Date de prise de fonction souhaitée :  ASAP

Durée de la mission : 1 an

Localisation : Goma avec déplacements réguliers en base

Que faisons-nous …

SI intervient en RDC depuis 2007 dans les domaines de la sécurité alimentaire et moyens d’existence, de l’eau hygiène et assainissement, de la construction/ réhabilitation d’abris et dans la distribution d’articles ménagers essentiels. Ces projets répondent aux besoins humanitaires des populations déplacées et hôtes sur le Tanganyika, l’Ituri, les Kivus et les Kasaï.

Nos programmes couvrent la réponse d’urgence (via notamment le mécanisme du RRMP), mais aussi des activités plus durables (réhabilitation de réseau d’eau, production locale de chlore, DRR…) et illustrent la stratégie choisie par la mission, à savoir le maintien d’une capacité forte de réponse d’urgence (notamment aux déplacements de populations) tout en développant des solutions durables aux problématiques qui affectent la population du pays, et la lutte contre les maladies à caractère épidémique (choléra, Ebola) :

• Dans le Grand Nord Kivu et l’Ituri, les actions misent en place par Solidarités International visent à contribuer à couvrir les besoins en Eau, Hygiène, Assainissement (EHA), vivres et articles Ménagers essentiels (AME) des populations victimes de déplacements (déplacés, retournés, population locales) dans le cadre d’interventions rapides via des équipes prépositionnées. Une intervention en sécurité alimentaire va également être déployée ;
• Dans le Kasaï, SI répond également aux besoins des populations déplacées via une réponse rapide aux mouvements de population grâce à des distributions de cash, des foires aux vivres etc. En outre, SI met en œuvre une réponse visant à soutenir la relance agricole ;
• Dans le Tanganyika, SI vise à renforcer le système d’adduction en eau potable afin de lutter durablement contre le choléra. La réponse de SI comprend, à la fois, l’amélioration de l’accès et de la qualité de l’eau mais aussi l’appropriation de la gestion du réseau d’eau et soutenir le marché local du chlore. Une réponse en EHA et SAME est également déployée pour les populations affectées de la zone.

La mission  :

La mission est composée d’une coordination basée à Goma, d‘un bureau de représentation à Kinshasa, de 3 bases (Tanganyika/Kalémie, Kasaï/ Mbuji Mayi et Grand Nord Kivu-Ituri/ Bunia) et plusieurs sous-bases opérationnelles sur le territoire.

Le volume financier de la mission pour 2018 s’est élevé à environ 17 millions d’euros, avec un portefeuille programmatique de 25 projets différents. Solidarités International est engagé dans plusieurs consortium avec d’autres ONGs Internationales, certains en tant que lead, et entend poursuivre les réponses conjointes entreprises avec ses partenaires.

Les équipes sont composées de 28 expatriés et environ 210 employés nationaux.

Descriptif du poste :

But / finalité :

• Le directeur pays adjoint support (DPAS) est une création de poste. Il dirige les services supports de la mission et participe à la définition de la stratégie de la mission ;
• Il coordonne et manage le travail des fonctions supports : administration, finances, ressources humaines et logistique ; tout en garantissant une approche transversale dans la gestion quotidienne ;
• En tant que DPAS, il est le garant du respect par tous des procédures Solidarités International et des lois du pays dans lequel Solidarités International intervient dont il assure la formation et la diffusion au sein de la mission et auprès des partenaires de SI (sub-grantees).

Le DPAS est le point focal mission-siège pour tous les audits externes. 

Les principales tâches :

Audit interne et contrôle interne :

• S’assurer de la mise en place d’exercices de contrôles internes réguliers et aléatoires au sein des départements supports ;
• Soutenir le directeur pays dans la mise en place d’exercices d’auto-évaluation. Peut animer des discussions sur les questionnaires au niveau des bases sur demande ;
• Sous l’égide du référent audit interne, peut être amené à effectuer des exercices d’audit internes financiers et à participer à des exercices d’audits internes organisationnels ;
• Élaborer un rapport avec des mesures suggérées pour atténuer les risques identifiés, à discuter avec la coordination et le TDI. Soutenir et suivre la mise en œuvre du plan d’action associé ;
• Examiner sur une base aléatoire le niveau de conformité de la documentation existante ;
• Participer activement au respects des règles d’archivage SI ;
• Informer la hiérarchie de tout soupçon de fraude, corruption ou violation majeure des procédures de Solidarités International constatés lors des contrôles internes.

Gestion des partenaires :

• Lors de l’élaboration de partenariats, participer à la mise en œuvre d’un exercice de Due Diligence en collaboration avec l’équipe de coordination et le TDI. Emet des propositions de mesures d’atténuation aux risques identifiés chez le partenaire ;
• Veille au respect des procédures internes relatives à la vérification des partenaires ;
• Effectue des exercices d’audits et de contrôles internes chez les partenaires en accord avec les modalités contractuelles.

Audit externe :

• Participer à la préparation des audits externes, en étroite collaboration avec le Grant et le Directeur Pays, ainsi qu’avec le département TDI au siège. Le cas échéant, fournir un appui à la sélection de cabinets d’audit externes sur le terrain ;
• Veiller à ce que le suivi des recommandations d’audit externe soit mis à jour et que les recommandations d’audit externe acceptées soient mises en œuvre ;
• Contribuer à la rédaction d’un draft de réponse aux rapports d’audit, qui sera approuvée par le TDI. Suivre la réception du rapport d’audit final et assurer sa transmission aux personnes concernées.

