PNUD est à la recherche d’un(e) Associé/e au PMSU (Programme Management Support Unit)
- Organization: UN Office Africa
- Country: Chad
- City: N’Djamena
- Contract Type: FTA Local
- Post Level: G6
- Deadline Date: Friday, 11 May 2018
Description
Sous la supervision générale du Directeur Pays Adjoint (P&O) et la supervision directe du Spécialiste en Finance, l’Associé/e au PMSU (Programme Management Support Unit), a pour mission principale d’appuyer le bureau en matière de la coordination et de gestion rigoureuse, transparente et axée sur les résultats du Programme Pays.
Il/elle participe activement à l’exécution des services financiers du programme permettant une utilisation effective et transparente des ressources financières et l’intégrité des services financiers.
Il/elle contribue à l’identification des réponses créatives face aux nouveaux défis et opportunités du Programme Pays. Elle/Il apporte une assurance qualité dans la planification budgétaire, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des activités du Programme Pays. Elle/Il est responsable de la promotion d’un environnement de collaboration axé sur les clients et les résultats et conforme aux règles et procédures du PNUD (Programme and Operations Policies and Procedures – POPP) et du Cadre de Contrôle Interne du Bureau Pays.
L’Associé/e au programme travaille en étroite collaboration avec la Direction et les Unités du Programme et des Opérations ainsi que les projets dans l’étude et la préparation des rapports financiers. Il/elle travaille également avec le Siège pour résoudre des questions complexes relatives aux programmes et aux opérations.
- S’assure de de la conformité des activités financières avec les règles, règlements et politiques des NU et du PNUD
- Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits
- Appui dans la mise en place du cadre de contrôle interne et au fonctionnement adéquat d`un système de gestion des ressources financières axé sur les clients
- Appui à la planification/allocation budgétaire pluri- annuelle des ressources du Programme ; analyse des écarts des plans de travail annuels et trimestriels des projets de développement avec le cadre de planification des ressources et recommandations de mesures rectificatives (révisions budgétaires)
- Appui dans le processus de suivi rigoureux de la trésorerie des projets de développement (ASL), identification des goulots d’étranglement et mise en œuvre de mesures idoines conformes aux procédures
- Analyse de la fiabilité des demandes d’avances de fonds trimestrielles NIM et ONG et de leur conformité avec les procédures et réglementation du PNUD en matière de gestion des avances ;
- Contrôle les dossiers soumis à l’envoi du budget des projets au KK sur la base des documents de projets et des budgets des projets signés
- Suivi de l’évolution de la situation globale des dépenses des programmes et projets à travers ATLAS : Assurance de la fiabilité des rapports de décaissements trimestriels consolidés (CDR); Génération, partage et envoi à la certification trimestrielle et annuelle des CDRs par le Gouvernement et les autres agences d’exécution
- Préparation des rapports réguliers (DEX, Atlas, bailleurs,) à temps et en qualité sur la situation des ressources du programme
- Suivi périodique des Dashboard et des exceptions, identification des solutions
- Assurance d’une exploitation efficace d’ATLAS (insertion systématique des données relatives aux projets) en appui à la gestion financière des projets de développement et de gestion
- Appui dans le processus d’application rigoureuse de la politique de recouvrement des coûts (GMS, ISS)
- Assurance de la clôture opérationnelle et financière des projets de développement conformément aux procédures et dans les délais prescrits
- Assurance de l’archivage des documents tels que les CDR signés, les rapports trimestriels, les accords de financements et leurs extensions sans coûts
- Appui à la formulation et/ou à la révision d`un plan de renforcement des capacités nationales si nécessaire
- Point focal pour le HACT et appui au renforcement des capacités NIM conformément aux manuels de gestions des projets et programmes et aux recommandations des études macro/micro du processus d’Harmonisation des modalités de transfert de cash du SNU (HACT)
- Appui au renforcement du DIM conformément aux exigences du PNUD et du cadre de contrôle interne du Bureau
- Organisation de formations dans le cadre du renforcement de la mise en œuvre ONG, conformément aux exigences de la modalité, y inclus l’assurance du diagnostic des capacités
- Appui dans l’élaboration du Plan Intégré de Travail (IWP) ainsi que les Plans de travail annuels, de même que l’identification des cibles annuelles
- Assurance que les budgets enregistrés dans ATLAS sont conformes aux PTAs signés avec la contrepartie nationale
- Suivi régulier des indicateurs de performance du Bureau : Dashboard Finance et IPSAS, identification des goulots d’étranglement, propositions de solutions idoines ; Introduction dans ATLAS des informations relatives au rapportage statutaire du Programme Pays (ROAR, Plan d’audits, etc.)
