Oxfam recrute un Assistant aux approvisionnements et logistique (H/F), Est, Tchad
AVIS DE RECRUTEMENT
Titre du poste : Assistant aux Approvisionnements et Logistique
Lieu : Est
Objectif du poste : En collaboration avec le coordinateur logistique, s’assurer que la chaine d´approvisionnement et logistique depuis la base soit la plus efficiente et efficace pour répondre aux besoins des programmes d´Oxfam dans le pays.
Hiérarchie : Il (elle) dépend hiérarchiquement du Responsable Programme Terrain
Type de contrat : National-CDD
Candidatures : Externe
Durée du contrat : 12 mois
Date limite de dépôt de candidature : 15 janvier 2024
Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté.
Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.
Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.
Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs consulter le lien suivant : https://www.oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete.
Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.
Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.
La fonction
Oxfam au Tchad recherche un (e) Assistant (e) aux Approvisionnements et Logistique pour la mise en œuvre des activités de ses activités à l’Est. Il ou elle sera sous la supervision directe du Responsable Programme Terrain.
Responsabilités / tâches principales
- GESTION DES APPROVISIONNEMENTS
- Assurer le suivi de toutes les commandes sur instruction du/de la chargé (e) logistique ;
- Gérer et exécuter les réquisitions et dossiers d´achat (RFQ, CBA, PO ; etc..) en fonction des priorités opérationnelles, en collaboration avec le/ la chargé(e) logistique ;
- S’assurer que les commandes sont réceptionnées, veiller à ce qu’elles soient complétées et informer de toutes modifications ;
- Recherche des pro formats sur le marché et/ou contacte les fournisseurs selon les procédures ;
- Participation á l´évaluation des offres avec le comité d´analyse. Organisation des réunions des comités ;
- Rédige les contrats de biens, travaux et services de faibles montants ou standard (carburant, location véhicules ; etc.) ;
- Enregistrer et accuser réception des documents d’achat ;
- Etablie toute la documentation (réquisitions, cotations, reçu de paiement…) relatives aux paiements des journaliers et des contrats ;
- Suivre la réception des factures ;
- Suivi des paiements avec le département finance, de façon hebdomadaire pour assurer qu´aucun paiement reste en attente ;
- Assurer que les biens et services achetées remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats d´Oxfam et respect des principes d´achat durable ;
- S´assurer que tous les achats soient effectués en fonction des standards de qualité et des procédures d´achat d´Oxfam et s’assurer du meilleur rapport qualité- prix, et la livraison dans les délais impartis selon le plan d´approvisionnement ;
- Veiller à ce que tous les documents relatifs à l’Approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement Oxfam (Bon de commande, reçus, etc.…) ;
- Informer les demandeurs lorsqu’une réception de matériel est prévue et leur faire signer pour réception ;
- Gérer l’argent qui lui est remis pour les achats ou paiements de journaliers selon les normes Oxfam ;
- Partager chaque fin de semaines l’état le suivi d’exécution des réquisitions.
- Garant de l’application et du respect des règles et procédures de gestion de la flotte d’Oxfam ;
- Gérer et superviser les flux des mouvements de transport terrestre des véhicules d’Oxfam ;
- Organiser et assurer les maintenances et entretiens des véhicules et générateurs de la mission ;
- Contrôler l’installation et la maintenance des équipements radio ;
- Faciliter les communications entre les bases et les employés Oxfam dans le pays ;
- Assurer les contacts radios et téléphoniques tous les jours ouvrables avec les véhicules en mouvement et exceptionnellement aussi les voyages des week ends ;
- Garder le contact avec les véhicules pendant leur déplacement ;
- Superviser et former l’équipe sous sa responsabilité ;
- Garant de l’application et du respect des règles et procédures de gestion de la flotte d’Oxfam
- Veiller à l’application stricte des règles et procédures Oxfam en matière de gestion du parc auto
- Appuyer le chargé logistique à définir les normes spécifiques de gestion des véhicules et générateurs de la mission
- Aider le chargé logistique à définir les stratégies et politiques de gestion du parc auto et des générateurs
- Mettre en place la politique de renforcement des capacités du staff log sous sa supervision
- Gestion du Parc Auto et des Equipements Techniques
- Mettre en place un planning hebdomadaire des véhicules pour les déplacements terrain ;
- Assurer le dispatching intelligent des véhicules sur la base des demandes de transport ;
- Est en charge du suivi des équipements durables ;
Est responsable du parc des véhicules et des générateurs sur sa base. - Est responsable de l’application des procédures Oxfam ;
- Est le superviseur du travail du radio opérateur, des chauffeurs et journaliers ;
- Effectuer ou superviser les réparations ainsi que les aménagements nécessaires au niveau de la maison et du bureau ;
- Se tient garant du fait que chaque équipement durable est bien accompagné d’une Fiche d’Identification ;
- Se tient garant que tous les mouvements et événements de la vie de l’équipement apparaisse sur la Fiche d’Identification ;
- Signale au responsable log s’il y a des réparations ou entretiens à faire sur les équipements durables et fait le nécessaire pour les effectuer.
- Assurer les contacts radios et téléphoniques les jours ouvrables
- Respecter et faire respecter les procédures de communication Oxfam ;
- Etablir un contact radio avec les partenaires opérationnels sur le terrain ;
- Faciliter les communications entre les bases et les employés d’Oxfam dans le pays ;
- S´assurer que les communications transmises sont uniquement d´ordre professionnel ;
- S´assurer que les codes radios sont correctement utilisés par les employés détenteur de radio VHF ;
- Tenir à jour le log book radio (lieux, dates et heures des messages ou évènements importants).
- Gestion des entretiens et maintenances
- S’assurer que tous les chauffeurs effectuent des contrôles quotidiens des véhicules ;
- S’assurer que les équipements y sont en bon état et qu’il y a suffisamment de fluides et de carburant ;
- Vérifiez que les chauffeurs maintiennent le véhicule propre et lui rapportent tous défauts ;
- S’assurer que les maintenances et entretiens réguliers des véhicules et générateurs sont effectués conformément aux procédures en vigueur à Oxfam ;
- Coordonner ces services avec les prestataires extérieurs suivant le planning d’entretien ;
- Appuyer le chargé d´achat dans l´approvisionnement du carburant et des consommables (huile, lubrifiants, pièces détachées, etc) ;
- Contrôler l’installation et la maintenance des équipements radio
- S´assurer que les batteries des radios VHF sont en bon état de fonctionnement ;
- Vérifier que les connexions sont bien ajustées et que le matériel fonctionne correctement ;
- Protéger les équipements de communication contre la poussière et nettoyer le poste de travail régulièrement ;
- S’assurer du bon fonctionnement des installations solaires en collaboration avec le Chargé de logistique de la base.
- Gestion du stock
- Faire le plein des véhicules / Générateurs tous les vendredis & Lundis par une planification appropriée ;
- Collaborer avec le chargé WH/assets pour une gestion appropriée et de qualité des consommables ;
- Collaborer avec le chargé WH/assets dans la gestion des assets (biens) de l’Organisation (mise à jour de la liste des équipements radios (HF & VHF) et accessoires de la mission) ;
- Tenir à jour la liste des radios VHF et personnel Oxfam les utilisant.
- Rapport logistique
- Assurer l’achèvement et la compilation des rapports réguliers de transport, y compris l’analyse de la performance du parc dans le rapport mensuel de transport ;
- Saisir les données de carburation, de maintenance des véhicules et autres dans le Terra MAR pour des fins d’analyse ;
- Transmettre au chargé logistique toutes les informations et rapports etc., liés aux véhicules chaque fin du mois ;
- Effectue le suivi de consommation des véhicules et générateurs mensuellement ;
- Suivi des contrats de location des véhicules sur sa base et contrats cadre.
