Première Urgence Internationale recherche un logisticien administrateur, Maradi, Niger

Contexte :

Première Urgence Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 3 millions de personnes dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et en France.

PUI est présente sur l’ensemble des crises qui touchent le Sahel, et ce depuis de nombreuses années : crise du lac Tchad avec des missions au nord-est du Nigeria et au nord-Cameroun, conséquences de la guerre au Darfour avec une mission à l’est du Tchad (depuis laquelle des évaluations ont été menées autour du Lac Tchad en 2016) et plus récemment une crise migratoire avec une mission en Libye depuis 2017.

Le Niger, pays déjà affecté par des problématiques structurelles, se trouve au cœur d’une crise humanitaire suite à l’incursion des groupes armés non étatiques au nord Mali depuis 2012 et aussi par la crise régionale du Bassin du Lac Tchad. Cette insécurité a provoqué de nombreux déplacement des populations réfugiés ou migrantes qui se croisent sur le territoire Nigérien.

L’insécurité dans la zone de Maradi se traduit par du banditisme transfrontalier avec le Nigeria, responsable du vol des bétails, d’enlèvement avec demande de rançon et d’assassinats ciblés.  Les incidents se concentrent en particulier dans les zones de Madarounfa et Guidan-Roudji, provoquant d’importants mouvements de population, internes et d’origine nigérienne, mais aussi venant du Nigéria voisin. Cette situation provoque une augmentation  des besoins humanitaires dans un contexte de pauvreté chronique et d’accès limité aux services de base essentiels. Les femmes et les enfants, plus exposés aux menaces, apparaissent également parmi les groupes les plus vulnérables de la population.

La dégradation continue du contexte sécuritaire dans la zone frontalière du Niger avec le Mali et le Burkina Faso se manifeste notamment par l’augmentation des mouvements de population dans la région de Tillabéri, de Tahoua et de Banibangou. Ces populations déplacées internes et refugiées sont plus concentrées dans les départements de Torodi, d’Ouallam. Dans ces deux départements, PUI, depuis 2017 après une mission exploratoire continue à apporter une assistance sanitaire aux populations impactées par l’insécurité et cela à travers la mise en œuvre successive de plusieurs projets multisectorielles intégrant la santé, la nutrition, l’eau hygiène assainissement et la protection.

En plus de la région de Tillabéri et dans le but d’élargir son champ d’action humanitaire au Niger, PUI a décidé en septembre 2021, de réaliser une mission exploratoire dans les districts sanitaires de Madarounfa et de Guinda-Roumdji, région de Maradi. Cette évaluation a permet de ressortir plusieurs besoins urgents en matière de la santé, la nutrition, l’eau hygiène assainissement ainsi que de la protection chez les populations.

Dans une région déjà sensible du fait des problématiques structurelles, des difficultés d’accès aux services publiques et des risques épidémiques en raison de la nature géographique et des dynamiques sociales, la région de Maradi voit aujourd’hui sa couverture en soins de santé primaire baissée de jours en jours. Face à cette situation, PUI souhaite mettre en œuvre un projet d’assistance sanitaire aux populations déplacées et hôtes victimes de l’insécurité dans les régions sanitaires de Maradi, Tillabéri et Dosso (Niger).

C’est dans ce contexte que PUI cherche un Logisticien/Administrateur basé à Maradi pour la mise en œuvre de ses activités dans la région de Maradi, plus précisément dans le département de Madarounfa et de Guidan-Roumdji.

Description du poste :

Objectif global :

• Sous la supervision du coordinateur administratif et du coordinateur logistique, le logisticien – administrateur assure la gestion administrative, comptable, financière et logistique de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et de Première Urgence Internationale ;
• Il organise le support logistique et administratif aux programmes, est le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines de Première Urgence Internationale et veille à la mise en œuvre de l’ensemble des activités logistiques sur sa base d’affectation ;
• Il appuie, suit et forme les membres de son équipe ;
• Il assiste le Coordinateur terrain dans la mise en œuvre des règles de sécurité.

