Oxfam recherche un responsable administratif, Niamey, Niger

Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice et la pauvreté.

Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.

Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.

Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs, cliquez ici.

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.

Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.

Oxfam au Niger recrute un/une Admin Officer pour son bureau National ;

Salaire Annuel et Avantages               –Assez compétitif
Grade professionnel interne           D2
Type de contrat                      Déterminé
Famille de posteRessources Humaines
Rend compte               Responsable RH/ADMIN
Personnel rendant compte à ce poste            Agent d’entretien, Assistante Administratif, Assistante de Bureau
Lieux                              Niamey/ Niger

Bâtir une Oxfam plus forte au service des populations vivant dans la pauvreté.

 

Objectif de l’Equipe :

Réaliser un travail professionnel axé sur le développement organisationnel à travers les services des ressources humaines et de l’Administration, tout en fournissant des solutions proactives basées sur la résolution des problèmes et s’assurer que le personnel est efficacement recruté, géré et développé pour réaliser efficacement la stratégie de l’organisation

 

Objectif du Poste :

Sous la supervision de la Responsable des Ressources Humaines et de l’Administration la/le  Chargé-e de l’Administration assurera la mise en œuvre cohérente des meilleures pratiques administratives,  le fonctionnement général de l’Administration bureau du Niger en fournissant un excellent soutien administratif à l’ensemble du programme de pays pour une performance à fort impact et le succès de la mise en œuvre du programme.

Elle /il doit maintenir un niveau élevé d’efficacité, professionnalisme dans la délivrance du support administrative pour le bureau du Niger. Cela inclus la gestion du bureau, Guesthouse et équipement, la relation avec les services étatiques et l’avocat, la gestion des événements (atelier, réunion) . il/elle doit également garantir la gestion des missionnaires nationaux et internationaux notamment l’hébergement et le transport en étroite collaboration avec le service logistique.

Il /Elle va assurer la gestion de performance de l’équipe sous sa supervision.

 

Principales Responsabilités et Recevabilité :

1.Gestion de la relation Oxfam avec les autorités et partenaires (40%) :

  • Gestion des relations avec les autorités administratives du Niger avec les agences de voyage, les fournisseurs, y compris la gestion des contentieux, les partenaires (en rapport avec les programmes);
  • Obtenir les visas ou fournir les lettres d’invitation pour l’obtention des visas pour consultants, visiteurs et agents en partance en mission ou en mission/visite au Niger ;
  • Représenter Oxfam dans les réunions admin avec les autres ONG là la demande de la hiérarchie;
  • Renouveler régulièrement et dans les délais les documents administratifs officiels de l’organisation auprès des autorités compétentes;
  • Suivre avec le Programme la transmission du Rapport d’activités annuel au Ministère de Tutelle dans le délai;
  • Coordonner avec la chargée des Ressources Humaines les nouveaux venus afin de s`assurer que leur transport et hébergement sont organisés en conséquence et à temps ;
  • Tenir à jour une base de données des documents administratifs de l’organisation (contrats, assurances, Statut légal Oxfam, etc.) et s’assurer d’un bon suivi pour les éventuels renouvellements, tacite reconduction ou ceux qui sont terme;
  • Préparer et/ou faire la revue des contrats administratifs ou de partenariat (en rapport avec les programmes) et obtenir l’approbation du conseiller juridique;
  • Rédiger le draft des correspondances (lettres, memos, rapports et autres documents à la demande des responsables) et veiller au rangement de ces documents pour le Département administratif et pour le bureau.

2.Organisation des voyages et hébergement et événement (40%) :

  • Coordonner avec la logistique, l’arrivée des visiteurs et du personnel en visite sur la base et / ou des Bureaux des sites (perdiem, pick up, etc.);
  • Assurer l’acquisition du titre de transport  (UNHAS et vols internationaux) aux agents en partance en Mission et les visiteurs ;
  • Tenir à jour le planning visiteurs;
  • Gérer l’hébergement et le bien-être des visiteurs et voyageurs;
  • Mise à jour de la liste des agences de voyage avec l’appui de la logistique;
  • Faciliter l’organisation des voyages (visas, billet, hébergement, etc.);
  • Assurer que le Welcome pack et la liste de contact est à jour et partagée régulièrement;
  • Faire des réservations au niveau des restaurants et des hôtels au niveau local ;
  • Organiser des événements Oxfam, y compris des retraites pour le personnel, des événements d’équipe, des ateliers, séminaires,  partenaires, etc;
  • S’assurer également que les paiements et les contrats avec les hôtels sont à jour et ont un suivi efficace.

