Oxfam recherche un assistant admin Fin RH, Hadjer-Hadid, Tchad

Oxfam recherche un assistant admin Fin RH, Hadjer-Hadid, Tchad

Titre du poste	Assistant Admin Fin RH
Lieu	Hadjer-Hadid
Objectif du poste	Assurer la gestion administrative, financière et RH de la Base en suivant les instructions du Chargé Administratif et Financier conformément aux obligations légales et aux normes et procédures Oxfam et en vue de fournir des informations financières exactes, transparentes, fiables et de qualité à l’organisation sur l’utilisation et l’allocation des ressources affectées et non affectés. Responsable d’une exécution de qualité et dans les délais des tâches administrative, finance et RH au niveau de la Base : procédures administrative, documents administratifs et comptables (reçus et pièces justificatives) saisie électronique de données dans le système SAP, consolidation de l’ensemble de la comptabilité de la mission, processus de clôture de fin de mois et documents. Contribuer à la mise en œuvre et de l’efficacité d’un système de contrôle interne.
Hiérarchie	Il (elle) dépend hiérarchiquement du Chargé Administratif et Financier
Type de contrat	National-CDD
Candidatures	Externe
Durée du contrat	06 mois (renouvelables)
Date limite de dépôt de candidature	13 mai 2024

Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté. 

Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté. 

Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays. 

Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs consulter le lien suivant : https://www.oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete. 

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs. 

Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.

 

La fonction :

Oxfam au Tchad recherche un (e) Assistant (e) Admin Fin RH  pour la mise en œuvre des activités de ses activités à Hadjer-Hadid. Il ou elle sera sous la supervision directe du Chargé Administratif et Financier.

Responsabilités / tâches principales : 

Gestion administrative 40% 

• Réceptionner, enregistrer, classer et envoyer le courrier ;
• Faire les demandes et suivi des stocks des fournitures maison et bureau ;
• Faire les demandes et suivi des stocks du bureau en thé, sucre, café et divers ;
• Faire le suivi des obligations contractuelles de la base avec les prestataires de service (téléphone, bail maison / bureau, eau et électricité, assurances,…) ;
• S’assurer de l’entretien et de propreté du bureau et GH ;
• Assurer l’approvisionnement régulier de la résidence (nourriture et produits divers) ;
• Informer des besoins de réservations des vols internes á la Coordination ;
• Garder une confidentialité totale en ce qui concerne les informations de la gestion du personnel.

Sous la supervision du Chargé Administratif et Financier, l’Assistant Administratif et Financier est chargé de :

En collaboration avec le Chargé Administratif et Financier, assure l’intégration exhaustive des données comptables mensuelles des partenaires de mise en œuvre. 

Trésorerie 20%

• Gérer la caisse et banque de la base, sous la supervision du Chargé d’Administration et Finance.
• Préparer et contrôler les états de paiements et les soumettre à son responsable direct pour autorisation avant tout paiement
• Préparer la prévision de trésorerie (caisse) pour approvisionnement de la caisse de la base et soumettre au Chargé d’Administration et Finance de la base.
• Payer des journaliers, des frais de déplacement et tout autre paiement ayant trait au personnel national approuvé par l’administrateur
• Gérer et suivre le paiement des avances sur salaire et des salaires du staff national.
• Assurer les différentes compensations à faire (Transferts pays, avances et dépenses/paiements)
• S’assurer que toutes les vérifications requises sont effectuées afin d’aboutir à la clôture mensuelle.
• Préparer les réponses aux commentaires de la coordination sur les données de clôture mensuelle (les amendements et la validation du coordinateur finance est requise).
• Vérifier l’exhaustivité des pièces, ainsi que les imputations (codes PEP, Subvention, ligne budgétaire).
• Vérifier les documents justificatifs et leur conformité (bons de commandes, factures, inventaires, etc.)

Gestion des Ressources Humaines 40% 

• Préparer les nouveaux contrats de travail et faire le suivi des renouvellements / finalisations avec son responsable direct de sa base de travail ;
• Faire le suivi des congés / absences du personnel de sa base avec les responsables directs ;
• Maintenir un système de classement et faire le suivi des dossiers du personnel de la base ;
• Faire la mise à jour mensuelle de la base de données du personnel de la base ;
• Préparer et payer les soldes de tout compte en fin de contrat du personnel de sa base et autres documents à remettre à l’employé sous la supervision du responsable direct ;
• Préparer les demandes d’affiliation à la CNPS du personnel de la base et les transmettre à la Coordination au cas où le service compètent ne pas disponible localement ;
• Préparer les états de paiement CNPS et IRPP et soumettre à l’approbation de son superviseur
• Vérification et remboursement des frais médicaux présentés par les employés de sa base ;
• Veiller à l’application de la législation du travail au Tchad; le règlement intérieur et tout autre procédure RH ;
• Organiser et faire le suivi avec le responsable direct des procédures de recrutement de sa base (avis de recrutement, tests et entretiens, notifications candidats) ;
• Supervision du personnel maison et bureau (femme(s) de ménage et cuisinière) de la base ;
• Réaliser le diagnostic trimestriel des dossiers du personnel ;
• Gérer et suivre la consommation de crédit de communication et internet selon la politique Oxfam ;
• Faire un rapport régulier des activités en cours avec son responsable et réaliser un rapport mensuel.

Autres : 

• Adhérer aux principes et valeurs d’Oxfam (https://www.oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete), les respecter et promouvoir la justice de genre et les droits des femmes (https://policy-practice.oxfam.org.uk/our-work/gender-justice#855afbea-dfa4-4084-a924-2e7d160e8a85).
• Comprendre les principes de l’équité, de la diversité, de l’égalité des genres, de la sécurité des enfants et de la santé et du bien-être du personnel, et a à cœur de les respecter;
• En fonction de la situation, assumer d’autres responsabilités identifiées par Oxfam ;
• Toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par Oxfam

Compétences requises :

Formation  : Formation universitaire de niveau minimum BAC+3 en Administration/Finances et Comptabilité.

Essentielles :

• Expérience professionnelle de deux (2) ans minimums à un poste similaire dans le secteur des ONG et/ou la Coopération Internationale ;
• Connaissance et maniement des programmes informatiques Office (Word, Excel, Power Point, etc.) et d’un logiciel comptable approprié à la comptabilité des ONGs.

Compétences Souhaitables :

• La connaissance de l’Anglais ou de l’Espagnol serait un atout.
• Connaissance du logiciel de gestion SAP et Homère.

Comment postuler :

Dossiers à fournir :

Mettez le titre du poste en objet du mail et attachez les fichiers ci-dessous :

• Une lettre de motivation (version PDF)

• Un curriculum vitae détaillé (version PDF)

NB : le complément de votre dossier vous sera demandé ultérieurement 

Date limite de dépôt 13 mai 2024 à 17 heures 00

Les candidatures sont reçues uniquement par email à l’adresse suivante : recrutementchad@oxfam.org

NOTE :

1. Adressez votre demande au Responsable des Ressources Humaines Oxfam au Tchad.
2. Seuls les candidats/es présélectionné/es seront contacté/es pour les tests écrits et entretiens.
3. Aucun dossier physique de candidature ne sera accepté ou pris en compte par Oxfam au Tchad.

Pour Oxfam au Tchad

Dedeou Yahiya

Le Directeur Pays