Oxfam Intermón recrute un(e) chargé(e) de logistique Rooving & appui aux partenaires, N’Djamena, Tchad
Titre du poste : Chargé ( e) de Logistique Rooving & appui aux partenaires
Lieu : N’Djamena
Objectif du poste :
- Participer à l’évaluation, la préparation et la planification des activités ;
- Doter les projets des moyens nécessaires pour le bon développement des activités. Garantir le bon usage et la maintenance des équipements ;
- Gestion quotidienne de la sécurité au niveau des Bases d’Oxfam ;
- Participer à l’élaboration des budgets au niveau de la capitale et au niveau des bases s’il est déployé ;
- Suivi budgétaire pour tout ce qui touche à la logistique (base, appui) ;
- Gestion du personnel national logistique qui dépend de lui : embauche, supervision, aide, évaluation, formation, rédaction et actualisation des profils de poste ;
- Comptabilité : gérer l’argent en espèces pour les achats, les travaux de construction et les services, les différents contrats, etc. ;
- Donner un appui et un suivi régulier aux partenaires de mise en œuvres des projets sur l’ensemble de la mission en fonction de l’expression des besoins des projets et programmes ;
- Encadrer et renforcer les capacités de l’équipe logistique des partenaires et donner un appui à l´implémentation de manière viable des standards logistiques et d’approvisionnements ;
- Assurer le suivi et l’évaluation des partenaires en matière logistique et approvisionnement.
Hiérarchie Il/elle dépend hiérarchiquement du Coordinateur Logistique
Type de contrat : National-CDD
Durée du contrat : 12 mois
Date limite de dépôt de candidature : 17 février 2022
Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice et la pauvreté.
Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.
Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.
Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusive. Pour en savoir plus sur nos valeurs consulter le lien suivant : https://www.Oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete.
Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.
Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.
La fonction :
Oxfam Intermón recherche un(e) Chargé (e) de Logistique Rooving & appui aux partenaires pour la mise en œuvre de ses activités.
Responsabilités / tâches principales :
- Assurer l´implémentation des politiques, procédures et outils logistiques pour assurer la recevabilité vis-à-vis des bailleurs, la transparence et l´absence de conflits d´intérêts, l´optimisation des ressources humaines et matérielles ;
- Participer à la préparation, la planification et la mise en œuvre des activités des programmes pour assurer une livraison aux bénéficiaires dans les temps ;
- Prendre part activement à l’élaboration et la révision du suivi budgétaire ;
- Participer à l’élaboration, suivi et/ou révision du plan d’Achats et Approvisionnements des projets ;
- Mettre en place un système efficace d’archivage logistique devant permettre de retrouver facilement la traçabilité des différents documents émis à l’interne (réquisitions, etc.) et à l’externe (Certificats de donation, contrats des fournisseurs, etc.
3.1 Management 10%
- Assister le coordinateur logistique dans la mise en œuvre des règles et procédures logistiques d’Oxfam ;
- Veiller à l’application et au respect de ces procédures logistiques ;
- Aider à définir les stratégies et politiques logistiques spécifiques aux projets mis en œuvre ;
- Faire des visites terrain afin d´appuyer l´équipe logistique ainsi que les partenaires de mise en œuvre ;
- Assurer l’intérim du coordinateur logistique durant son absence ;
- Participer aux réunions de coordination et/ou mensuelle en l’absence du coordinateur logistique ;
- Aider à organiser des réunions de planifications opérationnelles au moins une fois par semaine ;
- Participer activement aux réunions de planifications opérationnelles avec les autres départements.
3.2 Approvisionnement: 15%
- Assurer la compréhension et le respect dans la mission des procédures d´achats, la politique éthique d´achat, le protocole de gestion de conflits d´intérêts et de la politique d´approvisionnement d’Oxfam ;
- Avec l´appui de la chargée d´achat, assister et former les équipes projets pour l´élaboration du plan d´approvisionnement et faire le suivi ;
- En collaboration avec la chargée d´achat, gérer les commandes nationales et internationales réalisées sur les projets mis en œuvre ;
- S´assurer que les délais de livraison standard soient respectés, aussi bien pour les déstockages, achats locaux et réquisitions Base/Coordination ;
- S’assurer que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats d’Oxfam ;
- En collaboration avec la Chargée d´achat, participer aux études de marché pour avoir une base de données fournisseurs à jour ;
- Assurer l´organisation et la sureté des transports de marchandises sur les projets (planification, contrat fournisseurs, relations avec les partenaires; etc..) ;
- Appuyer la chargée d´achat et les différents référents techniques dans l´élaboration et le suivi des procédures d´appels d´offres selon la législation nationale ;
- S´assurer du bon archivage électronique des documents relatifs à l´approvisionnement (scanner obligatoirement tous les dossiers et les publier sur Box).
3.3 Gestion du parc automobile: 10 %
- En collaboration avec l´assistant fleet communication, assurer la bonne implémentation de la politique générale d´utilisation des véhicules ;
- S´assurer que tous les véhicules utilisés par Oxfam respectent la législation nationale en vigueur (Carte grise, assurance, règlement des péages, etc.) ;
- S´assurer de la planification optimisée et sécurisée des mouvements inter bases et locales en collaboration avec l´assistant fleet et les bases ;
- S´assurer avec l´assistant fleet du suivi de consommation des véhicules Oxfam et de location du projet (log book, bon de carburation) ;
- Veiller avec l´assistant fleet et les logs des bases au briefing des chauffeurs des véhicules de location sur les procédures logistiques Oxfam.
3.4 Gestion des stocks et des équipements 10 %
De manière générale :
- En collaboration avec l´assistant des stocks et asset, assurer la bonne implémentation de la politique générale de gestion des équipements et du stock ;
- Appuyer l´assistant fleet et asset dans la réalisation des inventaires et s´assurer que tous les équipements sont codifiés et inventoriés de manière exhaustive ;
- Superviser et suivre la gestion des stocks au niveau de la Coordination et les autres sites ;
- Anticiper, planifier et budgétiser le renouvellement des équipements en collaboration avec le coordinateur logistique ;
Reporting: 10%
Compiler chaque mois, les différents rapports logistiques des projets et les partager à l´équipe de coordination des projets.
Gestion de l´information 5%
- S’assurer que les règles d’organisation des archives logistiques informatiques et papiers sont respectées et suivies au niveau de toute la mission ;
- Formation et diffusion auprès de l´équipe technique et support du projet du kit logistique.
Gestion financière 5%
- Suivre les procédures fixées par la Finance, en ce qui concerne les documents nécessaires à remettre et les règles à suivre dans la gestion des finances (conditions requises par les co-financeurs et bailleurs de fonds en matière de gestion financière, …) ;
- Participer à l’élaboration et la révision des budgets des projets mis en œuvre ;
- Participer à l´élaboration de la demande de trésorerie mensuelle.
1.5 Appui aux partenaires (30%)
- Appuyer les partenaires dans l´implémentation des politiques, procédures et outils logistiques et d´approvisionnements pour assurer la reddition des comptes vis-à-vis des bailleurs, la transparence et l´absence de conflits d´intérêts, l´optimisation des ressources Logistiques ;
- Appuyer les partenaires dans la mise à jour de leur manuel des procédures logistiques et approvisionnement et veiller à ce que celle-ci sont en conformité avec les standards logistiques internationaux (norme PARCEL à respecter) ;
- S’assurer de l’existence des outils standards logistiques chez les partenaires, sinon s’appuyer sur le kit outil PARCEL et les mettre en place pour garantir une bonne traçabilité dans la gestion ;
- Renforcer les capacités des partenaires dans la mise en place les procédures de gestion du parc véhicules et équipements ;
- Appuyer les partenaires dans la planification des approvisionnements et le suivi des achats ;
- S’assurer que les partenaires ont un système efficace d’archivage logistique devant permettre de retrouver facilement la traçabilité des différents documents émis à l’interne (Demande Interne, Demande de déstockages, etc.) et à l’externe (Certificats de donation, contrats d`achat de bien ou de service fournisseurs, etc.) ;
- Assurer le suivi et l’évaluation cycliquement des partenaires en matière logistique et approvisionnement et définir un plan de renforcement de capacité en collaboration avec le/la coordinateur du partenaire et responsable de programme Oxfam ;
- Renforcer les capacités des partenaires en logistique (formation, coatching, etc… )
Autres 5%
- Engagement avec Oxfam : capacité et volonté pour défendre les intérêts de l’organisation ;
- Connaître, partager, s’engager et défendre les principes humanitaires et opérationnels d’OI ;
- Faire connaître l’organisation aux différents partenaires et interlocuteurs ;
- Toute autre tâche jugée utile par son supérieur direct ou par Oxfam ;
- Pourra être amené à réaliser toute autre tâche demandée par son supérieur hiérarchique et en accord avec ses capacités.
DISPOSITIONS RELATIVES A OXFAM :
- Il ne peut être utilisé de véhicules ou tout autre matériel/équipement Oxfam pour des fins personnelles ;
- Il ne peut être utilisé de matériel d’identification Oxfam pour des fins personnelles ;
- Il n’est pas permis, pour des raisons de sécurité, d’émettre des opinions politiques durant les heures de travail ;
- Le personnel Oxfam doit à tout moment suivre et respecter les règles de sécurité Oxfam en vigueur dans le Pays.