3.Gestion des locaux, bureaux, salles de réunion, Guesthouses et résidences (20%) :

  • Gérer le système de base de données des loyers et les payements de bail pour les bureaux et guesthouses ;
  • Assurer que toutes les propriétés louées (bureaux Coordination, terrain), logements individuels ; logements en groupe) ont un contrat de location valide;
  • Préparer tous les contrats de location et de bail;
  • Préparer les rapports réguliers sur les dépenses de fonctionnement du Bureau aux fins de décision;
  • Assurer le suivi et la mise à jour des contrats de location des Guesthouses et bureaux en étroite collaboration avec la Responsable des Ressources Humaines et de l’Administration;
  • Assurer la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux, afin d’assurer un environnement professionnel sécurisé pour tous les membres du personnel. Entreprend à cet effet toutes les démarches nécessaires pour rendre disponible les services de nettoyage, ainsi que l’approvisionnement des stocks de maintenance conformément aux plans et budget alloués à cet effet;
  • Assurer les suscriptions aux polices de l’eau, électricité, téléphone ainsi que du désabonnement y relatif;
  • Assurer la sécurité des locaux en collaboration avec le point focal sécu (extincteur, kit médical, KIT Covid 19,  formation, condition des fosses et des portes, évacuation en cas d’urgence, etc.);
  • Veiller au paiement du servie de gardiennage des bureaux et domicile si applicable ;
  • Suivre avec la logistique l’approvisionnement en matériel et fournitures de bureau pour le bureau et, pour le personnel de ménage ;
  • Coordonner avec l’équipe administrative l’envoi et la réception des courriers (physique, colis, ou électronique).
  • Etablir et Tenir à jour un système efficace de classement des documents administratifs sur les visas, les contrats bail, les correspondances ;
  • Suivi précis du niveau des lignes budgétaires pour les charges de fonctionnement du Bureau
  • Assurer l’hygiène et le bien être dans les locaux;
  • Organiser la gestion des effets personnels, l’hébergement temporaire, le logement et appuyer dans l’arrangement de la scolarité du personnel international déployé au Niger;
  • s’assurer que tout le matériel de bureau est bien entretenu;
  • Organiser un système de classement des documents important et confidentiels du Bureau ;
  • Mettre a jour les politiques du bureau au besoin;

 

Compétences techniques, expérience et connaissances :

Essentiel :

  • Diplôme universitaire, des grandes écoles de commerce et/ou de l’administration,  professionnel en administration ou avoir de l’expérience pertinente dans un rôle de leadership en administration et services généraux avec un minimum de BAC+3;
  • Former formellement en tant qu’administrateur ou Coordonnateur Administratif;
  • Un sens de l’organisation au-dessus de la moyenne;
  • Un minimum de 3 ans d’expériences en gestion de Bureau, de préférence dans le secteur des ONG internationales;
  • Capacité à travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, à  faire preuve de jugement, à respecter les délais et à travailler sous pression ;
  • Très bonne connaissance des lois et règlements du Niger en matière de démarches administratives, autorisations, Visa d’entrée et de séjour, taxes internes et portières, et réglementations liées au fonctionnement des ONG internationales au Niger;
  • Connaissance en gestion budgétaire et analyse des coûts;
  • Grande capacité d’influence et de création de réseau de relations;
  • Maitriser l’outil informatique (Internet, lotus note email, Word, Excel, Powerpoint);
  • Bonne communication et relation inter personnelle axées sur le service;
  • Intégrité et capacité à donner le bon exemple;
  • Bien organiser;
  • Honnête, minutieux, transparent, responsable ;
  • Avoir un esprit éthique et critique;
  • Adhésion aux valeurs, croyances et objectifs d’OXFAM.

