Médecins Sans Frontières recherche un(e) Responsable projet SIRH, Paris, France

Mission

Le SIRH : MSF France a engagé en 2020 un programme de refonte de son SI-RH avec une cible de mise en service à horizon avril 2023. Le produit Workday a été choisi afin de migrer vers une solution unique l’ensemble des fonctionnalités des anciens systèmes de gestion administrative et de paie.

Comme tout programme d’envergure, dans la période suivant sa mise en service, la roadmap évolutive des sujets dépriorisés pendant le projet est importante et des actions correctives sont à prévoir.

En parallèle, des projets d’évolutions majeures du système sont en attente afin d’assurer la prise en compte des changements métiers intervenus pendant le déroulement du projet : Bilan Individuel Terrain, Impacts Accord Temps de travail, Reward Review, ….

D’autres entités du mouvement MSF au niveau international prévoient aussi de s’appuyer sur la solution Workday dans le cadre du renouvellement ou de la création de leur SIRH. A date, une entité débute ses travaux dans une perspective de mise en service des modules HCM et Paie fin 2023.

Enfin, la solution Workday a également été choisie par MSF France dans le cadre de la refonte de son SI Finances/Achats.

L’ensemble de ces différents projets implique une adhérence forte avec la solution développée dans le cadre du SIRH de MSF France. Par conséquent des adaptations dont l’ampleur reste à définir sont à prévoir, ainsi que l’accompagnement des nouvelles entités dans leur implémentation, pour garantir la cohérence d’ensemble du système.

Mission :

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du Service Projets IT, vous serez responsable du SIRH, dans la continuité de sa mise en service. A ce titre :

• Vous serez responsable de la définition, de la mise en œuvre de la roadmap évolutive et de projets majeurs sur le système ;
• Vous serez garant du maintien en conditions opérationnelles du système, de sa cohérence d’ensemble et du bon ordonnancement des travaux qu’ils soient relatifs aux activités de maintenance ou de projet ;
• Vous assurerez la cohérence du système avec la stratégie MSF au niveau international et collaborerez avec les autres Responsables de Projets et responsables Maintenance de la plateforme internationale.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Responsable du service Patrimoine Applicatif et Expertise Digitale pour tous les sujets relatifs au maintien en condition opérationnelle du système.

Vous assumerez donc la responsabilité globale du système RH MSF France (Projets et MCO).

A ce titre, vous assurerez le management hiérarchique des équipes projet (technique et métier) et le management fonctionnel de l’équipe de MCO du système.

Principales responsabilités :

Management d’un système critique et complexe au niveau de MSF France :

• Garantir la pertinence et l’opportunité des projets d’évolution du système ;
• Elaborer des programmes de travail interdépendants d’envergure afin de s’assurer de la réussite des projets d’après les standards SI/ICT (définition, conception, réalisation, recette, conduite du changement, déploiement, formation et revue de projet) ;
• Identifier les contraintes techniques et organisationnelles à l’implémentation de la maintenance ;
• Être responsable de toutes les décisions importantes ;
• Analyser les processus métiers et proposer des axes d’amélioration ;
• Définir les exigences associées en matière de pilotage de l’activité métier ;
• Evaluer les moyens à mettre en œuvre (humains, techniques, financiers, …) ;
• Superviser et coordonner le travail de l’ensemble des acteurs projet et MCO du système et animer les équipes internes ou externes ;
• Garantir les livrables, en termes de qualité (respect des cahiers des charges), budget, délais et sécurité ;
• Valider la recette définitive des projets et correctifs avant leur déploiement puis leur maintien en conditions opérationnelles ;
• Mettre en place et actualiser les tableaux de bord de mesure et de suivi de l’activité et KPI ;
• Définir, organiser et piloter la gouvernance du système (Projets et MCO) ;
• Garantir la sécurité du système et des données.

Management d’équipe et gestion des relations avec les prestataires :

• Définir les besoins et organiser le recrutement des profils nécessaires aux activités en fonction du calendrier et des prévisions d’évolution du système ;
• Définir et évaluer les objectifs, réaliser les entretiens annuels de l’équipe ;
• Superviser, motiver, fédérer et être responsable de l’ensemble des ressources humaines (équipes) du système ;
• Négocier et gérer la relation contractuelle avec les prestataires (services, contrats) ;
• Encadrer et gérer la relation avec les différentes parties prenantes (internes et externes) ;
• Définir le budget et en réaliser le suivi ainsi que son découpage par poste de dépenses ;
• Rendre compte à son supérieur hiérarchique et garantir le respect des conventions de niveau de service et de la conformité des prestations.

Gestion des adhérences avec les grands projets de l’association et internationaux :

• Représenter MSF France au sein des instances de gouvernance internationale ;
• Faire valoir les intérêts du système MSF France ;
• Co-construire le modèle de fonctionnement et de gouvernance à l’échelle internationale ;
• Piloter la mise en œuvre de volets majeurs de projets multi-entités ;
• Intégrer dans la roadmap du système les demandes internationales ;
• S’assurer que les changements sont en phase avec le système global ;
• Promouvoir le système au sein du mouvement pour susciter l’adhésion des autres entités.

Communication et démarche d’accompagnement au changement :

• Être responsable de la démarche d’accompagnement au changement et de communication afin d’obtenir l’adhésion et assurer la réussite des projets d’évolutions majeures du système ;
• S’assurer que la formation des nouveaux utilisateurs du système est réalisée.

Contribuer au développement de la transversalité et assurer une veille technologique :

• Partager les informations et les connaissances, développer la capacité à travailler avec les autres services ou départements dans le cadre de la gestion de projets transverses ;
• Dans le cadre du partage des bonnes pratiques, développer la collaboration avec les Responsables de service SI et ses homologues au niveau international ;
• Assurer une veille technologique afin de détecter les nouvelles possibilités techniques et fonctionnelles offertes par le marché.