Save the Children is looking for HR operations assistant – Bamako, Mali

Equipe/Programme : Hr & Administration

Lieu : Bamako

GRADE : TBD

Type de contrat : CDI

 

Sauvegarde de l’enfant :

Niveau 3 :

le/la titulaire du poste aura des contacts avec les enfants ou jeunes gens aussi fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou de façon intensive (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou toute une nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes-pays ; ou vont visiter les programmes du pays ; ou parce qu’ils sont chargés de la vérification des références et le processus du Vetting du personnel.

 

Le but du rôle :

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies.

HR Operations Assistant sous la supervision de la Gestionnaire des Ressources aura pour principale responsabilité de, Fournir le soutien fonctionnel et/ou technique en matière de gestion administrative et ressources humaines pour rehausser la performance de l’organisation par l’entremise de nos employés. Participer à la définition d’un dispositif de réponses aux contraintes des services administratifs. Il /Elle sera chargé de suivre et documenter les mouvements du personnel, (congés, permission, maladie professionnelle etc.) ; de la mise à jour régulière de la liste du personnel pour tous les bureaux, Programmes /Départements et de la mise à jour des informations du personnel dans ORACLE.  Assurer la relation avec l’INPS et les services d’assurances médicales, et l’Inspection du travail.

Dimension du poste :

Rapporte à : HR Manager et travailles-en étroite collaboration avec les HR des sous bureaux de Sikasso et du Nord ;

Postes supervisés : Néant ;

Responsabilité budgétaire : N/A ;

 

Principales responsabilités :

Gestion et suivi administratif des activités de ressources humaines :

Gestion des dossiers du personnel :

• Assurer la constitution des dossiers du personnel après la finalisation du processus de recrutement ;
• Préparer, mettre à jour et suivre les changements nécessaires dans les dossiers du personnel y compris les contrats d’embauche, les autorisations et toute autre documentation comme l’exige la politique du bureau et du personnel en conformité avec le Manuel des Ressources Humaines de Save the Children et avec le règlement intérieur du personnel national ;
• Compiler, scanner et archiver les mises à jour des écrits retraçant l’évolution de carrière des salariés (contrats, notes, mémos et avenants) et des dossiers individuels de chaque salarié en activité ;
• Faire le classement des dossiers du personnel par rubrique et assurer la mise à jour régulière ;
• Assurer le classement de l’ensemble des notes administratives concernant le Personnel ;
• Faire le classement manuel des dossiers administratifs ;
• Préparer les dossiers du personnel pour les missions d’audit.

Liaison avec la compagnie d’assurance médicale :

• Etablir les notes d’incorporation et de retrait et les faire signer :
• Suivi du paiement des factures de retraits par la compagnie d’assurance ;
• Préparer la demande de paiement pour les factures d’incorporations ;
• Suivi des confections de cartes et Incorporation pour les nouveaux Staff ;
• Envoi et suivi des remboursements.

 

Gestion des besoins et demandes de service des employés :

• Réceptionné les besoins et demandes de services des employés au niveau du Département HR et en assurer le suivi (Attestation de travail, signature de domiciliation de salaires, demande de congés ;
• Etablir les attestations et certificats de travail pour les employés.

Stratégies RH :

• Appuyer le Gestionnaire RH dans le renforcement de l’esprit d’équipe ;
• Appuyer dans l’organisation des formations de l’équipe sur le code de conduite et d’autres initiatives des ressources humaines ;
• Apporter son aide au Gestionnaire RH lors des orientations des nouveaux staffs ;
• Garder la confidentialité sur les questions relatives à la gestion du personnel de Save the Children ;
• Aider dans la mise en place d’un plan de carrière pour tous les staffs.

Salaire :

• Assurer un suivi de l’impression, la distribution des bulletins de paie ;
• Assurer le classement des copies dures ou des copies électroniques pour tout le staff.

Coordination et représentation :

• Représenter les intérêts et les valeurs de Save the Children et le département RH aux réunions lorsque demandé par son superviseur ;

• Apporter son soutien à son superviseur pour les questions liées aux particularités culturelles, protocolaires et juridiques au Mali ;
• Assurer que Save the Children agit à tout moment en conformité avec les procédures dans le code de travail et se tenir informé de l’évolution des lois rédigeant le code de travail ;
• Etre l’interphase avec les services sociaux (INPS, Impôts, CANAM…) ;
• Assurer la liaison avec la compagnie d’assurance médicale ;
• Assurer le respect des politiques et procédures de Save the Children en matière de genre ;
• Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins.

Responsabilités additionnelles du travail :

Les tâches et responsabilités comme énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustifs et le détenteur du rôle peut être appelé à effectuer des tâches supplémentaires de manière raisonnable en fonction de leur  niveau de compétences et d’expérience.

Compétences et comportement (nos valeurs en pratique) responsabilité:

• Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children
• Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

• Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
• Orienté vers le futur, pense stratégiquement

Collaboration:

• Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants
• Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité
• Abordable, à l’écoute

Créativité:

• Développe et encourage les solutions innovantes
• Disposé à prendre des risques calculés

 

Intégrité:

• Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence
• Renforce la confiance et la confiance
• Affiche un excellent jugement conforme

Qualifications et expériences :

• Minimum Licence en Gestion des ressources Humaines ou un domaine semblable ;
• Maîtrise en Droit privé en Administration serait un atout favorable ;
• Bonne connaissance de l’outil informatique : Word, Excel, PowerPoint ;
• Maîtrise parfaite du Français ; l’Anglais serait un atout ;
• Expérience de 2 à 3 ans en Administration du Personnel ;
• Expérience dans la gestion des bases de données ;
• Avoir le sens de la communication, l’esprit d’équipe, le sens de la rigueur, de la transparence et de la confidentialité ;
• Disponibilité.

 

Egalite d’opportunité :

le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément aux politiques et des procédures de SCI en matière de l’égalité opportunité et la diversité.

 

Sauvegarde de l’Enfant :

Nous avons besoin d’assurer la sécurité des enfants ainsi que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre les abus.

 

Santé et Sécurité :

Le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément à la politique et procédure de Sante et de sécurité de SCI.

Dossiers à fournir :

 Les dossiers de candidatures doivent comporter :

• Un CV détaillé mis à jour ;
• Une lettre de motivation mentionnant le titre du poste ;
• Les copies certifiées des diplômes et attestations de travail ;
• Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) ;
• Les références d’au moins deux précédents employeurs (de préférence les superviseurs directs).

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 09 Mai 2019 à 12h00 à l’adresse email suivante : mali.recruitment@savethechildren.org

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les  interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

FR: IL est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.

EN: Applicants are advised that Save the Children International does not require any payment or expense during the entire recruitment process. Any request in this direction should be immediately reported.