UNDP recrute un Associé aux Services Communs, Africa, N’Djamena, Chad

Background

Sous la supervision générale du Directeur Pays Adjoint (P&O) et la supervision directe du Spécialiste en Finance, l’Associé(e) aux Services Communs assure le fonctionnement efficace et efficient des activités communes, en appui au processus DaO.

L’Associé(e) aux Services Communs collabore étroitement avec les équipes des Opérations, du Programme, de la Coordination ainsi qu’avec le personnel des autres institutions de l’ONU afin d’échanger des informations et d’assurer la prestation d’un service homogène dans la mise en œuvre du DaO.

Duties and Responsibilities

Résumé des principales fonctions:

• La mise en œuvre des stratégies opérationnelles ;
• Support au fonctionnement efficace et efficient du secrétariat de l’OMT ;
• Appui à la planification et au suivi budgétaires;
• Support de partage au renforcement du savoir et des connaissances.

Mise en œuvre opérationnelle des services communs, en se concentrant sur les activités suivantes:

• Lancer la préparation de la stratégie opérationnelle de l’équipe pays au sein l’équipe des opérations (BOS) ;
• Gérer et coordonner la mise en œuvre des enquêtes demandées par ICSC au Siège : distribution, suivi, collecte, compilation et analyses des informations et des données pour la réalisation des enquêtes administratives comme le Housing Survey, les DSA, le Place to place Survey, le hardship survey, etc.
• Procéder à l’évaluation des performances des prestataires des services communs et initier les réquisitions pour les renouvellements avant expiration des contrats ;
• Garantir la sauvegarde et le bon fonctionnement des matériels et équipements liés à l’exécution des services communs et d’administration générale (groupes électrogènes, climatiseurs, ascenseurs, extincteurs, etc.) par la collaboration aux inventaires, la programmation régulière des travaux d’entretien et de maintenance ainsi que par une collaboration efficace avec l’entreprise de gardiennage concernant la sécurisation du Compound ;

Efficacité et bon fonctionnement du secrétariat de l’OMT, de comité de gestion du dispensaire en se concentrant sur les activités suivantes:

• Organiser toutes les activités liées au service commun ;
• Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions de l’OMT et du comité de gestion du dispensaire ;
• Collecter les renseignements généraux, assurer la compilation, la préparation des documents d’information et de matériel de présentation, des documents pour les réunions ;
• Assurer la gestion des événements organisés dans le cadre des activités communes aux agences (conférences, ateliers, retraites) par le canal de l’OMT et du comité de gestion du dispensaire et de l’UNDSS.

Appui à la planification et au suivi budgétaires

• S’assurer de la conformité des activités financières avec les règles, règlements et politiques des NU et du PNUD
• Préparer et /ou aider la préparation des budgets annuels des services communs
• Faire signer les budgets et préparer les correspondances relatives à la collecte des contributions auprès des agences ;
• Préparer mensuellement l’état de suivi des contributions des agences et de l’exécution des budgets
• Préparer les révisions budgétaires dans Atlas
• Vérifier les requêtes de paiement introduites dans le cadre des services et saisir les paiements dans Atlas ;
• Exécuter toutes les activités en lien avec les budgets approuvés des services communs

Renforcement des connaissances, soutien et partage de connaissances, en se focalisant sur les activités suivantes:

• Participation à la formation sur la gestion des budgets communs et mécanismes de partage/recouvrement des coûts, au bénéfice des collègues de terrain;
• Contributions aux réseaux de connaissances et de communautés de pratique.

Competencies

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité du bureau. L’analyse précise et la présentation de l’information renforce la capacité du bureau et promeut l’image du PNUD et des autres agences de l’ONU en tant que contributeurs efficaces au développement du pays.

Compétences d’entreprise:

• Démontre son engagement envers la mission du PNUD, de sa vision et de ses valeurs.

Compétences fonctionnelles :

Création de partenariats

Niveau 1.1: Informations et bases de données

• Analyse les informations générales et sélectionne du matériel pour l`appui aux initiatives relatives à la création de partenariat
• Entretient les bases de données sur les bailleurs de fonds
• Effectue le tracking et élabore les rapports sur les ressources mobilisées

Promotion de l`apprentissage organisationnel et du partage de connaissances

Niveau 1.1: Recherche et analyse de base

• Recherche les meilleures pratiques et introduit de nouvelles méthodes plus effectives de performer dans le travail
• Identifie et communique des opportunités de promouvoir l`apprentissage et le partage de connaissances

Compétences professionnelles et expertise technique

Niveau 1.1 : Connaissance fondamentale des processus, des méthodes et des procédures

• Possède les capacités à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste
• Possède les connaissances de base des politiques et procédures de l`organisation liée au poste et les applique de façon consistante dans le travail
• Identifie les nouvelles et meilleures approches aux processus de travail et les applique dans le travail au quotidien
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail
• Aptitude à réviser des données variées, à identifier et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations.
• Aptitude à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail
• Démontre une compréhension et une connaissance approfondie des procédures et des outils de gestion et les applique de manière régulière dans le travail

Promotion du changement et du développement organisationnels

Niveau 1.1: Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel

• Recherche les meilleures pratiques sur le changement et le développement organisationnels
• Démontre des aptitudes à identifier les problèmes et proposer des solutions

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Niveau 1.1 : collecte de données et mise en œuvre des systèmes de gestion

• Utilise les informations/les bases de données/les systèmes de gestion
• Fait des recommandations en relation avec les procédures du travail et la mise en œuvre des systèmes de gestion

Orientation vers le Client

Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients

• Prépare les rapports aux clients internes et externes à temps et en qualité
• Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais
• Répond rapidement aux besoins des clients

Promotion du principe de recevabilité et gestion de programme basé sur les résultats

Niveau 1.1: Collecte et dissémination des informations

• Collecte et dissémine les informations sur les meilleures pratiques sur les systèmes de redevabilité et de gestion axe sur les résultats
• Maintient régulièrement les bases de données

Compétences générales

• Démontre /préserve les valeurs d’éthique et d’intégrité
• Démontre le sens de connaissances générales et un bon jugement
• L’auto développement, prise d’initiative
• Possède le sens d`esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe
• Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement
• Cree des énergies à travers l`autocontrôle
• Gère les conflits
• Apprentissage et partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres.
• Promouvoir l`apprentissage et la gestion et le partage de connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel
• Prises de décision transparentes et éclairées

Formation et certification en Prince2, RMG

Required Skills and Experience

Education :

• Au moins un diplôme d’études secondaires dans le domaine de l’Administration Publique, des Finances, de la Comptabilité ou équivalent,

Experience :

• Expérience professionnelle d’au moins 6 ans avec une pratique avérée en administration/finance ;
• Expérience de travail avec les organisations internationales ou le système des Nations Unies
• Expérience dans la gestion/animation d’une équipe
• Bonne maîtrise des NTIC (Excel, Word, Outlook, PowerPoint…).

Langues :

• Parfaite maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais

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