Mines Advisory Group recherche un(e) assistant(e) logistique et administratif(ve), Niamey, Niger
Titre du poste : Assistant(e) logistique et administratif
Durée du contrat : 5 mois, avec possibilité de renouvellement
Localisation : Niamey
Superviseur : Régional Programme Manager
Superviseur technique : Coordinateur logistique
Vision de MAG : un avenir sûr pour les femmes, hommes et enfants affectés par les violences, les conflits et l’insécurité.
Mission de MAG : MAG sauve des vies et bâti un avenir plus sûr en collaborant avec les autres pour la mise en valeur des terres contaminées par les débris de conflits, de réduire les risques de décès ou de blessure des civils et créer un environnement propice au développement.
Description générale :
Le rôle général de l’assistant(e) logistique et administratif est de veiller au bon fonctionnement de la logistique et de l’administration du bureau de MAG, à Niamey en étroite, collaboration avec le bureau programme de MAG au Burkina Faso.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
Participer à la mise en œuvre de la chaîne d’approvisionnement :
- Coordonner la collecte des besoins et à la production du plan d’achat ;
- Collecter et traiter les demandes d’achat ;
- Préparer les documents requis pour réaliser les achats (demande de pro forma, analyse des offres, contrat d’achat, bon d’achat, bon de réception, etc.) ;
- Recueillir les pro forma et autres informations et chercher à obtenir les meilleurs prix pour la qualité désirée ;
- Participer à l’analyse des offres ;
- S’assurer de la qualité et des quantités des biens et services livrés ;
- Mettre régulièrement à jour de la base de données des fournisseurs pré approuvé ;
- Mettre à jour la liste des prix ;
- Préparer les dossiers de paiements et transmettre au département de la finance ;
- Collaborer de manière étroite avec les départements supports et techniques.
Gérer les équipements et l’inventaire :
- Gérer les entrées et les sorties de stock ;
- Tenir le registre des équipements ainsi que les fiches d’inventaires à jours ;
- Participer aux inventaires physiques ;
- Assurer la bonne utilisation des équipements ;
- Appuyer la maintenance et la réparation des équipements.
Gérer le transport et le parc de véhicule :
- Participer au recrutement des chauffeurs et assurer leur management ;
- Compiler les demandes mouvements des véhicules et coordonner la gestion de la flotte ;
- S’assurer que les véhicules sont entretenus et utilisés correctement ;
- Veuillez à la bonne tenue des documents de bords des véhicules ;
- S’assurer du respect des consignes de sécurité lors des déplacements véhiculés ;
- Gérer les contrats de location des véhicules ;
- Organiser le transport cargo par voie terrestre et aérienne.
Assurer la maintenance et de l’entretien en général :
- Assurer le suivi et la gestion des contrats des prestataires de services ;
- Assurer le suivi de l’entretien des bâtiments.
Administratif (en cas d’absence de l’officier Finance & RH) :
- Traiter et assurer le dispatching des courriers ;
- Suivi des dossiers administratifs auprès des services étatique ;
- Chercher les visas et faire des réservations de vols du personnel ;
- Faire l’archivage numérique des documents administratifs et financiers ;
- Suivre les contrats et charges récurrentes de maintenance des résidences et bureau (énergie et télécommunications) ;
- Appuyer la préparation et la diffusion des offres de recrutement ;
- Organiser les tests (dont communication aux candidats) et entretiens de recrutement ;
- Accueillir les nouveaux employés et suivre les dossiers du personnel.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES REQUISES :
- Titulaire d’un diplôme de niveau BAC au minimum ou d’une qualification professionnelle équivalente en logistique, ou autres domaines relatifs ;
- Deux ans d’expérience professionnelle pertinente ;
- Maîtrise avancée du pack Microsoft Office ;
- Expérience de 2 ans dans les ONG est un atout ;
- Maîtrise avancée du français, l’anglais un atout ;
- Maîtrise du Djerma et du Hausa.
DISPONIBILITE : Le ou (la) candidat (e) doit préciser le moment de sa disponibilité pour la prise de fonction.
VOTRE DOSSIER :
Les candidats correspondants au profil requis doivent adresser par courrier électronique une lettre de motivation, un curriculum vitae (CV) détaillé et les références d’au moins deux précédents employeurs (seulement les superviseurs directs sont pris en considération) avec mention du titre du poste dans l’objet de la demande : « Assistant logistique?et administratif » à l’adresse suivante : rh.Niger@maginternational.org
Date limite d’envoi des candidatures : au plus tard le 28/09/2022 à 17h, heure du Niger.
LES CANDIDATURES FÉMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGÉES POUR CE POSTE.