MLEZI MAORE recrute un(e) Agent(e) administratif(ve) , Mamoudzou, France
MLEZI MAORE, prendre soin de Mayotte en Shimaoré, est une association mahoraise qui agit depuis 20 ans aux côtés des plus fragiles. Fruit de la fusion de deux associations majeures du territoire, nous intervenons dans les champs du Handicap, de la Jeunesse et des Solidarités.
L’association recrute pour la création de l’Accueil de jour pour enfants non scolarisés, un Enseignant en CDD de 8 mois à temps partiel.
L’agent administratif s’occupe des dossiers des bénéficiaires et de la vie de l’Accueil de Jour. La tenue à jour de l’ensemble des registres qui concernent les bénéficiaires et la transmission d’informations aux collègues sont au cœur de la mission de l’agent. Il/elle maîtrise le fonctionnement de l’Accueil de Jour et est à même de renseigner les parents, les partenaires et la hiérarchie.
Missions du poste à pourvoir :
Gérer les dossiers administratifs relatifs aux bénéficiaires :
- Constituer, gérer et diffuser le dossier de la personne suivie, archiver les éléments du dossier.
- Veiller de l’intégralité des relances de demande et le suivi des dossiers du début à la fin, en lien avec les partenaires externes si besoin.
- Renseigner le dossier informatisé de la personne dans le respect des règles et procédures en vigueur.
- Diffuser des informations générales aux personnes, familles et partenaires
- Gérer les invitations aux réunions et manifestations institutionnelles
- Prendre des rendez-vous, gérer les plannings et organiser les réunions en lien avec les personnes, les familles et les professionnels
- Assurer l’interface entre les usagers, les familles et les professionnels :
- Accueillir, orienter et assurer la permanence téléphonique de l’Accueil de Jour
- Prendre en charge la correspondance écrite auprès des familles et des professionnels
- Transmettre les courriers, les rapports et tous documents administratifs du dispositif
- Prendre des rendez-vous, gérer les plannings et organiser les réunions en lien avec les personnes, les familles et les professionnels
- Participer aux réunions institutionnelles, prendre des notes, élaborer et diffuser les comptes rendus
- Participer à l’élaboration des rapports d’activité
- Participer à l’organisation d’événements
- Préparer les dossiers en amont et en aval des réunions
- Travailler en collaboration étroite avec le chef de service
- Participer à la gestion de la documentation, en appui du chef de service :
- Gérer le service de prêt et l’approvisionnement de la documentation
- Gérer le classement du fonds de documents internes dont les vidéos d’évaluation
- Participer à la réalisation et à la mise à jour des supports d’information et de communication : plaquettes, livret d’accueil…
Profil requis pour le poste :
Niveau : Bac+2 en secrétariat
Maîtrise de l’outil informatique : logiciels Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), recherche
internet…
Bonne aisance relationnelle
Respect de la confidentialité
Parler le shimaore
Conditions d’emploi :
Type de contrat : CDD de 8 mois à temps partiel
Date de démarrage : novembre 2022
Lieu de travail : Mamoudzou (Mayotte)
Rémunération : selon CCN51
Merci d’adresser vos candidatures (lettre de candidature et CV détaillé, uniquement par mail au service RH : recrutement@mlezi-maore.com
Vous pouvez consulter notre site internet afin de mieux nous connaître : www.mlezi-maore.com