Titre : Assistant(e) administratif(ve)
Domaine : Education – Renforcement des capacités en analyse et planification sectorielle de l’éducation
Date limite (minuit, heure de Dakar): 02 Mai 2017
Grade: G5
Numéro de poste : 6SNIEP0044PA
Unité organisationnelle : Pôle de Dakar de l’Institut International de Planification de l’Education de l’UNESCO (IIPE)
Lieu d’affecation : Dakar, Sénégal
Recrutement ouvert à : Candidats internes et externes
Type de contrat : Engagement à titre d’un projet (Project Appointment, PA)
Durée : 1 an renouvelable
Salaire annuel : 9 334 000 francs CFA
Candidature à envoyer à : assist.admin@poledakar.iiep.unesco.org

VUE D’ENSEMBLE DES FONCTIONS DU POSTE
Le Pôle d’analyse sectorielle en éducation (Pôle de Dakar) est une antenne de l’Institut international de planification de l’éducation (IIPE) de l’UNESCO, qui est basé à Dakar au Sénégal, et dont l’activité est centrée sur l’Afrique. Le Pôle de Dakar appuie la stratégie régionale de l’IIPE et plus globalement de l’UNESCO ainsi que sa vision en faveur d’un modèle de développement durable à travers le renforcement des capacités institutionnelles nationales.

Sa mission principale est d’appuyer les États africains dans la définition de « plans crédibles de développement des systèmes éducatifs » qui conditionnent l’ensemble des partenariats esquissés lors de la déclaration de Dakar et de l’agenda 2030 pour l’éducation. Le Pôle de Dakar contribue à la production d’analyses diagnostiques, de plans sectoriels, d’outils pédagogiques et de renforcement de capacités institutionnelles dans la région Afrique pour améliorer la pertinence et la soutenabilité des politiques éducatives en lien avec l’atteinte des objectifs de l’Éducation Pour Tous et les Objectifs de Développement Durable (en particulier l’ODD 4 lié à l’éducation). Le Pôle de Dakar s’investit ainsi dans la production de connaissances sur le secteur de l’éducation en Afrique.

La mission du Pôle de Dakar se décline en regard des domaines d’activité suivants :
– L’appui aux pays en matière de réalisation d’activités sectorielles (diagnostics, simulations physiques et financières, programmation budgétaire plans sectoriels, etc.) permettant l’élaboration de stratégies éducatives soutenables ;
– L’appui aux pays en matière de conduite d’analyses et d’études préalables sous-sectorielles et thématiques et permettant d’améliorer le pilotage et la gestion des systèmes éducatifs ;
– L’appui aux pays dans la mise en œuvre de politiques rénovées de formation professionnelle ;
– La production analytique par la réalisation d’études et de synthèses, thématiques ou régionales ;
– La production d’outils méthodologiques en analyse et planification sectorielle de l’éducation ;
– L’offre de formation, sous différents formats (présentiel, distance, etc.) pour le renforcement des compétences des responsables et cadres éducatifs des pays africains.

Sous l’autorité du Coordonnateur du Pôle de Dakar et la supervision directe de la Chargée d’administration et des finances, le titulaire du poste sera affecté à l’équipe administrative du Pôle de Dakar. Dans le cadre de ses fonctions, il/elle doit :
• Préparer les correspondances, les courriers ou tout autre document à l’intention des représentants du gouvernement, des organisations internationales et d’autres organismes extérieurs, à soumettre au coordonnateur et aux autres membres du personnel (coordonnateur adjoint, chefs d’équipe, autres staffs, etc.) pour signature ;

