;
• Suivi de carnets de bord des véhicules, motos et groupe électrogène et mettre cela en forme informatique ainsi dans le classeur ;
• Faire le suivi du crédit du carburant disponible par véhicule et pour le groupe électrogène ;
• Suivi des assurances et des fiches techniques de chaque véhicule et de communiquer au Chef de la Logistique à temps pour les prolongements éventuels ;
• Assurer l’entretient chez le garagiste de tous les véhicules ;
• Contrôler physiquement avec les chauffeurs le matériel indispensable qu’il doit y avoir dans chaque véhicule ;
• Suivi de carnets de bord des véhicules, motos et générateur et mettre cela en forme informatique ainsi dans le classeur ;
• Effectuer le rapport mensuel de carburant (véhicules, groupe électrogène) au plus tard chaque 10 du mois et envoyer au chef de la Logistique pour validation ;
• Inventorier les extincteurs et contrôler les dates d’expirations ;
• Faire le suivi en cas de dommage ou infectiosité dans le véhicule sur doléance du chauffeur ;
• Assurer l’entretient chez le garagiste de tous les véhicules ;
• Contrôler avec les chauffeurs les kits de premières urgences dans les véhicules pour s’assurer qu’il n’y a jamais de manquement ou de produits périmés ;
• Contrôler physiquement avec les chauffeurs le matériel indispensable qu’il doit y avoir dans chaque véhicule ;
• Veillez à ce que l’archivage des dossiers « Rapport de carburant (Véhicules, groupe électrogène) ;
• Etablir avec les chauffeurs les réquisitions pour les entretiens et toutes pannes des véhicules.

5) Gestion des stocks :

• Dimensionner les stocks d’urgence et de contingence de la mission et des bases ;
• Analyser les inventaires mensuels ;
• Vérifier avec le magasinier que les items soient bien divisés par projet et qu’il y ait des séparations physiquement claires entre les stocks ;
• Vérifier avec le magasinier que toutes sorties doivent être signés par la personne qui réceptionne la marchandise ;
• Vérifier avec le magasinier que les marchandises qui sortent de l’enceinte du bureau WHH doivent être accompagné d’un bon de livraison et doit être signé par le chef de Projet, magasinier, le transporteur ;
• Reporter chaque anomalie au Chef de la Logistique ;
• Préparer le rapport mensuel de stock par projet ;
• Préparer le rapport d’inventaire actualise par projet ;
• Effectuer le contrôle de kit d’hibernation sur la base ;
• Être responsable des petits travaux au niveau du bureau (dommage électrique, plomberie, maintenance des climatiseur ect…) ;
• S’assurer de la bonne gestion des entrepôts de la mission ;
• S’assurer du respect des procédures de stockage et de l’utilisation des formats WHH ;
• S’assurer que les inventaires physiques mensuels sont réalisés et rapprochés des inventaires théoriques.

6) Autres :

• Être capable de travailler sous pression et être flexible quant aux horaires de travail ;
• A la demande de l’équipe de direction, être prêt à exécuter d’autres tâches et à assumer d’autres responsabilités que celles définies dans ce profil de poste, quand la situation l’exige pour le bon fonctionnement et la coordination des activités de la base et des projets ;
• Etablir et assurer de bonnes relations de travail avec ses collègues et ses supérieurs hiérarchiques ;
• Accomplir toute autre tâche ayant rapport à sa fonction sur demande de son supérieur immédiat ou de la Direction.

Autonomie :

Le/La logisticien (ne) est habilité (e) à faire part à son superviseur au cas où les matériels avec lesquels il travaille seraient en mauvais état. Il/Elle peut aussi proposer des innovations dans le cadre de ses responsabilités avec l’approbation de son superviseur avant d’apporter un changement dans le système de travail établi.

Collaboration et contacts :

Une étroite collaboration est indispensable avec tous les employés de la Base de Diffa et la coordination Niamey, ainsi que les fournisseurs ou partenaires. Il/Elle est tenu de garder la confidentialité sur les documents ou informations respectivement mis à sa disposition ou portés à son attention.

Profil recherché :

• Avoir au minimum un Diplôme de niveau BAC+4 en Logistique, Administration, Gestion, Economie, Comptabilité ou tout autre diplôme équivalent ;
• Disposer au moins de trois (03) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire ;
• Avoir travaillé dans une ONG Humanitaire Internationale serait un atout ;
• Avoir une maîtrise de l’outil informatique (Word-Excel-PowerPoint -Outlook-internet) ;
• Avoir une très bonne aisance en français, lu, écrit et parlé ;
• Etre rigoureux, organisé, méthodique et autonome ;
• Être motivé et avoir une intégrité morale et apte à travailler sous pression avec une équipe composée de nationalités différentes ;
• Être disponible à travailler même en dehors des heures de service ;
• Être disponible dans l’immédiat.

Dépôt de candidature

Le dossier de candidature comprenant :

• Une lettre de motivation non manuscrite adressée au Gestionnaire de Ressources Humaines ;
• Un curriculum vitae (3 pages maximum, comprenant 3 références de travail) ;
• Copies des diplômes, des certificats de travail et de la carte ANPE ;
• Copie du certificat de nationalité nigérienne.

Devra parvenir à l’adresse suivante : Niger.Recrutement@welthungerhilfe.de avec la mention en objet du mail « Candidature au poste de Logisticien(ne) Diffa et/ou Tillabéry » au plus tard le 21 Juin 2020 à 23H59.

Tél : 20 74 44 81

D’autres pièces seront demandées ultérieurement aux candidats retenus pour complément de dossier.

Les candidatures non conformes aux exigences seront rejetées.

NB : Vu l’urgence de ce recrutement, nous procèderons à la sélection au fur et à mesure que les candidatures nous parviendront.