SERVTEC Côte d’Ivoire recrute un Agent administratif

 

Contexte et définition du poste

SERVTEC Côte d’Ivoire recrute pour l’un de ses clients un Agent Administratif.

MISSIONS

 Assurer les tâches administratives

  • Annexer ou joindre au courrier reçu les photocopies des lettres citées dans certaines correspondances reçues ;
  • Archiver divers documents et tenir à jour le classement des différents dossiers ;
  • Collecter les signataires des différents services et prendre connaissance du contenu avant leur signature par la hiérarchie ;
  • Établir les bordereaux d’envoi du courrier ou de tout autre document à expédier ;
  • Faire des photocopies des documents à la demande de la hiérarchie ;
  • Gérer rationnellement la photocopieuse du secrétariat et en suivre les dates prévues pour son entretien ;
  • Préparer et arranger dans les signataires les documents à traiter ou à soumettre à la signature de la hiérarchie ;
  • Préparer le courrier ou autres documents, les mettre éventuellement dans les enveloppes et les expédier ;
  • Réceptionner, dépouiller, trier, dater, enregistrer le courrier et le retransmettre à la hiérarchie dans les meilleurs délais ;
  • Rédiger certaines correspondances à la demande de la hiérarchie ;
  • Scanner le courrier ou autre document urgents et/ou importants réceptionnés (demande de renseignements, avis de passages, ordres de mission, etc.) ;
  • Tenir à jour le registre des appels sortants demandés par les agents.

 Assurer les tâches protocolaires :

  • Accueillir, annoncer et orienter les visiteurs ;
  • Apprêter les salles de réunions ;
  • Gérer le planning de réservation des salles de réunion ;
  • Informer le service protocole de chaque déplacement prévu ;
  • Prendre des rendez-vous pour la hiérarchie et éventuellement les lui rappeler au moment opportun ;
  • Réceptionner et répondre aux appels téléphoniques entrants .

 Assurer diverses tâches liées à la comptabilité :

  • La saisie des pièces comptables alors liées à la gestion de l’entreprise (clients, fournisseurs, trésorerie),
  • La gestion des caisses,
  • Le classement de pièces,
  • Le lettrage des comptes,
  • Le rapprochement des bons de commande, des bons de livraison et factures,
  • La préparation des écritures d’inventaires,
  • La relance des factures fournisseurs et des impayés.

Profil recherché

  • Bac+2, 3, 4, 5 en Finances Comptabilité, ou équivalent ;
  • Expérience professionnelle de 2 ans minimum dans un poste de d’Assistant Comptable ou Administratif.

COMPETENCES ET CONNAISSANCES

Les compétences et connaissances identifiées pour la bonne tenue du poste sont notamment :

  • Bonne connaissance de la comptabilité générale ;
  • Bonne Connaissance de l’administration : conception et rédaction courrier ;
  • Avoir des qualités organisationnelles : bon classement, ordonné ;
  • Bonne connaissance de l’outil informatique ;
  • Réactivité et esprit d’initiative ;
  • Sens de la communication ;
  • Capacité d’analyse, de synthèse et de proposition adaptées au contexte ;
  • Capacité d’initiative et d’autonomie ;
  • Disponibilité, discrétion, confidentialité et rigueur.

CONSTITUTION ET DEPOT DE CANDIDATURE

Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s.

Le dossier sera composé uniquement de :

  • Un Curriculum Vitae détaillé en français (comprenant seulement des éléments liés au poste) ;
  • Une lettre de motivation en français (Pas une répétition du CV !) ;
  • 2 contacts de personnes de références, impérativement des employeurs précédents et/ou Supérieurs hiérarchiques (numéros de téléphone professionnels et adresses emails professionnelles).

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