Compétences techniques, expérience et connaissances :
Essentielles :
- Expérience en logistique avec des organisations humanitaires internationales, avec Oxfam étant un atout ;
- Expérience en logistique en accompagnant des partenaires (associations ou ONG nationales) ;
- Spécialisé dans l´un ou l´autre des domaines comme la mécanique, électricité, Supply ;
- Énergie, informatique, logistique humanitaire, eau, construction, etc ;
- Expérience en Approvisionnement dans le secteur de l’aide humanitaire ;
- Expérience basique en gestion de la sécurité ;
- Expérience pratique dans le travail avec les radios HF et VHF, SAT phone ;
- Informatique : Bonne maitrise du Pack Office et connaissance approfondie d’Excel ;
- Capable de travailler dans des situations de stress et de conditions de vie difficiles ;
- Faire preuve de bon sens, esprit d’initiative et d’analyse ;
- Travail en équipe et Bonnes capacités interrelationnelles ;
- Capacité à accompagner les partenaires.
Qualifications requises :
- Expérience en logistique avec les organisations humanitaires ;
- Expérience en gestion de personnel ;
- Langues : maîtrise du français, anglais étant un plus. Parler une ou plus d´une langue nationale de la Tchad ;
- Informatique : connaissances au niveau usager, bonne connaissance d’Excel ;
- Bonnes connaissances dans au moins deux des domaines suivants : électricité / systèmes de communication HF – VHF – satellite / Mécanique de véhicules 4×4 / Supply.
Souhaitables :
- Expérience en logistique avec des organisations humanitaires internationales, avec Oxfam étant un atout ;
- Expérience en logistique en accompagnant des partenaires (associations ou ONG nationales) ;
- Spécialisé dans l´un ou l´autre des domaines comme la mécanique, électricité, Supply ;
- Énergie, informatique, logistique humanitaire, eau, construction, etc ;
- Expérience en Approvisionnement dans le secteur de l’aide humanitaire ;
- Expérience basique en gestion de la sécurité ;
- Expérience pratique dans le travail avec les radios HF et VHF, SAT phone ;
- Informatique : Bonne maitrise du Pack Office et connaissance approfondie d’Excel ;
- Capable de travailler dans des situations de stress et de conditions de vie difficiles ;
- Faire preuve de bon sens, esprit d’initiative et d’analyse ;
- Travail en équipe et Bonnes capacités interrelationnelles ;
- Capacité à accompagner les partenaires.
Qualités clés :
- Travail en équipe ;
- Capacité à résoudre les problèmes ;
- Autonomie / Initiative ;
- Organisation et capacité pour fixer les priorités et planifier ;
- Capacité pour déléguer et flexibilité ;
- Capacité d’adaptation ;
- Multi fonctionnel ;
- Rigueur ;
- Capacité pour travailler sous stress ;
- Très résolutif car il devra travailler avec peu de moyens ;
- Capacité à organiser les équipes logistiques des partenaires
Valeurs organisationnelles :
- Redevabilité : notre approche axée sur les objectifs et les résultats implique que nous répondons de nos actes et engageons notre responsabilité. Nous avons la conviction qu’il faut également tenir autrui pour responsable de ses actes ;
- Autonomisation : toute personne associée à Oxfam, depuis son personnel et ses sympathisantes et sympathisants jusqu’aux personnes vivant dans la pauvreté, doit savoir qu’elle peut contribuer au changement ;
- Inclusivité : nous sommes une organisation ouverte qui favorise la diversité. Nous avons la conviction que toute personne peut apporter une contribution, quelles que soient ses différences visibles et invisibles.
Au regard de la nature de ses activités, Oxfam demande à tous ses employé/es des qualités de disponibilité et de flexibilité.
L’employé/e pourra être amené/e, sur demande de son superviseur, à accomplir d’autres tâches que celles mentionnées dans son profil de poste et/ou à travailler en dehors des horaires mentionnés sur son contrat.
Comment postuler :
Dossiers à fournir :
Mettez le titre du poste en objet du mail et attachez les fichiers ci-dessous :
- Une lettre de motivation (version PDF) ;
- Un curriculum vitae détaillé (version PDF).
NB : le complément de votre dossier vous sera demandé ultérieurement.
Date limite de dépôt : 17 février 2022 à 17 heures 00.
Les candidatures sont reçues uniquement par email à l’adresse suivante : recrutementchad@oxfam.org
NOTE :
- Adressez votre demande au Responsable des Ressources Humaines Oxfam Intermón Tchad ;
- Seuls les candidats/es présélectionné/es seront contacté/es pour les tests écrits et entretiens ;
- Aucun dossier physique de candidature ne sera accepté ou pris en compte par Oxfam Intermón.
Pour Oxfam Intermón
ABDOULAYE AMADOU SOUMANA
Coordinateur Ressources Humaines /Administration