Recruitment a property management assistant, fs5

 Recruitment a property management assistant, fs5

 

Intitulé code d’emploi:	Assistant à la gestion du matériel
Département / Bureau:	Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la stabilisation en République centrafricaine
Lieu d’affectation:	BANGUI
Période de candidature:	05 mars 2019 – 03 avril 2019
No de l’appel á candidature:	19-Property and Asset Management-MINUSCA-112279-R-Bangui (M)
Staffing Exercise	N/A

Ce poste est situé dans la Mission Multidimensionnelle Intégrée des Nations Unies pour la Stabilisation en République Centrafricaine (MINUSCA). Le titulaire chargé de la gestion du matériel à ce niveau est supervisé par le Chef du Groupe de la Section de Gestion du Matériel .

 

Responsabilités :

Dans le cadre de l’Unité de gestion des biens, l’Assistant en gestion des biens sera chargé de la vérification des biens immeubles et des matériels et de leur saisie dans le système Umoja dans SAP, conformément aux normes IPSAS. Cela inclut la réception, la classification, l’attribution et la cession. Par ailleurs, il / elle assiste aux activités de l’Intelligence d’Affaires de la gestion de la chaine d’approvisionnement de la gestion des biens de la MINUSCA. Dans les limites de l’autorité qui lui est déléguée, l’Assistan t à la gestion des biens sera responsable des tâches suivantes :

• Assister le superviseur à établir des contacts avec tous les acteurs impliqués dans la source d’acquisition, la gestion des stocks, la gestion des entrepôts et l’exécution de la logistique dans la mission, en s’assurant que la base de données de la gestion des biens soit correctement gérée et comptabilisée et que ses dossiers soient financièrement conformes aux exigences d’IPSAS, de FRR et d’Umoja reflétant la réalité entre Umoja et la situation sur le terrain ;
• Planifier, gérer et faire le suivi des activités de développement de l’intelligence des affaires pour tous les rapports relatifs à la gestion de la chaîne d’approvisionnement et à l’exécution logistique, afin de s’assurer que toutes les exigences commerciales sont respectées dans les délais impartis et selon les normes de qualité convenues, en mettant en évidence les performances de chaque acteur avec les solutions commerciales proposées ;
• Assister le superviseur dans la planification des opérations de gestion du matériel, contrôler l’avancement des activités par l’analyse statistique des registres de la base de données et des rapports mensuels d’activités du Groupe ;
• Mettre en oeuvre les activités continues du Groupe, comprenant des visites régulières sur site des bureaux extérieurs, et mener des inspections physiques et des vérifications du matériel des Nations Unies ;
• Assurer la liaison avec les unités à comptabilité autonome (SAU), la Section des achats, et la Section du contrôle des mouvements dans la mission pour toutes les sujets concernant la gestion des stocks, la réception et l’inspection, ainsi que les activités de stockage du materiel des Nations Unies ;
• Mettre en oeuvre les plans de stockage approprié des déchets dangereux, du matériel retiré du service et de certains produits de base présentant in risque pour l’environnement pour éviter toute pollution ou contamination ;
• Assumer la responsabilité de la maintenance de dossiers précis et vérifiables, sous formats papier et électronique, pour rendre compte du matériel des Nations Unies dans la mission, conformément avec les instructions administrative, les lignes directrices de la division du soutien logistique (LSD)/ du Département de l’appui aux missions (DFS) et les instructions permanentes (SOP) de la mission en matière de gestion du matériel ;
• Proposer un appui technique pour l’utilisation et le renforcement, si nécessaire, des outils d’analyse décisionnelle et de gestion pour suivre et évaluer la progression globale de la gestion du matériel de la mission ;
• Traiter toutes les cargaisons entrantes dans Umoja et préparer des rapports de réception et d’inspection sur Umoja et sur le Système Galileo de gestion des stocks ;
• Vérifier la base de données du Système Galileo de gestion des stocks, en s’assurant que les anomalies sont identifiées dans des rapports de divergences et gérées immédiatement ;
• Elaborer périodiquement des rapports de performance conformément aux directives des rapports trimestriels de la Division du soutien logistique (LSD), vérifier et valider la précision des données ;
• Préparer des rapports statistiques précis et vérifiables pour les équipes en charge de la gestion dans les missions et la Division du soutien logistique (LSD)/ le Département de l’appui aux missions (DFS), et rédiger des correspondances le cas échéant ;
• Assister dans la rédaction et la compilation des instructions permanents (SOP) et des diagrammes de décision relatifs à tous les aspects des activités de gestion du matériel dans le contexte général du Groupe, incluant les termes de référence et les fiches de postes pour le personnel du Groupe ;
• Recenser les problématiques et mettre en oeuvre des solutions adaptées à la gestion du matériel  ;
• Assister dans la tenue du registre des actifs fixes en enregistrant les informations correspondantes, et en s’assurant de la précision et de la complétude des dossiers de matériel ;
• Tracer de manière précise les actifs fixes existants, mettre en place et suivre le processus périodique de vérifications physiques; – Aider à la préparation et la vérification des rapports financiers ;
  périodiques selon les Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS) sur les immobilisations corporelles (PP&E) et les stocks (bilan de fin d’année, rapports mensuels), veiller au respect des délais de soumission selon les lignes directrices de la Division du soutien logistique (LSD) ;
• S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.

