Recrutement d’un(e) assistant(e) spécial(e) d’administration (P-4) – Nairobi, Kenya

Cadre organisationnel :

Le Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE) est l’autorité mondiale de premier plan en matière d’environnement, chargée de définir le programme mondial pour l’environnement, de promouvoir la mise en œuvre cohérente du volet environnement du développement durable au sein du système des Nations Unies et ayant autorité pour défendre la cause de l’environnement mondial. La Division des services internes est la gardienne des intérêts du PNUE, chargée d’atténuer son exposition aux risques et de l’appuyer à l’aide d’outils et de plans de gestion et d’activités connexes de renforcement des capacités. Elle assure la gestion efficace et rationnelle du PNUE, conformément aux obligations de l’organisation en matière de responsabilité et aux règlements, règles et valeurs fondamentales de l’ONU. Le poste est à pourvoir au siège du PNUE, à Nairobi. Sous la supervision directe du (de la) Directeur(trice) de la Division des services internes, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après.

Responsabilités :

Conseiller et aider le (la) Directeur(trice) :

• Entreprendre des recherches et mener des analyses sur toute question intéressant le (la) Directeur(trice), telle que les questions politiques ou administratives et les conditions locales. Circonscrire les tendances et les problèmes potentiels, informer le (la) Directeur(trice) et formuler des recommandations ;
• Établir des notes de synthèse et d’information, ainsi que des listes de sujets de discussion, à l’intention du (de la) Directeur(trice) en vue des réunions et faciliter les préparatifs de ces réunions ;
• Coordonner l’élaboration et l’exécution du programme de travail et du budget de la Division en veillant à ce que ceux-ci soient compatibles avec les activités prioritaires et les objectifs fixés, dans le respect du principe de l’utilisation rationnelle des ressources ;
• Assurer une liaison étroite avec ses collaborateur(trice)s au sein de la Division concernant diverses questions et signaler au (à la) Directeur(trice) les questions urgentes et délicates ;
• Établir et maintenir des procédures, normes et outils fiables conformes aux politiques et aux pratiques de l’ONU, afin de garantir le respect des règles relatives aux ressources humaines et la gestion et le contrôle efficaces des finances ;
• Fournir des conseils spécialisés à ses collaborateur(trice)s moins expérimenté(e)s.

Maintenir la liaison avec les divisions, le Bureau exécutif, l’équipe dirigeante et les bureaux régionaux et extérieurs du PNUE :

• Assurer une liaison et une coordination rapides et efficaces entre le (la) Directeur(trice) et les divisions et bureaux du PNUE ;
• Collaborer avec le personnel intéressé des différents divisions et bureaux et rédiger des projets de rapport à l’intention du (de la) Directeur(trice), y compris sur des questions délicates ou confidentielles ;
• Évaluer les incidences et formuler des recommandations à l’intention du (de la) Directeur(trice) quant aux stratégies et autres mesures possibles afin de régler les problèmes et faciliter la réalisation des objectifs fixés ;
• Tenir à jour le calendrier et suivre la présentation des produits et rapports clés que la Division doit diriger ou auxquels elle doit contribuer, notamment ceux destinés aux États membres et aux comités et partenaires de l’ONU.

Aider le (la) Directeur(trice) dans le cadre de ses réunions et missions :

• Aider le (la) Directeur(trice) à planifier les réunions de l’Assemblée des Nations Unies pour l’environnement et du Comité des représentants permanents et à y participer ;
• Veiller à ce que le (la) Directeur(trice) soit bien en mesure de participer aux réunions avec l’équipe dirigeante du PNUE et d’autres organes internes, et, selon le cas, de les présider ;
• Coordonner la préparation d’importants documents d’information, de discours et de dossiers de mission, en veillant à ce que les documents provenant d’autres bureaux soient présentés en temps voulu et en s’assurant de leur qualité ;
• Faciliter les mesures de suivi découlant des missions, y compris la mise au point des rapports de mission et la diffusion des informations connexes à ses collaborateur(trice)s dans d’autres services du PNUE.

Aider le (la) Directeur(trice) à entretenir des relations étroites avec les gouvernements, délégations et hauts responsables de l’ONU et du système des Nations Unies, y compris dans le cadre d’audits et d’enquêtes :

• Faciliter une communication et des relations efficaces avec les gouvernements, délégations et hauts responsables de l’ONU concernant les questions administratives et d’autres questions opérationnelles ;
• Attirer l’attention du (de la) Directeur(trice) sur les questions intéressant les relations bilatérales du PNUE avec les gouvernements et ses activités de coopération interinstitutions ;
• Circonscrire, analyser et suivre les évolutions politiques, les tendances et les questions nouvelles qui pourraient avoir une incidence sur les travaux du PNUE ;
• Promouvoir la coordination des engagements du PNUE dans le cadre des processus et initiatives connexes à l’échelle du système des Nations Unies, y compris la liaison avec l’Office des Nations Unies à Nairobi, la réforme de l’ONU, le programme de développement des Nations Unies pour l’après-2015, le mémorandum d’accord entre le Programme des Nations Unies pour le développement et le PNUE et les processus du Groupe des Nations Unies pour le développement ;
• Appuyer la coordination des mesures prises pour donner suite aux audits et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations des auditeurs ;
• Aider le (la) Directeur(trice) à planifier la logistique des enquêtes et à donner suite aux recommandations formulées dans le cadre de ces dernières, selon qu’il convient ;
• S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées par le (la) Directeur(trice).

Compétences :

• Professionnalisme : connaître les aspects environnementaux, socioéconomiques et de gouvernance propres au développement durable ; coordonner l’élaboration de moyens d’action, entreprendre des recherches de fond et rédiger des notes et des documents analytiques sur les questions transversales intéressant le PNUE ; établir des liens systématiques avec des établissements universitaires, des centres de recherche, des groupes de réflexion et des forums de politique étrangère ; organiser des réunions et des forums sur des questions transversales actuelles et de fond ; assurer les fonctions de coordonnateur(trice) au sein du système des Nations Unies pour les questions politiques thématiques intéressant le PNUE ; nouer des partenariats et collaborer avec d’autres branches du système des Nations Unies et des partenaires extérieurs ; tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise ;
• Aptitude à la communication : s’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ; poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue ; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant ;
• Aptitude à planifier et à organiser : définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Formation :

Diplôme universitaire du niveau du master dans le domaine de la gestion des entreprises ou de l’administration publique, des finances, de la comptabilité, des sciences sociales, de la gestion ou dans une discipline apparentée. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années d’expérience pertinente.

Expérience professionnelle :

Au moins sept années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de l’administration, des finances, de la comptabilité, de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe. Une expérience au secrétariat d’une Division ou auprès d’un(e) chef de service est très souhaitable. Des compétences vérifiables du travail au sein d’une équipe intersectorielle sont souhaitables. Une expérience au niveau international, y compris en matière d’environnement et de développement dans le contexte des Nations Unies, est un atout supplémentaire.

Connaissances linguistiques :

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est exigée. La connaissance pratique d’autres langues officielles de l’ONU est souhaitable.

Méthode d’évaluation :

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale :

Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale d’un an renouvelable. Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du (de la) Secrétaire général(e), qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tenant à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes, les candidatures de femmes sont fortement encouragées.

Les candidat(e)s internes sont prié(e)s de veiller à ce que TOUS les champs du formulaire de candidature, notamment ceux relatifs à l’expérience professionnelle et aux coordonnées, soient dûment remplis et à jour. Ces informations sont indispensables au (à la) responsable du poste à pourvoir pour déterminer les candidat(e)s qualifié(e)s et les contacter.

1. Il est vivement recommandé à tou(te)s les candidat(e)s de postuler en ligne aussitôt que possible après la publication de l’avis de vacance de poste et bien avant la date limite indiquée. Un accusé de réception sera envoyé à tou(te)s les candidat(e)s qui auront donné leur adresse électronique. 2. Si vous ne recevez pas un tel accusé de réception dans les 24 heures, il se peut que votre candidature n’ait pas été bien reçue. Au besoin, veuillez renvoyer votre candidature. Si le problème persiste, veuillez demander une assistance technique en cliquant sur le lien « Besoin d’aide ? » dans Inspira.

Charte des Nations Unies :

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l’ONU s’il s’est rendu coupable de violation du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire, d’exploitation sexuelle, d’atteinte sexuelle ou d’infraction autre qu’une infraction mineure au code de la route, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien, formation, etc.), et elle ne demande aucune information bancaire.