- Contribution, en collaboration avec le gouvernement et les autres agences du SNU, à la revue annuelle, à mi-parcours et final de l’UNDAF, CPD/ CPAP
- Prépare et assure le suivi des plans d’Audits annuels NIM, et des Audits du Bureau Pays ; Assurance de suivi des recommandations des audits, y inclus la mise à jour en ligne de la base de données relative au suivi de gestion des Audits NIM et du Bureau Pays
- Assurance du respect des exigences statutaires des conventions de financement/ accords de partenariats dans les délais prescrits
- Appui dans l’élaboration des accords avec les bailleurs, les accords de partage de coûts et de fonds fiduciaires
- Suivi de la réception des contributions des bailleurs en collaboration avec le GSSC et l’unité des contributions du siège, préparation d’éléments AR en suspens et les certifications annuelles
- Tracking et rapportage sur les ressources mobilisées en effectuant toutes les actions y relatives
- Suivi des rapports financiers à soumettre aux donateurs.
- Formation du personnel des Opérations/Programme/projets/partenaires sur la gestion financière et le RBM
- Elaboration d’une synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques sur les questions financières du programme et des projets
- Contribution substantive aux réseaux de connaissance et aux communautés de pratiques
IMPACT DES RESULTATS
Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité globale du programme du Bureau Pays, la bonne gestion des finances et le succès dans la mise en œuvre des stratégies du programme. Une analyse et une présentation correcte de l’information accroissent la position du PNUD comme partenaire solide. L’information fournie facilite la prise de décision de la part de la Direction.
Compétences fonctionnelles :
Création de partenariats
Niveau 1.1: Informations et bases de données
- Analyse les informations générales et sélectionne du matériel pour l`appui aux initiatives relatives à la création de partenariat
- Entretient les bases de données sur les bailleurs de fonds
- Effectue le tracking et élabore les rapports sur les ressources mobilisées
Promotion de l`apprentissage organisationnel et du partage de connaissances
Niveau 1.1: Recherche et analyse de base
- Recherche les meilleures pratiques et introduit de nouvelles méthodes plus effectives de performer dans le travail
- Identifie et communique des opportunités de promouvoir l`apprentissage et le partage de connaissances
Compétences professionnelles et expertise technique
Niveau 1.1 : Connaissance fondamentale des processus, des méthodes et des procédures
- Possède les capacités à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste
- Possède les connaissances de base des politiques et procédures de l`organisation liées au poste et les applique de façon consistante dans le travail
- Identifie les nouvelles et meilleures approches aux processus de travail et les applique dans le travail au quotidien
- S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage
- Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail
- Démontre une compréhension et une connaissance approfondie des procédures et des outils de gestion de projets et les applique de manière régulière dans le travail
Promotion du changement et du développement organisationnels
Niveau 1.1: Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans le changement organisationnel
- Recherche les meilleures pratiques sur le changement et le développement organisationnels
- Démontre des aptitudes à identifier les problèmes et proposer des solutions
Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion
Niveau 1.1 : collecte de données et mise en œuvre des systèmes de gestion
- Utilise les informations, les bases de données, les systèmes de gestion
- Fait des recommandations en relation avec les procédures du travail et la mise en œuvre des systèmes de gestion
Orientation vers le Client
Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients
- Prépare les rapports aux clients internes et externes a temps et en qualité
- Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes
- Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais
- Répond rapidement aux besoins des clients
Promotion du principe de recevabilité et gestion de programme basé sur les résultats
Niveau 1.1: Collecte et dissémination des informations
- Collecte et dissémine les informations sur les meilleures pratiques sur les systèmes de redevabilité et de gestion axe sur les résultats
- Maintient régulièrement les bases de données
Compétences générales
- Démontre /préserve les valeurs d’éthique et d’intégrité
- Démontre le sens de connaissances générales et un bon jugement
- L’auto développement, prise d’initiative
- Possède le sens d`esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe
- Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement
- Cree des énergies à travers l`autocontrôle
- Gère les conflits
- Apprentissage et partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres. Promouvoir l`apprentissage et la gestion et le partage de connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel
- Prises de décision transparentes et éclairées
Education :
- Diplôme d‘études secondaires avec une certification spécialisée en comptabilité et finance.
- Un diplôme universitaire ou BTS en administration des affaires (Business), ou administration publique, finances ou équivalent, serait souhaitable mais ne constitue pas une exigence.
Expérience :
- Expérience professionnelle d’au moins 6 ans avec une pratique avérée en administration/finance ;
- Expérience de travail avec les organisations internationales ou le système des Nations Unies
- Expérience dans la mobilisation de ressources financières auprès de bailleurs de fonds
- Expérience dans la gestion/animation d’une équipe
Aptitudes linguistiques:
- Parfaite maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais
Contract Duration: 1 Year with possibility for extension