Responsabilités et activités à réaliser :

Gestion d’équipe

• Définir les besoins en personnel administratif et logistique sur sa base et participer à son recrutement  en fonction des moyens alloués ;
• Former et appuyer les membres de son équipe sur sa base d’affectation ;
• Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative et logistique ;
• Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe ;
• Effectuer les EAP des membres de son équipe.

Reporting / communication  :

• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur ;
• Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Première Urgence Internationale sur demande et/ou sur délégation ;
• Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes) ;
• Assurer le suivi des dossiers d’achat et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes ;
• Superviser l’envoi des archives administratives, faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie ;
• Assurer le reporting administratif et logistique vers sa coordination selon le calendrier établi ;
• Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au coordinateur logistique ;
• Fournir aux coordinateurs logistiques et administratifs tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux.

Administration :

Gestion administrative du personnel :

• Participer à l’accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif ;
• Veiller à la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base ;
• Assurer l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Première Urgence Internationale ;
• Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base ;
• S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel ;
• Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation ;
• Participer à l’instruction et à la décision des mesures disciplinaires ;
• Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat ;
• Superviser le recueil des éléments permettant l’établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci ;
• Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés ;
• Participer à l’application des politiques salariales et sociales de Première Urgence Internationale ;
• Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits ;
• Tenir à jour l’organigramme de la base.

Trésorerie / comptabilité :

• Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses ;
• Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds ;
• Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les responsables programmes ;
• Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures de Première Urgence Internationale ;
• Assurer la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse ;
• Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre ;
• Préparer la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base ;
• Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination.

Suivi budgétaire / financements :

• Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base ;
• Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes ;
• Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaires ;
• Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation ;
• Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds ;
• Assister le coordinateur administratif dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits ;
• Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets.

Logistique :

Gestion de l’approvisionnement :

• Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau local ;
• Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs ;
• Maitriser les procédures d’achat de Première Urgence Internationale et celles des bailleurs finançant les programmes de la  base ;
• Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales ;
• Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI ;
• S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique ;
• Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats ;
• Participer à la rédaction des appels d’offre ;
• Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation ;
• Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison ;
• S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures de Première Urgence  Internationale ;
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs.

Gestion du parc véhicules :

• Négocier les contrats de location de véhicules ;
• Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la base ;
• Etablir le planning des mouvements de véhicules ;
• S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;
• Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances ;
• Responsabiliser l’équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à Première Urgence Internationale ;
• Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule ;
• Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules ;
• Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées ;
• S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules.

Gestion du parc équipement / télécommunication :

• Mettre à jour l’état de parc en temps réel ;
• Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités ;
• Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel ;
• Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication ;
• Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication.

Gestion et suivi du parc informatique :

• Mettre à jour les antivirus ;
• Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données ;
• S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique de sa base ;
• Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation pour sa base.

Gestion des stocks :

• Choisir les locaux, décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage ;
• S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption ;
• S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock ;
• Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage ;
• Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks.

Sécurité :

• Mettre en œuvre les moyens déterminés par l’équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes ;
• Former les équipes aux procédures et règles de sécurité ;
• Faire remonter les informations relatives à la sécurité à son responsable hiérarchique.

Candidature :

Les candidats qui souhaitent postuler doivent envoyer leur dossier à ner.recrutement@premiere-urgence.org  au plus tard le 26/07/2022, à 17h00, incluant :

• Une lettre de candidature ou lettre de motivation adressée au Coordinateur Administratif & Financier ;
• Un CV détaillé et actualisé avec au moins 3 références ;
• Copies des diplômes et attestations de services rendus. 

Objet du courrier électronique : « OFFRE D’EMPLOI N° 10/PUI/NIA/2022 – LOGISTICIEN/ADMINISTRATEUR ».

NB :

• Les dossiers incomplets ne seront pas traités ;
• Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés ;
• Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

PUI ne perçoit pas de frais de quelque nature que ce soit à aucun stade du processus de recrutement (dépôt, traitement des candidatures, entretien, test, etc..). Nous vous recommandons donc de refuser systématiquement toute demande d’argent requise en ce sens pour votre dossier de candidature.