Oxfam recherche un(e) chargé(e) de l’Administration et finance, Est, Tchad

Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté.

Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.

Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.

Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs consulter le lien suivant : https://www.oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete. 

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.

Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.

La fonction :

Oxfam au Tchad recherche un (e) Chargé/e de l’Administration et finance pour la mise en œuvre des activités de ses activités à l’Est. Il ou elle sera sous la supervision directe du Responsable Programme Terrain.

Responsabilités / tâches principales :

Finance :

• Assurer le suivi budgétaire (en coordination avec le Responsable terrain) des projets/programmes implémentés au niveau de la base de Farchana/Hadjaradid ;
• Elaborer les budgets pour les propositions aux bailleurs pour la base, en coordination avec le Responsable terrain, les officiers programme et le Coordinateur Finance ;
• Suivre la gestion financière des projets de la base en tenant compte des frais engagés, des obligations contractuelles envers les bailleurs de fonds (demande d’information, justification économique, modifications) et du chronogramme d’activités correspondant aux différentes parties budgétaires ;
• Informer le Responsable terrain (Responsable Budgétaire) et le Coordinateur Finance de tout incident pouvant affecter l’exécution correcte des contrats de cofinancement (retards d’échéance, sous-consommation ou dépassement de certaines parties budgétaires…) ;
• Elaborer les rapports financiers à soumettre aux bailleurs de fonds qui financent les projets de la base avec l’appui Technique du Coordinateur Finance à Ndjamena ;
• Veiller au respect des procédures et Politiques d’Oxfam Intermon (d’achats/service et travaux ; RH, etc.) et de celles des bailleurs de fonds.

Comptabilité et trésorerie de la base :

• Veiller à la mise à jour de la comptabilité (SAP) (que cela soit fait par lui-même ou par l’assistant comptable) ;
• Former et superviser les équipes finance sous sa responsabilité ;
• Clôturer et envoyer au Coordinateur Finance la comptabilité mensuelle de la base avec tous les documents de clôture mensuelle (inventaires, rapprochements et relèves bancaires, explication des avances non soldés à la fin du mois) ainsi que toutes les factures ;
• Responsable des engagements et des paiements concernant les dépenses de la base. Garantir le respect des procédures (OI, bailleurs, paie), la gestion correcte et l’archivage des dossiers comptables ;
• Assurer la bonne gestion des caisses et des comptes en banque de la base (gestion des versements et retraits, paiements et avances) ;
• Gérer et veiller à la sécurité du coffre-fort de la base en étroite collaboration avec le Responsable terrain ;
• Formuler et adresser des demandes mensuelles de trésorerie au Chargé Finance de la Coordination.

Administration :

• Former les assistants locaux au système de gestion et au logiciel SAP ;
• Rédiger et gérer les contrats (location, achat, service etc.), et les paiements y afférents. 

Ressources Humaine Locales :

• Responsable du recrutement du personnel national en collaboration avec la coordination RH ;
• Veiller au respect du Règlement Intérieur, du Code de Conduite et des politiques et Procédures RH d’Oxfam au niveau de sa base ;
• Elaborer et gérer les contrats de travail du personnel national de sa base et les envoyer à la Coordination pour signature ;
• Responsable de la gestion de la base de données de la base (traitement des salaires, gestion des congés, paiement des charges et cotisations sociales, gestion des avances …) ;
• Responsable (en collaboration avec le HR Officer de la Coordination) de la déclaration CNPS des nouveaux travailleurs nationaux de sa base ;
• Responsable de l’appliquer le système de droit disciplinaire selon la législation du pays et les procédures d’Oxfam au besoin;
• S’assurer de l’organisation les élections des délégués du personnel de sa base conformément à la législation tchadienne ;
• Rédiger et envoyer au Coordinateur HR/Admin le rapport mensuel RH de sa base avant le 5 du mois suivant ;
• Appuyer les employé/es de sa base pour la gestion de la performance des personnes sous leurs supervisions.

Ressources Humaines Expatriées :

• Maintenir à jour la base de données des Expatriés sur sa base ;
• Centraliser les demandes de congés et R&R (Repos & Récupération) de la base ;
• En collaboration avec l’Admin Officer de Ndjamena organiser les voyages de personnel expatrié de sa base ;
• Gérer les demandes d’avances du personnel expatrié de sa base conformément aux politiques et procédures d’Oxfam et transmettre au Coordinateur HR/Admin toutes les avances du personnel expatrié de sa base avant le 14 de chaque mois.

Suivi des Partenaires :

• Suivre l´exécution des accords de collaboration entre Oxfam et les partenaires de mise en œuvre des projets ;
• Suivre l’élaboration par les partenaires des rapports financiers requis et s’assurer de leur conformité avec les standards d’Oxfam et des bailleurs ;
• Renforcer les capacités du personnel finance des partenaires ;
• Assurer de la compilation de toute information sur les projets pouvant influencer les relations entre Oxfam et les partenaires.

Autres : 

• Adhérer aux principes et valeurs d’Oxfam (https://www.oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete), les respecter et promouvoir la justice de genre et les droits des femmes (https://policy-practice.oxfam.org.uk/our-work/gender-justice#855afbea-dfa4-4084-a924-2e7d160e8a85).
• Comprendre les principes de l’équité, de la diversité, de l’égalité des genres, de la sécurité des enfants et de la santé et du bien-être du personnel, et a à cœur de les respecter;
• En fonction de la situation, assumer d’autres responsabilités identifiées par Oxfam ;
• Toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par Oxfam

Compétences requises :

Formation ; Etudes supérieures/universitaires (ou équivalent) en Sciences Economiques, Gestion/Administration, comptabilité et contrôle de gestion.

Essentielles :

• Expérience professionnelle en gestion budgétaire et gestion des ressources humaines notamment avec les ONG Internationales ;
• Français (écrit et parlé) courant ;
• Maîtrise du logiciel Excel ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Avoir une bonne capacité de planification ;
• Etre Flexibilité et avoir une bonne capacité d’adaptation dans des contextes instables.

Compétences Souhaitables

• Connaissance du logiciel comptable SAP ;
• Connaissance du contexte du Tchad ;
• Connaissance et/ou expérience en gestion et suivi budgétaire de projets à co-financements ;
• Parler et écrire couramment l’anglais.

Comment postuler :

Dossiers à fournir :

Mettez le titre du poste en objet du mail et attachez les fichiers ci-dessous :

• Une lettre de motivation (version PDF) ;
• Un curriculum vitae détaillé (version PDF).

NB : le complément de votre dossier vous sera demandé ultérieurement.

Date limite de dépôt 24 janvier 2024 à 17 heures 00

Les candidatures sont reçues uniquement par email à l’adresse suivante : recrutementchad@oxfam.org

NOTE :

1. Adressez votre demande au Responsable des Ressources Humaines Oxfam au Tchad.
2. Seuls les candidats/es présélectionné/es seront contacté/es pour les tests écrits et entretiens.
3. Aucun dossier physique de candidature ne sera accepté ou pris en compte par Oxfam au Tchad.

Pour Oxfam au Tchad

Abdoulaye Soumana Amadou

Coordinateur   Admin/RH