Population Services International recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) et logistique, Dosso, Niger

Population Services International recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) et logistique, Dosso, Niger

 

Contexte :

Impact Malaria est un projet de lutte contre le paludisme financé par PMI/USAID qui est mis en œuvre à travers un consortium constitué de quatre partenaires : Population Services International (PSI) qui est le principal récipiendaire, JHPIEGO. Medical Care Development International (MCDI) et de l’Université de Californie à San Francisco (UCSF).  Ce projet dont l’objectif principal est de renforcer et d’étendre la provision des services liés au paludisme devra être implanté dans plusieurs pays d’Afrique, incluant le Niger qui est devenu récemment un pays prioritaire pour PMI.  Dans ce pays, Impact Malaria couvrira un certain nombre de districts dans les régions de Dosso et de Tahoua pour soutenir les efforts du PNLP pour étendre et améliorer la prise en charge des cas du paludisme et de la prévention de cette maladie chez les femmes enceintes ainsi que pour mettre en œuvre des campagnes de CPS.

Dans le cadre de la mise en œuvre de son Programme « Impact Malaria », PSI/Niger recrute un (01) Assistant/e administrative et logistique pour soutenir l’équipe technique dans la mise en œuvre opérationnelle des activités dudit programme.

Le poste sera basé à Dosso.

 

Résumé du poste :

Sous la supervision hiérarchique directe du Coordonnateur Technique Régional de Dosso avec un lien matriciel avec les Ressources Humaines & administration, Logistique et Finance de PSI. Sa mission est de participer à l’application effective des procédures administratives finances, Ressources humaines et Logistiques notamment :

Gestion des Ressources Humaines :

• Assiste dans l’intégration des nouveaux employés du projet selon les pratiques et procédures de PSI ;
• Assure et suit l’ensemble des processus de gestion de temps (absentéisme, présentéisme des salariés) et coordonne l’information auprès des managers ;
• Appui l’équipe du département RH & Administration pour l’affiliation des nouvelles embauches aux diverses caisses et assurances, finalisation des procédures de sortie (Exit) des employés du Projet ;
• Assiste la direction du projet dans l’élaboration d’un plan de congés du personnel du projet avec la direction et les superviseurs d’équipe et en assurer le suivi ;
• Suit avec le Département RH & Admin que les Managers opérationnels et la Direction du projet trouve des réponses et directives sur les questions RH et de culture organisationnelle ;
• Assister l’équipe de Coordination RH dans la mise à jour de la base de données du personnel (congés, Récupération, démissions, retraites, contrats, assurance) ;
• Accompagne les staffs du projet dans la gestion de l’Effort Reporting / validation des timesheets ;
• Participer à la mise à jour régulière   de la base de données de tout le personnel de l’équipe projet ;
• S’assure, en collaboration avec les ressources humaines, de la bonne documentation et archivage des dossiers (Fichiers du personnel, contrats, JDs, évaluation …) ;
• Scanne, envoi et conserve tout document relatif au personnel au département RH à Niamey.

Administration :

• S’assurer du paiement à temps   des factures inhérentes à la base (Eau, Electricités, gardiennage, ménages) ;
• Apporte un support à l’équipe du projet IMPACT MALARIA, en contribuant à assurer le bon fonctionnement de l’administration générale du projet ;
• S’assurer du fonctionnement des services de gardiennage et ménage dans la base ;
• Assure la gestion des consommables (fournitures de bureau, café, sucre, Thé etc…) et, préparer les notes de paiement selon les procédures ;
• Apporte un appui à l’équipe de mise en œuvre dans la rédaction et la gestion des correspondances sur le projet ;
• Apporte un appui à l’organisation des voyages nationaux et internationaux des staffs du projet ;
• Suivre avec l’administration les ordres de mission et les prises en charges d’hébergement pour les visiteurs internationaux du Programme ;
• Soutient l’équipe Administrative dans la gestion des visiteurs nationaux et internationaux du projet ;
• Coordonner l’organisation des rencontres (réunions, ateliers, formations) de travail internes et externes du projet ;
• Scanne, envoi et conserve tout document relatif à l’administration au département à Niamey.