Désirables :

  • Attention au détail
  • Aptitude à traduire et interpréter de l’Anglais /Français vers les langues locales et vice versa.
  • (Sur la base du modèle de leadership d’Oxfam)
CompétencesDescription
DécisifNous sommes confiant quant à pour prendre des décisions transparentes et à adapter les modes de prise de décision au contexte et aux besoins.
InfluenceNous avons la capacité de nous engager auprès de diverses parties prenantes de manière à accroître l’impact de l’organisation. Nous identifions les occasions d’influencer efficacement et, là où il n’y a pas d’opportunités, nous avons la capacité d’en créer d’une manière respectueuse et percutante.
HumilitéNous plaçons le « nous » avant le « moi » et mettons l’accent sur le pouvoir du collectif, entretenons l’équipe et jouons aux forces de chaque individu. Nous ne sommes pas concernés par le pouvoir hiérarchique, et nous nous engageons avec, faisons confiance à et accordons de la valeur aux connaissances et à l’expertise des autres à tous les niveaux de l’organisation.
Bâtir des relationsNous comprenons l’importance de bâtir des relations, à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Nous avons la capacité de nous engager avec les intervenants traditionnels et non traditionnels de manière à accroître l’impact de l’organisation.
EcouteNous avons une bonne capacité d’écoute et nous pouvons voir là où les niveaux les plus profonds des pensées et les hypothèses tacites diffèrent. Nos messages à l’endroit des autres sont clairs, et nous prenons en compte des préférences différentes.
Redevabilité mutuelleNous pouvons expliquer nos décisions et la manière dont nous les avons prises sur la base de nos valeurs organisationnelles. Nous sommes prêts à être redevable de ce que nous faisons et de la façon dont nous nous comportons, autant nous tenons les autres redevables d’une manière cohérente.
Agilité, Complexité, et AmbiguïtéNous analysons l’environnement, nous anticipons les changements, nous ne sommes pas gênés du manque de clarté et nous traitons avec d’un grand nombre d’éléments interagissant de façon diverse et imprévisible.
Pensée SystémiqueNous percevons les problèmes comme faisant partie d’un système global et de leur relation avec l’ensemble du système plutôt que de réagir isolément à une partie de ces problèmes, à un résultat ou à un événement particulier. Nous nous concentrons ainsi sur la cause et l’effet cyclique plutôt que de façon linéaire. En pratiquant la pensée systémique, nous sommes conscients et gérons bien les conséquences non intentionnelles des décisions et des actions de l’organisation.
Pensée et jugement StratégiquesNous utilisons le jugement, pesant le risque contre l’impératif d’agir. Nous prenons des décisions conformes aux stratégies et aux valeurs organisationnelles.
La visionNous avons la capacité d’identifier et de diriger des initiatives visionnaires qui sont bénéfiques pour notre organisation et nous fixons l’orientation à un haut niveau par un processus de visionnement qui engage l’organisation et divers parties prenantes externes.
Connaissance de soiNous sommes en mesure de développer un degré élevé de conscience de soi autour de nos forces et faiblesses et notre impact sur les autres. Notre conscience de soi nous permet de modérer et d’autoréguler nos comportements de sorte à contrôler et canaliser nos impulsions pour de bonnes fins.
Habiliter

 

Nous travaillons tous afin d’autonomiser et permettre à d’autres de réaliser les objectifs de l’organisation en créant des conditions de succès. Nous investissons passionnément dans les autres en développant leur carrière et pas seulement leurs compétences pour le travail. Nous créons des conditions de liberté; Nous accordons plus de liberté et faisons preuve de conviction et de confiance, soutenus par un appui approprié.

Procédure d‘application :

Si vous êtes intéressés / intéressées par cette opportunité, veuillez envoyer votre dossier de candidature à travers le lien suivant : Postuler ici

 puis POSTULER au plus tard le 24 Février 2023 à 17H00.

Les candidatures féminines sont vivement souhaitées !!!

Le besoin étant urgent, les dossiers seront présélectionnés au fur et à mesure de leur réception et le recrutement pourrait alors se clôturer avant le délai sus indiqué

Merci de noter que seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s et qu’Oxfam ne demande jamais des frais de dossier sur les candidatures Postuler ici

Oxfam est une organisation qui promeut l’égalité des chances.

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