• Contribuer à la conception, au développement, à la mise en œuvre et à la maintenance de procédures et de directives d’utilisation, d’achat, de logistique et de distribution contextualisées afin d’obtenir les processus les plus rentables et les plus efficaces pour les achats et la logistique ;
• Assurer la liaison avec les autres départements des opérations ainsi qu’avec les programmes d’approvisionnement et de gestion de la logistique pour assurer un cadre de contrôles internes intégré, permettant des décisions d’achat consultatives, transparentes, techniquement compétentes et conformes ;
• Guidé par une solide connaissance des règles et réglementations applicables des gouvernements, des organisations et des donateurs, il fournit des orientations, des conseils et des avis techniques sur les interprétations des politiques, les questions contractuelles et les mandats des donateurs dans le domaine des achats et de la logistique ;
• Aider à rassembler et à partager les meilleures pratiques en matière d’achats et de logistique, issues de réseaux, de formations, d’ateliers et de conférences, et cetera, afin de garantir une fonction achats et logistique dynamique et pertinente ;
• Accélérez les livraisons et assurez l’engagement des fournisseurs.

2. Gestion de la relation fournisseur :

• Aider à la coordination des stratégies d’approvisionnement et à la mise en place – à travers un processus complet et ouvert, d’une base de fournisseurs complète pour la fourniture de biens et de services, en recherchant constamment pour assurer une base de fournisseurs fiable et compétitive ;
• Aider à gérer et à maintenir une relation de collaboration avec les fournisseurs à tous les niveaux ; veiller à ce que les fournisseurs de biens et de services NOLFOWOP s’acquittent de leurs obligations dans les délais impartis, soient payés en temps voulu et que tout litige éventuel soit géré de manière professionnelle, procédurale et consultative ;
• Négocier avec les fournisseurs pour obtenir un rapport qualité / prix optimal pour les biens et services.

3. Documentation :

• Préparer et soumettre pour examen les évaluations / analyses des fournisseurs, les demandes d’attribution, les bons de commande, les contrats de services et autres documents d’approvisionnement ;
• Production et diffusion du suivi des achats ;
• S’assurer du strict respect des procédures applicables, de l’exactitude et de l’exhaustivité des documents justificatifs relatifs aux achats ;
• Produire et diffuser des rapports mensuels complets, précis et pertinents sur les achats, sur des modèles conviviaux et standardisés, à l’appui de la prise de décision en matière de gestion de projet ;
• Veiller à l’archivage des documents d’achat de manière systématique / ordonnée et sécurisée pour assurer la stricte conformité avec les dispositions de conservation des documents applicables.

4. Gestion des biens et des fournitures : Aider à assurer la disponibilité des fournitures en maintenant un inventaire complet des fournitures (à la fois NOLFOWOP et les fournitures de support sur site) et effectuer des audits périodiques / inattendus des fournitures achetées en tant que mesure de contrôle interne supplémentaire et documentée.

5. Gestion du personnel et supervision :

• Assurer l’élaboration, la mise à jour et le respect des politiques et procédures d’approvisionnement et de logistique à tous les niveaux du bureau ;
• Participer à la révision des documents du personnel de la logistique, par exemple. TAR, demandes de remboursement, rapports de voyage, etc.

6. Autres responsabilités :

• Participer à l’organisation des réunions avec les fournisseurs selon les besoins ;
• Participer à la préparation des documents de pré qualification des fournisseurs et aider à la diffusion des résultats de l’évaluation.

• Diplôme universitaire minimum en Gestion /Transport et Logistique et tout autre diplôme équivalent ;
• Au moins 1 à 2 ans d’expérience dans le domaine humanitaire ou en logistique commerciale.