Logistique :

• Etablir une liste mise à jour des prestataires dans tous les départements de la région en matière de location salle, véhicule, restauration, imprimerie conformément aux procédures de PSI et les exigences du bailleur ;
• Enregistre et envoi toute réquisitions faites par l’équipe du projet au service logistique de Niamey ;
• Gérer le Magasin de la base conformément aux procédures de PSI et les exigences du bailleur ;
• S’assurer du paiement des factures des prestataires après les activités ;
• Participe aux comités d’achat du projet IMPACT MALARIA et en assurer le secrétariat ainsi que le suivi des commandes auprès de la logistique ;
• Assiste la Logistique dans les processus administratifs d’achats de biens et services sur le projet en tenant à jour le tracker des achats dans l’esprit et selon le manuel des achats de PSI et les exigences du bailleur ;
• Assure l’approvisionnement en fournitures de bureau et organiser sa gestion selon les exigences du Projet ;
• Appui l’organisation des activités externes et internes (séminaires, ateliers,) notamment les achats liés aux services de restauration et d’hébergements en conformité avec la procédure logistique ;
• S’assurer du contrôle de stock pour le matériel de bureau et consommables du projet ;
• Superviser la gestion des stocks de fournitures, des articles non? consommables (Équipements et matériels), ainsi que les inventaires ;
• Maintenir le registre des biens de valeur et s’assurer que l’inventaire des mobiliers du projet est mis à jour en conformité avec les procédures de PSI et les exigences du bailleur.

Finance :

• S’assure que les réquisitions sont correctement faits et transmis à temps aux finances au moins un mois avant l’exécution de l’activité ;
• S’assure et transmet à temps les autorisations des voyages aux Finances ;
• Suivre les demandes d’information et/ou de réclamation demandées par les finances et transmettre à temps les observations au staff concerné ;
• Suivre les demandes d’achats et des services des bureaux régionaux ;
• Assister l’équipe de Finance dans des paiements sur le terrain en cas de formations, CPS ou toute autre activité sur le terrain ;
• Veiller que les réconciliations des avances sont faites et transmises 5 jours après l’activités ;
• Assister l’Equipe de finance dans la fourniture des réponses aux requêtes de PSI/Washington par rapport aux Projets PMI/USAID.

Autres tâches : Exécuter toutes autres tâches dans le cadre de ses fonctions et compétences sur demande de son supérieur hiérarchique.

 

Profil du poste :

• Être détenteur d’au moins un diplôme supérieur Bac+3 en gestion ou diplôme similaire avec une spécialisation en Economie, finance, administration, logistique, RH ou connexe ;
• Une bonne expérience d’au moins 2 ans en Gestion des ressources Humaines, administration d’entreprise, comptabilité et logistique administrative ;
• Être familier (ère) avec l’administration du personnel, à la logistique administrative au sein d’une ONG internationale ;
• Avoir une connaissance des procédures administratives liées aux personnels et aux biens ;
• Avoir une connaissance des procédures logistiques liées aux achats et à la gestion des immobilisés ;
• Parler et écrire le français couramment ;
• Connaissances de techniques d’entretiens téléphoniques ;
• Capacité à gérer plusieurs échéances et processus à la fois ;
• Maitrise de l’outil informatique (Word et Excel, feuille de calculs et processeur de texte indispensable ;
• Sens de la communication et du contact ;
•  Sens de l’écoute ;
• Sens de l’organisation ;
• Un esprit de synthèse ;
• Avoir une excellente faculté d’observation et d’analyse ;
• Avoir de solides connaissances en psychologie du travail ;
• Être rigoureux ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Savoir gérer le stress ;
• Capacité organisationnelle ;
• Capable de travailler sous pression et respecter les échéances.

Durée du contrat :  Un (01) an.

Nombre de poste : Un (01)

Lieu d’affectation : Dosso

Date d’ouverture : Jeudi 08 juillet 2021

Date limite :  Mercredi 15 juillet 2021 à 18H 30

Pour postuler ?

Votre profil correspond à ce que nous recherchons, prière de suivre le lien suivant et de répondre rigoureusement et objectivement aux questions qui y sont posées.

 

Postuler ici

NB : PSI Niger ne prend pas les dossiers de candidature physiques, toute candidature doit se faire en ligne à travers le lien donné ci-haut.

Pour toute question ou demande de clarification prière de nous contacter au +227 20722930 ou via recrutement.niger@psi.org.

Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.

NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées.