Recrutement d’un spécialiste des ressources humaines à Nairobi

Within delegated authority, the Human Resources Officer will be responsible for the following duties :

GENERAL :

• Provides advice and support to managers and staff on human resources related matters ;
• Prepares special reports and participates and/or leads special human resources project ;
• Keeps abreast of developments in various areas of human resources.

RECRUITMENT AND PLACEMENT :

• Identifies upcoming vacancies in coordination with client offices ;
• Prepares vacancy announcements, reviews applications, and provides a short-list to those offices ;
• Arranges and conducts interviews to select candidates ;
• Reviews recommendation on the selection of candidate by client offices ;
• Serves as ex-officio in appointment and promotion bodies, examinations boards, and prepares and presents cases to these bodies ;
• Prepares job offers for successful candidates ;
• Monitors and evaluates recruitment and placement related activities of client offices, and recommends changes or corrections related to procedures to these offices ;
• Supervises and monitors the work of the Human Resources Assistants in carrying out all human resources administrative transactions including preparation of personnel actions, maintenance of staffing tables, and processing of contracts ;
• Develop and maintain different reporting requirements for management of cases ;
• Plans, organizes, develops, coordinates and administers substantive assessment tests and other tests related to recruitment of professional, general service and other categories of staff.

Aptitude à la Communication :

• S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ;
• Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ;
• Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue ;
• Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ;
• Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.

Esprit d’équipe :

• Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ;
• Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ;
• Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ;
• Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser :

• Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ;
• Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins ;
• Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ;
• Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification;
• Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu :
• Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Sens des responsabilités :

• Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ;
• Livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ;
• Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation ;
• Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ;
• Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Souci du client :

• Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ;
• Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ;
• Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ;
• Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ;
• Tenir les clients informés de l’avancement des projets ;
• Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Créativité :

• S’employer activement à améliorer les programmes ou services ;
• Proposer des solutions novatrices afin de résoudre les problèmes ou de répondre aux besoins des clients ;
• Promouvoir des idées nouvelles et amener autrui à s’y intéresser ;
• Prendre des risques calculés en misant sur des formules qui sortent de l’ordinaire; oser ne pas suivre les sentiers battus ;
• S’intéresser aux idées et aux démarches nouvelles ;-Ne pas être prisonnier des opinions et solutions toutes faites

Ouverture à la technologie :

• Se tenir au fait de l’innovation technologique ;
• Comprendre les avantages et les inconvénients que présente la bureautique ;
• S’employer activement à appliquer la technologie aux tâches qui s’y prêtent ;
• Etre disposé à s’initier aux technologies nouvelles.

Volonté de perfectionnement :

• Se tenir au fait de l’évolution de sa propre profession/spécialité ;
• S’employer activement à progresser, sur les plans tant professionnel que personnel ;
• Contribuer à l’apprentissage de ses collègues et subordonnés ;
• Etre disposé à apprendre d’autrui ;
• Se tenir au courant de la façon dont son apport est perçu afin d’apprendre et de se perfectionner.

Hauteur de vues :

• Discerner les problèmes, les créneaux et les risques stratégiques ;
• Faire bien comprendre les liens existant entre la stratégie de l’Organisation et les objectifs plus limités du service ;
• Définir et faire prévaloir une orientation générale qui emporte l’adhésion de ses collègues ;
• Faire partager sa conviction au sujet des possibilités futures.

Compétences en matière d’encadrement :

Qualités de chef :

• Servir de modèle à son entourage ;
• Armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés ;
• S’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises ;
• Etablir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis ;
• Prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable ;
• S’investir dans le changement et le progrès; ne pas se cantonner dans le statu quo ;
• Avoir le courage de prendre des positions impopulaires.

Responsabilisation des subordonnés :

• Déléguer, exposer clairement ce que l’on attend de ses collaborateurs et leur donner toute la latitude voulue ;
• Encourager chacun à se fixer des objectifs ambitieux ;
• Exiger de chacun qu’il réponde des résultats obtenus dans son domaine de responsabilité ;
• Apprécier à leur juste valeur l’apport et la compétence de chacun ;
• Témoigner de son appréciation et récompenser les résultats et l’effort ;
• Faire participer chacun à la prise des décisions qui le concernent.

Suivi du comportement professionnel :

• Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés ;
• Veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences ;
• Suivre l’avancement du travail au regard des échéances ;
• S’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires ;
• Encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative ;
• Appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs ;
• Faire preuve de justice dans la notation.

Aptitude à donner confiance :

• Créer le climat voulu pour que chacun puisse s’exprimer et agir sans crainte de rétorsion ;
• Diriger de façon cohérente et prévisible ;
• Jouer la carte de la transparence ;
• Faire confiance à ses collègues et subordonnés ainsi qu’aux clients ;
• Reconnaître le mérite ;
• Donner suite aux décisions convenues ;
• Traiter avec doigté l’information délicate ou confidentielle.

Sûreté de jugement/aptitude à décider :

• Discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au coeur du problème ;
• Recueillir toute l’information nécessaire avant de prendre une décision ;
• S’interroger sur l’incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir avant de se déterminer ;
• Ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour l’Organisation ;
• Ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause ;
• Vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits ;
• S’assurer que les dispositions qu’il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés ;
• Savoir prendre des décisions douloureuses quand les circonstances l’exigent.