Contexte :

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.

L’Association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 7 millions de personnes dans 21 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est, et en France.

Dans le cadre d’un remplacement, Première Urgence Internationale recrute pour son service contrôle de gestion, un/une Chargé(e) des Achats Expéditions

Mission :

Sous la supervision directe du chargé de l’approvisionnement, en lien fonctionnel avec les autres branches d’activité logistique et les différents services du siège, vous êtes plus particulièrement en charge du bon fonctionnement des activités « achats – expéditions » issues de la chaîne d’approvisionnement du Siège vers le Terrain.
Ce cycle comprend :

• L’achat et le transport des intrants, biens destinés à nos projets sur le terrain ;
• L’application et le contrôle des procédures d’achats PUI, notamment celles liées à l’approvisionnement de médicaments et matériel médical ;
• Le suivi et l’évaluation des fournisseurs (optimisation, couts, délais, qualité).

Avec le Responsable du Service Logistique, vous participez à la rédaction d’un plan d’action annuel pour le service. Vous êtes tout particulièrement impliqué dans la rédaction des objectifs achats – expéditions de la branche approvisionnement. Pour tous les achats dits « spécifiques » (médicaux, eau et assainissement, agronomie), vous êtes en lien avec le Service Technique et Capitalisation (STC) de l’association, qui vous accompagne quant aux choix des produits demandés par le terrain.

Les responsabilités du/ de la Chargé(e) des achats expéditions sont :

Achats et transports internationaux :

• Réceptionner et contrôler les demandes d’achat transmises par le terrain ;
• Réaliser les achats pour les missions de PUI (respect des procédures, mise en concurrence, sélection des fournisseurs) et suivi du processus (de la fabrication jusqu’à la livraison) et veiller à l’éligibilité des coûts ;
• Pour les achats médicaux, s’assurer du respect des processus internes et de la bonne coordination avec les fournisseurs, comme avec les missions. Veiller à la conformité entre les pratiques internes et les règles bailleurs ;
• Organiser les appels d’offres réalisés depuis le siège ;
• Rechercher et sélectionner les modes de transport adéquats : via transitaire/fournisseur (étude de marché, négociation pour optimiser le ratio couts/délais/risques) ou via expatriés (préparation du matériel et établissement des documents nécessaires aux formalités douanières) ;
• Gérer les stocks de matériels et équipements qui transitent par le siège et en assurer la bonne expédition ;
• Faire le suivi des frets internationaux en provenance de nos fournisseurs ou du Siège PUI jusqu’au terminal douanier de chaque mission ;
• Contribuer au respect des procédures d’importation propres à chaque pays en fonction des équipements et produits acheminés ;
• Gérer les éventuels problèmes/litiges concernant la marchandise et/ou le transport en lien avec les opérateurs concernés ;
• Assurer le reporting des approvisionnements via les outils existant (suivis des achats, suivi du stock, suivi des factures etc.) ;
• Veiller à ce que les risques associés aux achats et transports des intrants soient maitrisés/minimisés.

Gestion administrative et archivage :

• Contrôler les factures et les transmettre au service concerné pour paiement ;
• Classer et archiver les dossiers d’achats réalisés par la branche approvisionnement ;
• Faciliter la validation des dossiers d’achats par les différents services ;
• Assurer la diffusion et l’application du contingent d’achat en franchise ;
• Suivi, mise à jour et analyse des tableaux de bords ;
• Appui aux audits en lien avec les activités de la branche approvisionnements du siège.

Capitalisation et améliorations des pratiques :

• Développer et consolider la base fournisseurs (étude de marché, référencement, établissement de contrat-cadre etc.) ;
• Développer et mettre à jour le catalogue interne des produits à destination des misions.
  Participer à la mise à jour, au suivi des procédures, des outils et tutoriels en lien avec l’activité logistique (au siège et sur les terrains) ;
• Participer à la réflexion stratégique dans le cadre des chantiers transversaux en lien avec les autres services, et notamment ceux liés à l’achat de médicaments (contrôle qualité, gestion de stock pharmaceutique, etc.) ;
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la programmation logistique siège ;
• Contribuer au « montage », à la signature et à la bonne exécution des contrats cadres siège relatifs aux besoins des terrains ;
• Appuyer les différentes unités opérationnelles pour la rédaction de proposition de projets et budgets sur les questions relatives aux achats et transports internationaux ;
• Veiller à la mise en place et au respect d’une politique d’approvisionnement pour ses missions via des visites terrains (formation des équipes nationales et rencontre des opérateurs économiques de la zone).

Appui au Service des Urgences et du Développement Opérationnel :

• Développer une expertise conseil auprès du service en matière de solutions, d’équipements et de matériels ;
• Gérer la constitution, le renouvellement et le stockage des malles et kits exploratoires ;
• Assurer la mise à disposition et la restitution des matériels et équipements ainsi que la formation nécessaire à leur bonne utilisation.

Ressources humaines :

• Participation aux briefings et débriefings des équipes terrain et siège ;
• Participation à la Préparation Au Départ.

Expériences / Formation du candidat :

• Formation ou Expérience en pharmacie fortement apprécié/e ;
• Compétences techniques de niveau supérieur en logistique, chaîne d’approvisionnement, logistique humanitaire ;
• Expérience professionnelle de 1 an minimum, une mission en solidarité internationale serait un plus ;
• Connaissance des procédures d’achats des bailleurs de fond (UE, USAID,…) fortement appréciée ;
• Langues: Maîtrise de l’anglais indispensable à l’écrit et à l’oral.

Qualités du candidat :

• Organisation et rigueur ;
• Capacité de rédaction ;
• Aptitudes à la négociation ;
• Réactivité, adaptabilité, sens des priorités ;
• Motivation pour travailler dans une structure humanitaire.

Salaire / Indemnité :

Statut : Employé
Type / Durée du contrat : Contrat à Durée Indéterminée
Salaire : 2.500 € brut mensuel, sur 12 mois

Prise en charge à hauteur de 50% du titre de transport, des Tickets Restaurant (d’une valeur faciale de 8 euros / jour) et de la mutuelle santé et prévoyance.

Congés: 5 semaines de CP par an, 1 RTT par mois (37 heures / semaine).

Comment postuler :

Merci d’envoyer CV et Lettre de motivation à Natalia Montoya, Chargée des Ressources Humaines Siège, à recrutement-siege@premiere-urgence.org avec la référence ChAcha2019 .