Population Services International recherche un assistant administratif, Zinder, Niger

Contexte :

Population Services International (PSI) est une organisation non gouvernementale à but non lucratif qui utilise le marketing social et la communication pour le changement de comportement pour cibler et offrir des services et des produits de santé de qualité aux populations vulnérables et à faible revenu.

Au Niger, PSI travaille essentiellement dans le domaine de la santé de la reproduction y compris les soins après-avortement, le dépistage et la prévention du VIH chez les FDS, la prévention et traitement du paludisme chez les enfants et les femmes enceintes.

Ainsi dans le cadre de renforcement de son équipe de soutien, PSI cherche a recruté une assistante d’administration pour appuyer l’équipe déjà en place.

MISSION PRINCIPALE :

Sous la supervision du Coordinateur RH & Administration, l’Assistant/e d’Administration assistera dans l’administration, dans la gestion des exonérations et de support aux opérations de la plateforme. Il ou elle aidera la direction dans toutes les tâches administratives et contribuera à l’atteinte des objectifs organisationnels.

OBJECTIFS ET TÂCHES SPÉCIFIQUES :

Objectif 1 : Soutien administratif

Activités :

• Assister l’équipe PSI-Niger dans leurs tâches administratives ;
• Participer à l’organisation des rencontres (réunions, ateliers, formations) de travail internes et externes ;
• Veiller à l’archivage et à la distribution des rapports de réunion, des notes de service et toute autre information ;
• Rédiger les comptes rendus des réunions de PSI-Niger ;
• Traduction et interprétation de document français-Anglais et vice-versa ;
• Assister les chauffeurs dans la préparation et soumission de leurs TimeSheet ;
• Assister les visiteurs internationaux (réservation d’hôtel, visa…) ;
• Faire les démarches de prolongation des visas de séjour ;
• Exécuter toute autre tâche demandée par la direction.

Objectif 2 : Gestion des exonérations :

Activités :

• Aider à l’élaboration des listes des besoins en exonérations des projets ;
• Aider au remplissage des formulaires de demande d’exonération ;
• Aider au rassemblement et au montage de toute la documentation d’exonération ;
• Déposer et faire le suivi régulier des dossiers au niveau de la DONGAD, DGI, DGD et USAID ;
• Récupérer les dossiers d’exonération pour distribution et archivage ;
• Maintenir un tableau de suivi de tous les dossiers d’exonération en cours ;
• Faire toute autre tâche demandée par le superviseur.

Objectif 3 : Fournir un backup aux opérations et aux projets :

Activités :

• Fournir un appui RH et Administratif au Département RH ;
• Soutenir les activités Comptables au bureau et sur le terrain ;
• Participer aux activités terrain en soutien aux projets.

Objectif 4 : Fournir un appui Logistique aux opérations et aux programmes

• Etablir une liste mise à jour des prestataires dans tous les départements de la région en matière de location salle, véhicule, restauration, imprimerie conformément aux procédures de PSI et les exigences du bailleur ;
• Enregistre et envoi toute réquisitions faites par l’équipe du projet au service logistique de Niamey ;
• Gérer le Magasin de la base conformément aux procédures de PSI et les exigences du bailleur ;
• S’assurer du paiement des factures des prestataires après les activités ;
• Participe aux comités d’achat du projet et en assurer le secrétariat ainsi que le suivi des commandes auprès de la logistique ;
• Assiste la Logistique dans les processus administratifs d’achats de biens et services sur le projet en tenant à jour le tracker des achats dans l’esprit et selon le manuel des achats de PSI et les exigences du bailleur ;
• Assure l’approvisionnement en fournitures de bureau et organiser sa gestion selon les exigences du Projet ;
• Appui l’organisation des activités externes et internes (séminaires, ateliers,) notamment les achats liés aux services de restauration et d’hébergements en conformité avec la procédure logistique ;
• S’assurer du contrôle de stock pour le matériel de bureau et consommables du projet ;
• Superviser la gestion des stocks de fournitures, des articles non? consommables (Équipements et matériels), ainsi que les inventaires ;
• Maintenir le registre des biens de valeur et s’assurer que l’inventaire des mobiliers du projet est mis à jour en conformité avec les procédures de PSI et les exigences du bailleur.

PROFIL DU CANDIDAT :

CONNAISANCES ET ÉXPERIENCE REQUISES :

• Avoir un BAC + 3 en Management, Logistique ou Administration ;
• Au moins cinq (5) ans d’expérience post-qualification en Administration ;
• Une expérience avec des projets ou des ONG est recommandée ;
• Une bonne connaissance de droit social et du travail nigérien est nécessaire ;
• Bonne connaissance des procédures comptables et fiscales ;
• Une expérience en assistance administrative est un atout ;
• Une bonne connaissance de l’anglais est nécessaire ;
• Bonnes / excellentes compétences en informatique (les tableurs surtout) ;
• Maîtrise des logiciels informatiques (Quick Books, Word, Excel, etc…) et des salaires est un atout ;
• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.

Aptitudes Personnelles :

• Très bon esprit de créativité, d’innovation et de vision ;
• Forte capacité à prendre des initiatives ;
• Une bonne confidentialité et discrétion ;
• Aptitudes d’analyse et de synthèse ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Intégrité et diplomatie;
• Respect de la diversité culturel ;
• Etre un militaire serait un atout.

Comportements (nos valeurs en pratique) :

Le candidat que nous recrutons incarnera les valeurs de PSI suivantes :

• Mesure : Vous utilisez des preuves tangibles pour prendre des décisions et guider votre travail. Vous définissez des objectifs clairs à l’avance et expliquez clairement si vous devez les modifier ;
• Pragmatisme : vous vous efforcerez d’obtenir le meilleur résultat possible avec les ressources disponibles. Vous ne serez pas paralysé par le besoin de rendre les choses parfaites ;
• Honnêteté : vous êtes responsable de vos erreurs et êtes ouvert au sujet de vos faiblesses – c’est le seul moyen d’apprendre et d’améliorer vos connaissances ;
• Collaboration : vous établirez rapidement une carte mentale sur laquelle vous pouvez compter, pour votre équipe, au siège et dans nos bureaux de pays – si vous essayez de tout faire vous-même, vous ne réussirez pas ;
• Confiance : vous acceptez les limites de votre sphère de contrôle et donnez à vos collègues le bénéfice du doute ;
• Engagement : vous visez le long terme et souhaitez évoluer au même rythme que l’organisation, tout comme PSI sert ses consommateurs et ses partenaires avec les gouvernements des pays dans lesquels nous intervenons.

• Nombre de poste : Un (01) ;
• Durée du contrat :  Un (01) an ;
• Lieu d’affectation : Zinder ;
• Date d’ouverture : 04 aout 2021 ;
• Date de clôture : 15 aout 2021.

Pour postuler ?

Votre profil correspond à ce que nous recherchons, prière de suivre le lien suivant et répondre rigoureusement et objectivement aux questions qui y sont posées :

Postuler ici

• NB : PSI Niger ne prend pas les dossiers de candidature physiques, toute candidature doit se faire en ligne à travers le lien donné ci-haut ;
• Pour toute question ou demande de clarification prière de nous contacter au 20722930 ou via recrutement.niger@psi.org.

Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.recrutement.niger@psi.org

NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées.