Oxfam recrute un archiviste à N’Djaména au Tchad

Objectif du poste :

Sous la supervision du Program Accoutant, Il/Elle assure :

• Le contrôle (révision) de la qualité des pièces comptables ;
• L’analyse de la conformité et de la régularité des justificatifs financiers par rapport aux procédures Oxfam ;
• L’archivage de l’ensemble de la justification financière (Dossiers de paiement ; dossiers d’audit ; les charges massives etc.) ;
• La compilation des justificatifs financiers pour les audits (internes/externes) ;
• Le ré-archivage de l’ensemble des justificatifs financiers après audit.

Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté.

Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.

Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.

Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs consulter le lien suivant : ici.

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.

Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.

La fonction :

Oxfam Intermon recherche un(e) Archiviste.

Responsabilités / tâches

1. Contrôle de la qualité et de la conformité des justificatifs financiers :

• Révision mensuel de l’ensemble des justificatifs financiers de la mission conformément aux procédures d’Oxfam ;
• Analyse de la qualité des pièces comptables et détection des irrégularités ;
• Analyse de la conformité des justificatifs financiers par rapport aux procédures internes Oxfam au Tchad.

2. Préparer la régularisation des justificatifs financiers :

• Identifier les informations manquantes et rendre compte au Program Accountant pour le suivi des régularisations ;
• Archiver les justificatifs après régularisation.

3. Archivage et tenue de l’historique d’archives :

• S’assurer de la régularité des pièces avant leur archivage ;
• Élaborer un système d’archivage ;
• Numérisation et classement électronique des documents dans box ;
• Archiver les justificatifs de paiement et autres justificatifs financiers suivant les règles d’archivage en vigueur à Oxfam Intermon au Tchad ;
• S’assurer que les justificatifs financiers sont archivés dans des conditions correctes ; informer le Program Accountant d’éventuels manquements à ces conditions ;
• Tenir à jour un registre électronique des archives finances, pour faciliter la recherche des pièces lors des audits (bailleurs et internes) ;
• Archiver toute la documentation finance dans des conditions correctes et en tenir un registre à jour :
  • Les rapports d’audits et autres documents d’audits : TDRs, rapports financiers et narratifs validés, …;
  • Les relevés et rapprochements bancaires, les inventaires de caisse et de coffre, les correspondances entre la banque et l’organisation, les correspondances avec les bailleurs.

4. Compilation des justificatifs financiers et autres pour audits bailleurs et/ou internes :

• Rassembler les justificatifs nécessaires à l’audit, en suivant les directives du Program Accoutant et selon les indications de la check-list Audit ;
• Suivant les indications du Program Accountant, vérifier la conformité et la régularité des justificatifs et procéder à leur régularisation avant audit ;
• Avec l’appui du Program Accountant, se mettre en relation avec la base pour la réception et le classement de l’ensemble de la documentation nécessaire aux audits ;
• Informer à temps d’éventuels irrégularités pour une régularisation rapide afin d’éviter les risques de remboursement ;
• Classer les documents et étiqueter les classeurs en vue de l’audit
• S’assurer que la mission Tchad garde une copie certifiée de chaque pièce dont l’originale aurait été confiée à un bailleur ou envoyée au siège pour audit ;
• Ré-archiver les pièces dans leurs classeurs d’origine après audit.

5. Autres :

• Toute autre tâche qui pourra être demandée par le responsable direct et qui sera incluse dans les objectifs de performance

Compétences requises :

• Diplôme universitaire en administration, comptabilité ou finance ;
• Au moins une année d’expérience dans un poste similaire avec une ONG ;
• Bonne maîtrise des tableurs et des logiciels sous Windows ;
• Excellente maîtrise du Français lu et écrit ;
• Savoir analyser la qualité des justificatifs ;
• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données ;
• Rigueur et sens de d’organisation ;
• Capacité de planification ;
• Capacité à gérer, prioriser la charge de travail et à respecter les délais.

Compétences souhaitables

• Connaissance des procédures d’achats et Financières d’Oxfam et les exigences des bailleurs ;
• Connaissance du logiciel comptable SAP
• Capacité de travail en équipe ;
• Initiative : volonté/capacité d’apprendre et autonomie.

Au regard de la nature de ses activités, Oxfam demande à tous ses employé/es des qualités de disponibilité et de flexibilité.

L’employé/e pourra être amené/e, sur demande de son superviseur, à accomplir d’autres tâches que celles mentionnées dans son profil de poste et/ou à travailler en dehors des horaires mentionnés sur son contrat.

Comment postuler :

Dossiers à fournir :

• Une lettre de motivation (Indispensable) ;
• Un curriculum vitae détaillé (Indispensable) ;
• Les photocopies des diplômes et attestations de services rendus (A remettre après si retenu(e) pour le poste) ;
• Un certificat médical d’aptitude au travail (A remettre après si retenu(e) pour le poste) ;
• Extrait de casier judiciaire (A remettre après si retenu(e) pour le poste).

Date limite de dépôt des candidatures : 17 Octobre 2019 à 17h00

Lieux de dépôt : Bureau d’Oxfam à N’Djamena. ou par email à l’adresse suivante : recrutementchad@oxfam.org

Note :

1. Adressez votre demande au Responsable des Ressources Humaines Oxfam Intermón Tchad ;
2. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour les tests écrits et entretiens ;
3. Les dossiers de candidature ne seront pas restitués et restent la propriété Intermón Oxfam.