- Gestion de la Sécurité
- Aider les chauffeurs dans la préparation des rapports d’accidents et faire le suivi des actions ;
- S’assurer que les véhicules ont des extincteurs et une trousse médicale à jour à bord, que les ceintures de sécurité sont en bon état de marche ;
- Veiller au strict respect du protocole de communication radio par les utilisateurs ;
- S’assurer du check-in des véhicules, surtout de location avant tout déplacement.
- Gestion administrative
- Vérifier régulièrement que les documents administratifs du véhicule y sont présents et à jour ;
- Renouveler à temps les documents administratifs des véhicules (assurance, fiche technique, vignette etc.) ;
- Renouveler à temps les admissions temporaires (D18) et plaque d’immatriculation des véhicules en collaboration avec la coordination ;
- S’assurer que tous les chauffeurs remplissent dûment les carnets de bord des véhicules ;
- Veiller à l’application de tous les formulaires de demande de transport ;
- Gérer (suivi et renouvellement) avec les prestataires extérieurs les contrats de maintenance ;
- Archiver de façon appropriée tous les documents afférents à cette gestion ;
- Archiver les documents d’importation (licence, autorisation de fréquence) de ces équipements ;
- Documenter tous les rapports de perte /d’incident /d’accident relatifs à ces équipements.
- Ressources humaines
- Mettre en place et à jour le planning congé et de travail des chauffeurs et le suivre ;
- Fixer des objectifs du staff sous sa responsabilité en collaboration avec le chargé logistique ;
- Evaluer leur performance en collaboration avec le Logistics Coordinator ;
- Mettre à jour leur profil de poste en collaboration avec le Logistics Coordinator ;
- Organiser des réunions de travail avec le staff sous sa responsabilité régulièrement.
- Autres :
- Adhérer aux principes et valeurs d’Oxfam (https://www.oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete), les respecter et promouvoir la justice de genre et les droits des femmes (https://policy-practice.oxfam.org.uk/our-work/gender-justice#855afbea-dfa4-4084-a924-2e7d160e8a85) ;
- Comprendre les principes de l’équité, de la diversité, de l’égalité des genres, de la sécurité des enfants et de la santé et du bien-être du personnel, et a à cœur de les respecter;
- En fonction de la situation, assumer d’autres responsabilités identifiées par Oxfam ;
- Toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par Oxfam.
Compétences requises
Formation
- Avoir une licence en Electromécanique, technicien en Télécom / Informatique ou diplôme équivalent dans le domaine ;
Essentielles
- Avoir une expérience de 2 ans au minimum dans une position similaire au sein d’ONG internationale;
- Avoir des connaissances en Informatique (Word, Excel, internet Outlook etc.) ;
- Être proactif, disponible, savoir travailler en équipe multinationale et multidisciplinaire et travailler sous pression ;
- Être honnête, fiable et en bonne condition physique pour répondre aux exigences de l’emploi ;
- Avoir une bonne maîtrise du Français tant oral qu’écrit,
- Avoir un bon sens de l’organisation, la rigueur et la réactivité
Compétences Souhaitables
- Parler, écrire et lire l’arabe serait un atout (plus);
- Capacité à résoudre les problèmes
- Travail en équipe et Bonnes capacités interrelationnelles
Comment postuler
Dossiers à fournir
Mettez le titre du poste en objet du mail et attachez les fichiers ci-dessous :
- Une lettre de motivation (version PDF)
- Un curriculum vitae détaillé (version PDF)
NB : le complément de votre dossier vous sera demandé ultérieurement
Date limite de dépôt 15 janvier 2024 à 17 heures 00
Les candidatures sont reçues uniquement par email à l’adresse suivante : recrutementchad@oxfam.org
NOTE :
1. Adressez votre demande au Responsable des Ressources Humaines Oxfam au Tchad.
2. Seuls les candidats/es présélectionné/es seront contacté/es pour les tests écrits et entretiens.
3. Aucun dossier physique de candidature ne sera accepté ou pris en compte par Oxfam au Tchad.
N’Djamena 08 janvier 2024
Pour Oxfam au Tchad
Abdoulaye Soumana Amadou
Coordinateur Admin/RH