Descriptif du poste :

Diffusion des bonnes pratiques :

• S’assurer de la diffusion, de la bonne compréhension et du respect des règles en mettant en œuvre des formations et renforcements des capacités en étroite collaboration avec les coordinateurs que ce soit en coordination ou sur les bases ;
• Participe aux réunions de lancement et de clôture du projet sur les bonnes pratiques, les leçons apprises et les risques à atténuer ;
• Mettre à jour le suivi des recommandations liées aux fonctions support et assurer leur mise en œuvre via un plan d’action efficace ;
• En collaboration avec le DP QDI, s’assure d’une bonne gestion des communications inter-département.

Transparence :

• Contribuer à réduire le risque de corruption et de fraude en veillant au respect des procédures, du code de conduite et de la politique antifraude de Solidarités International ;
• A la demande du directeur pays et du TDI, peut être amené à participer aux enquêtes sur les cas de fraude en effectuant des contrôles de la documentation ;
• Promouvoir activement la lutte contre la fraude et la politique interne d’alerte professionnelle sur la mission.

Dimensionnement d’équipe :

• En concertation avec les Coordinateurs Administratif et Financier, Coordinateur Logistique et Coordinateur RH supervise la stratégie RH de la mission et aide à la définition des besoins en personnel sur les différents départements et appuie la stratégie opérationnelle Solidarités International ;
• Former et évaluer les coordinateurs dont il est le responsable hiérarchique sur le respect des procédures et bonnes pratiques internes, les exigences de reporting ou encore la gestion de la qualité et de la redevabilité ;
• En coordination avec la Coordinatrice RH, faire le suivi juridique et légal de la mission ;
• Animation de la réunion de suivi budgétaire mensuelle avec le DP QDI, et les équipes de coordination supports et programmes.

Supervision et soutient des Coordinateurs Support, avec entres autres la responsabilité de :

• Assurer la conformité suivant les règles d’éligibilité et de flexibilité budgétaire de chaque bailleur en collaboration avec le Grant ;
• Revoir le reporting interne de la mission ;
• Définir le circuit et les seuils d’autorisation de dépenses et s’assurer du respect du circuit de validation des achats en lien étroit avec les coordinateurs logistique, financier ainsi que le desk. 

Reporting / Communication :

• Organiser et animer des réunions d’information et de coordination ;
• Participer aux réunions relatives aux services supports, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation ;
• Faire le lien entre le siège et le terrain sur tous les aspects relatifs au respect et à la dissémination des procédures internes.

Position du poste dans l’organigramme (relations hiérarchiques et fonctionnelles) :

• Sous la supervision hiérarchique de : Directeur Pays ;
• Supervision hiérarchique sur : équipe coordination financière, chargé de conformité et transparence, équipe coordination logistique, équipe coordination RH ;
• Sous le lien fonctionnel de : Référent Audit Interne, Contrôleur de Gestion Desk, Référente RH Nationales et Logisticien Desk ;
• Lien fonctionnel sur : Equipes supports mission ;
• Lien de collaboration : coordinateurs de la mission, Directeur Pays Adjoint QDI.

Profil :

• Compétences dans la gestion des services supports ;
• Excellente compréhension des enjeux et des procédures d’audits et de contrôles internes ;
• Expérience d’au minimum 4 ans à des postes de coordination ;
• Expérience dans la mise en œuvre et le suivi de partenariats ;
• Fortes compétences en management d’équipe et leadership, capacités à fédérer les équipes autour d’une vision, d’un projet ;
• Grosse capacité de travail et de résistance au stress ;
• Aptitudes à travailler dans des contextes de sécurité dégradés ;
• Excellentes capacités d’analyses des besoins, et de définition d’axes stratégiques en adéquation ;
• Excellentes qualités de communication, de négociation et de diplomatie.

Si vous offrira…

• Poste salarié : à partir de 2860 euros brut par mois (2600€ + 10%) de congés payés versés mensuellement) et Per Diem mensuel de 500 USD versé sur le terrain ;
• SI prend également en charge les frais d’hébergement en guesthouse, ainsi que les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission ;
• Couverture sociale : L’expatrié(e) bénéficie d’une couverture sociale de qualité permettant de couvrir tous les frais de santé et d’une prévoyance accident incluant les risques de guerre ;
• Break : En cours de mission, une alternance travail – repos est assurée par des breaks prévus tous les trois mois avec une allocation de 850 USD. Sur la base d’une mission de 1 an, breaks de 7 jours ouvrés à 3, 6 et 9 mois de mission (avec une participation de 850 USD versée par Solidarités). A ces temps de break, il faut ajouter l’octroi d’1 jour de repos supplémentaire par mois travaillé.

Solidarités INTERNATIONAL suivant les recommandations de l’OMS, la vaccination contre la maladie à virus Ebola et la prise d’une prophylaxie antipaludique est indispensable pour être déployé sur Zone.

Conditions de vie :

La vie à Goma est relativement agréable. Nombreux commerces, restaurants, salles de sport et proximité du lac. La vie sociale y est assez dense avec bon nombre d’ONG sur place.

Comment postuler :

Pour postuler, merci de nous envoyer votre CV et Lettre de Motivation en français via ce lien : Postuler ici.

Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.

Solidarités International se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

Pour en savoir plus sur Solidarités International : www.solidarites.org