SEVES  recrute pour le poste de  Responsable Administratif et Financier (RAF), Paris, France

Lieu de travail : Siège

Sous la responsabilité hiérarchique : Directeur.rice Général.e (DG). Il.Elle est amené à rendre compte au Trésorier et au Président

Encadrement : Pôle administratif et financier.

Il/elle a sous sa responsabilité :

• fonctionnelle : 1 chargé de gestion administrative et financière au sein des représentations de SEVES dans les pays d’intervention.

ll/elle est responsable de la qualité, de la conformité et de la fiabilité des fonctions administratives, financières et RH. À ce titre, il/elle en assure le pilotage et peut être amené(e) à en réaliser directement certaines tâches opérationnelles en fonction des besoins et des ressources disponibles.

Sous la responsabilité du Directeur.rice Général.e (DG). Il.Elle supervise le travail du chargé de gestion administrative et financière au sein des représentations de SEVES dans les pays d’intervention. Il.Elle appuie les responsables opérations pays (ROP) et les chefs.ffes de projet (CDP) sur les volets administratifs et financiers.

Membre du comité exécutif, il/elle contribue au pilotage stratégique de l’association, dans un contexte de chantier collectif de structuration des pôles et de l’organisation. Le recrutement à venir d’un.e chargé.e de gestion administrative et financière à temps plein est envisagé, ce qui pourra faire évoluer l’organisation du pôle et les responsabilités et les missions du poste.

Le poste de RAF s’inscrit dans un contexte de structuration de l’association. Il implique une forte polyvalence, avec un équilibre entre pilotage administratif et financier, sécurisation des pratiques, appui aux projets et réalisation opérationnelle lorsque nécessaire.

Missions principales par ordre de priorité :

Sécurisation financière et conformité

Volet financier et comptable :

• Préparer et superviser la comptabilité générale avec le cabinet comptable (classement, archivage dématérialisé des pièces, rapprochements) ;
• Être l’interlocuteur principal du cabinet comptable dont l’expert-comptable, et du commissaire aux comptes dans l’exécution de leurs missions ;
• Garantir la qualité et la conformité des clôtures annuelles (bilan, compte de résultat, annexes) ;
• Suivre la trésorerie (prévision, suivi des soldes bancaires, anticipation des tensions) ;
• Assurer la relation avec les banques (ouverture de comptes, procurations, gestion de flux) ;
• Superviser et sécuriser le processus de paiement (contrôle des pièces justificatives, conformité, imputation, validation).

Volet conformité administrative et statutaire

• Veiller à la conformité légale de l’association : déclarations préfectorales, publication des comptes, etc ;
• Mettre à jour en collaboration avec le DG et faire appliquer les procédures internes ;
• Participer à la rédaction des documents statutaires (rapports d’activité, bilan financier) ;
• Réaliser et suivre les déclarations légales et administratives diverses ;
• Participer aux réseaux administratifs associatifs (via Coordination Sud, Groupe Initiatives

etc.).

 Coordination budgétaire et pilotage stratégique

• Élaborer et suivre le budget global annuel et pluriannuel de l’association (prévision, actualisation), en lien avec les ROP et le DG ;
• Concevoir et alimenter les tableaux de bord financiers à destination du DG et du Conseil d’Administration (CA) ;
• Suivre / Réaliser le suivi des imputations analytiques (par projet, bailleur, postes RH).

 Appui aux projets et aux équipes projets

• Participer à la structuration administrative et financière des projets ;
• Valider les conventions de partenariat (aspects financiers et contractuels) préparées par le pôle opérations ;
• Superviser le suivi des financements bailleurs (versements, reporting, conformité des dépenses) en lien avec les ROP ;
• Veiller à la collecte par les CDP des pièces justificatives des partenaires ;
• Assurer la coordination des audits externes (appel d’offre, suivi, restitution) ;
• Renforcer les capacités administratives et financières des partenaires et appuyer la mise en œuvre des projets ;
• Accompagner les chefs de projets et chargés de gestion sur les aspects administratifs des projets.

 Supervision des antennes pays

• Superviser l’organisation administrative et financière des représentations pays de SEVES ;
• Assurer un lien fonctionnel avec le.la chargé.e de gestion admin basé dans le pays ;
• Veiller à l’harmonisation des pratiques entre siège et antenne pays ;
• Coordonner la remontée des données financières et la conformité aux procédures internes.

 Gestion administrative des ressources humaines

• Garantir la conformité des pratiques RH au regard du droit du travail et des obligations employeur ;
• Être le référent RH administratif : processus de recrutement, contrats de travail, éléments variables de paie, mutuelle (etc.) en lien avec le cabinet de gestion sociale ;
• Superviser les échanges avec le cabinet de paie externalisé ;
• Élaborer et suivre le budget RH (masse salariale, évolutions salariales) ;
• Superviser et contrôler les déclarations sociales et obligations employeur réalisées par le cabinet de paie.