 

Compétences :

• Professionnalisme : Etre apte à exécuter une large gamme de tâches de gestion des bases de données, etc., avoir l’aptitude à appliquer la connaissance des diverses règles et règlements administratifs et financiers des Nations Unies dans les contextes de travail. Être fier de son travail et de ses réalisations ;
• Faire preuve de compétence professionnelle et de la maîtrise du sujet ;
• Etre consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais en vue d’atteindre les résultats escomptés ;
• Etre motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que par des avantages personnels ;
• Faire preuve de persistance face aux difficultés ou aux défis ;
• Garder le calme dans des situations de stress. S’engager à réaliser l’objectif d’égalité des sexes en garantissant l’égale participation et l’implication totale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité.
• Responsabilité :  Assume toutes les responsabilités et respecte les engagements ;
• Obtient les résultats pour lesquels il/elle est responsable en respectant le délai, le coût et les normes de qualité requis ;
• Agit conformément aux règles et règlements de l’organisation ;
• Soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité de la répartition des tâches ;
• Assume la pleine responsabilité de ses propres manquements et de ceux du groupe de travail, le cas échéant ;
• Souci du Client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ;
• Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ;
• Identifie les besoins des clients et apporte des solutions appropriées ;
• Surveille les évolutions en cours au sein ou en dehors de l’environnement des clients afin d’être informé et anticipe les problèmes ;
• Tient le client informer de l’état d’avancement ou des retards dans les projets. Respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.

 

Formation :

Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent.

 

Expérience professionnelle :

Un Minimum de huit (8) ans d’expérience dans les domaines des services administratifs, des finances, de la comptabilité, de l’audit, des ressources humaines ou dans un domaine connexe. Etre titulaire des certificats obligatoires d’Umoja en tant que spécialiste du processus local relatif à la gestion des stocks, la gestion des entrepôts ou la gestion des biens immeubles. Les certificats sur le PIB et le PIB2 d’UMOJA en tant qu’expert en processus local et formateur certifié sont souhaitables.

 

Connaissances linguistiques :

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit) est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU serait un atout.

 

Méthode d’évaluation :

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

 

Notice spéciale :

Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tient une liste de candidats préselectionnés et disponibles pour pourvoir les postes vacants dans les opérations de maintien de la paix, les missions politiques spéciales et autres opérations sur le terrain.

 

Charte des Nations Unies :

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l’ONU s’il s’est rendu coupable de violation du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire, d’exploitation sexuelle, d’atteinte sexuelle ou d’infraction autre qu’une infraction mineure au code de la route, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien, formation, etc.), et elle ne demande aucune information bancaire.