Oxfam recherche un assistant aux approvisionnements, Baga Sola, Tchad
Titre du poste : Assistant aux approvisionnements
Lieu : Bagasola
Objectif du poste :
En collaboration avec le/ la chargé(e) logistique, s’assurer que la chaine d´approvisionnement depuis la base soit la plus efficiente et efficace pour répondre aux besoins des programmes d´Oxfam dans le pays
Hiérarchie Il (elle) dépend hiérarchiquement du Chargé Logistique
Type de contrat National-CDD
Candidatures Externe
Durée du contrat 12 mois
Date limite de dépôt de candidature 05 octobre 2023
Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté.
Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.
Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.
Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs consulter le lien suivant : https://www.oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete.
Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.
Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.
La fonction :
Oxfam au Tchad recherche un (e) Assistant (e) aux approvisionnements pour la mise en œuvre des activités de ses activités sur la base de bagasola. Il ou elle sera sous la supervision directe du Chargé Logistique.
Responsabilités / tâches principales :
1. GESTION DES APPROVISIONNEMENTS :
- Assurer le suivi de toutes les commandes sur instruction du/de la chargé (e) logistique
- Gérer et exécuter les réquisitions et dossiers d´achat (RFQ, CBA, PO ; etc..) en fonction des priorités opérationnelles, en collaboration avec le/ la chargé(e) logistique.
- S’assurer que les commandes sont réceptionnées, veiller à ce qu’elles soient complétées et informer de toutes modifications
- Recherche des pro formats sur le marché et/ou contacte les fournisseurs selon les procédures
- Participation á l´évaluation des offres avec le comité d´analyse. Organisation des réunions des comités
- Rédige les contrats de biens, travaux et services de faibles montants ou standard (carburant, location véhicules ; etc..)
- Enregistrer et accuser réception des documents d’achat
- Etablie toute la documentation (réquisitions, cotations, reçu de paiement…) relatives aux paiements des journaliers et des contrats
- Suivre la réception des factures
- Suivi des paiements avec le département finance, de façon hebdomadaire pour assurer qu´aucun paiement reste en attente
- Assurer que les biens et services achetées remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats d´Oxfam et respect des principes d´achat durable
- S´assurer que tous les achats soient effectués en fonction des standards de qualité et des procédures d´achat d´Oxfam et s’assurer du meilleur rapport qualité- prix, et la livraison dans les délais impartis selon le plan d´approvisionnement
- Veiller à ce que tous les documents relatifs à l’Approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement Oxfam (Bon de commande, reçus, etc.…)
- Informer les demandeurs lorsqu’une réception de matériel est prévue et leur faire signer pour réception.
- Gérer l’argent qui lui est remis pour les achats ou paiements de journaliers selon les normes Oxfam.
- Partager chaque fin de semaines l’état le suivi d’exécution des réquisitions.
2. PROSPECTION :
- Prospecter régulièrement le marché et maintenir et garantir un bon rapport et suivi des fournisseurs pour toutes demandes d´information, sur la bonne réception des documents d´achat, le suivi des back orders, la mise à jour des prix (liste des prix fournisseur)
- Rechercher des nouveaux fournisseurs potentiels, récolter des données pour de futurs achats
- Développer un catalogue Oxfam de produits ou liste des prix
3. RAPPORTAGE ET GESTION DE L´INFORMATION :
- S´assurer du bon archivage et des documents relatifs à l´approvisionnement (scan sous Box) en fonction des normes et procédures Oxfam.
- Actualiser les tableaux de suivi de réquisitions, contrats et que la base de données fournisseurs (incluant prix, services, disponibilité, garantie…) de manière quotidienne/hebdomadaire sous Box.
Autres :
- Adhérer aux principes et valeurs d’Oxfam (https://www.oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete), les respecter et promouvoir la justice de genre et les droits des femmes (https://policy-practice.oxfam.org.uk/our-work/gender-justice#855afbea-dfa4-4084-a924-2e7d160e8a85).
- Comprendre les principes de l’équité, de la diversité, de l’égalité des genres, de la sécurité des enfants et de la santé et du bien-être du personnel, et a à cœur de les respecter;
- En fonction de la situation, assumer d’autres responsabilités identifiées par Oxfam ;
- Toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par Oxfam
Compétences requises :
Formation : Diplôme (licence ou master) dans le domaine de la logistique, de l’approvisionnement, de la finance, de l’administration, ou tout domaine connexe ;
Essentielles :
- Très bonne connaissance du marché locale ou nationale à démontrer
- Informatique : Excellente maitrise d´Excel et Bonne maitrise du Pack Office en général
- Français parlé et écrit au moins une des langues nationales : arabe locale, kenembou, boudouma, etc.
- Etre bon-ne négociateur/trice et courtois/e.
- Faire preuve de bon sens, esprit d’initiative et d’analyse
- Expérience d’au moins deux ans en logistique avec des organisations humanitaires internationales
- Expérience en tant qu´acheteur ou de la chaine d´approvisionnement dans le secteur privé.
Compétences Souhaitables :
- Pouvoir s’intégrer parfaitement au sein d’une équipe pluridisciplinaire ;
- Habilités d’organisation du travail (planification, fixer des priorités, gestion d’équipes.) ;
- Faire preuve de rigueur, d’initiative, d’autonomie, de logique et d’honnêteté ;
- Capacité à travailler sous pression, dans des contextes instables ,
- Capacité à résoudre les problèmes ,
- Travail en équipe et Bonnes capacités interrelationnelles.
Comment postuler :
Dossiers à fournir :
Mettez le titre du poste en objet du mail et attachez les fichiers ci-dessous :
- Une lettre de motivation (version PDF) ;
- Un curriculum vitae détaillé (version PDF).
NB : le complément de votre dossier vous sera demandé ultérieurement
Date limite de dépôt 05 octobre 2023 à 17 heures 00
Les candidatures sont reçues uniquement par email à l’adresse suivante : recrutementchad@oxfam.org
NOTE :
- Adressez votre demande au Responsable des Ressources Humaines Oxfam au Tchad.
- Seuls les candidats/es présélectionné/es seront contacté/es pour les tests écrits et entretiens.
- Aucun dossier physique de candidature ne sera accepté ou pris en compte par Oxfam au Tchad.
Pour Oxfam au Tchad
Abdoulaye Soumana Amadou
Coordinateur Admin/RH