• Apporter son appui dans le cadre de l’organisation et la gestion courante du bureau : accueil et gestion du standard téléphonique, organisation des réunions, envoi, réception et distribution de divers courriers, classement, maintien d’un environnement de travail propre et sécuritaire pour le personnel
• Organiser les voyages en mission pour le personnel et/ou les consultants :
o Etablissement des plans de voyage, finalisation des propositions de mission, réservation des billets d’avion, d’hôtel, calcul des DSA, etc. ;
o Suivi des rapports de mission et des demandes de remboursement.
• Organiser les ateliers, les séances de formation et les rencontres :
o Préparation des documents et supports techniques tels que les notes d’information, programme, invitations, supports documentaires, gestion des aspects liés aux hôtels, contrats de prestataires ;
o Prise en charge des participants : réservation des fonds, achats des billets d’avions et paiement des per diem.
• Apporter un appui dans le cadre la gestion des Ressources Humaines :
o Recrutement : convocation aux tests et entretiens, préparation des dossiers d’entretien, prise de contact avec les référents et suivi des vérifications de référence par rapport au dossier académique et personnel, appui lors des visites médicales et des demandes de remboursement, etc. ;
o Voyages de prise de fonctions, transport des effets personnels, congés dans les foyers, etc. ;
• Apporter un appui significatif lors des achats des biens et services :
o Achat des biens et des services, inventaires réguliers et maintien à jour du fichier de gestion des stocks correspondant ;
o Préparation des dossiers d’établissement des contrats de consultants, des interprètes, des traducteurs en s’assurant de l’exigence et de l’exhaustivité de documents justificatifs ;
o Suivi de l’exécution des contrats, de la réception des biens et services et de la vérification de la conformité en lien avec les spécifications de la commande ;
o Traitement des demandes de paiement et suivi de la mise en place rapide des paiements.
• Apporter un appui substantiel au suivi des programmes et des projets du Pôle de Dakar :
o Préparation des dossiers de mise à disposition des crédits en collaboration avec les analystes et les représentants des pays concernés, suivi des crédits alloués avec les partenaires sur le terrain et production de rapports périodiques ;
o Suivi des accords signés dans le cadre des projets extrabudgétaires notamment les accords dans le cadre d’appui pays, les accords de partenariats avec les ministères, etc. ;
o Gestion du système d’archivage pour chaque projet ;
o Participation active à l’organisation des regroupements soit en présentiels à Dakar, soit à distance dans le cadre de la formation PSGSE dispensée conjointement avec l’Université Cheikh Anta Diop.
• Maintenir l’intégrité financière de l’Unité Administrative et du bureau ;

QUALIFICATIONS REQUISES EDUCATION
• Enseignement secondaire, technique ou professionnel.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
• Au moins 5 années d’expérience dans le domaine des services administratifs, des finances, de la comptabilité, de la gestion administrative de projet ou dans un domaine équivalent.

COMPETENCES
• Connaissance approfondie des logiciels bureautique (Outlook, Word, Excel, Power Point, etc.);
• Excellentes compétences en communication écrite et orale y compris une excellente aptitude à rédiger en français et en anglais ;
• Capacité à gérer l’information de façon objective, précise et confidentielle ;
• Capacité à travailler sous pression, flexibilité et faculté d’adaptation aux horaires de travail et priorités selon le volume de travail, les urgences et les échéances de l’Unité;
• Capacité à concevoir, à travailler et à exécuter des tâches de façon autonome avec minutie, soin et méthode ;
• Capacité à travailler avec et au sein d’équipes multiculturelles.

LANGUES
• Excellente connaissance du français ou de l’anglais et bonne connaissance de l’autre langue.

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

EDUCATION
• Un diplôme universitaire équivalent à une licence en gestion ou en administration.
COMPETENCES
• Connaissance des mécanismes contractuels et de la gestion administrative et financière de l’UNESCO ;
• Expérience au sein d’une agence du Système des Nations Unies ou dans une structure internationale ou une multinationale ;
• Connaissance et expérience d’un Progiciel de Gestion Intégrée tel que SAP ;
• Expérience en matière d’organisation de formations et d’ateliers y compris dans la gestion de la logistique et de la préparation des budgets.
LANGUES
• Connaissance du portugais

SALAIRES ET INDEMNITES
Les salaires de l’UNESCO sont établis en dollars américains et sont exonérés de l’impôt sur le revenu. D’autres avantages incluent : 30 jours de congés annuels, les allocations familiales, un régime de retraite et une assurance médicale. Plus de détails sur le site Web de la CFPI : http://icsc.un.org

COMMENT POSTULER
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV (exprimer en durée le nombre d’année d’expérience pour chaque emploi occupé) ainsi qu’une Lettre de Motivation à assist.admin@poledakar.iiep.unesco.org
Prière indiquer « Assistant Administratif (G5) en objet. La date limite de soumission est le 02 Mai 2017. La nomination est
subordonnée à la disponibilité des fonds.

UN TEST ECRIT POURRA ETRE UTILISE POUR EVALUER LES CANDIDATS
Seules les candidatures présélectionnées seront contactées
L’UNESCO est une organisation non-fumeur

Pour postuler merci d’envoyer votre CV (format UNESCO) et votre lettre de motivation.