Médecins du Monde Belgique recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) & Financièr(ère) à Guéréda au Tchad
Assistant.e Administratif.ve & Financièr.e, Tchad
Guéréda_ Province du Wadi Fira, Tchad
QUI SOMMES NOUS ?
Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles.
En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société, les enfants en situation de vulnérabilité, les femmes, les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.
Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :
- Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
- Changer : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
- Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.
Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.
L’ESSENTIEL
Médecins du Monde Belgique – Mission Tchad recherche, pour son bureau de coordination à N’Djamena, un.e Assistant.e Administratif.ve et Financièr.e.
Sous la supervision du/de la Responsable Administratif.ve & Financier.e, l’Assistant.e Administrative et financière aura pour objectif d’assurer la bonne gestion administrative et financière de la base de Médecins du Monde Belgique à Guéréda_ Province du Wadi Fira.
Il/Elle soutient les départements Administration & Finances sur plusieurs volets techniques (finances, comptabilité, gestion administrative RH et Logistique,) en application de procédures et règles définies. Il/Elle assure également le suivi quotidien des dossiers dans leur mise en œuvre et leur gestion Administrative, et apporte un appui aux équipes dans la gestion et le suivi des ressources de la mission.
TÂCHES ET RESPONSABILITES
Gestion financière et comptable :
- Gestion de caisses du bureau de coordination : réalisation des paiements, inventaires, anticipation des besoins en cash, change en devises
- Gestion des avances (paiement, suivi, solde)
- Comptabilité des caisses du projet (tenue des journaux, enregistrements SAGA, contrôle de cohérence des factures
- Traitement des pièces comptables de la mission (copies, scans, classement, archivage)
- Préparation des documents de clôture de caisse
- Alerte sur les dysfonctionnement constaté (erreur de caisse)
- Assurer la sécurité de sa caisse
- Sauvegarde et archivage des documents et courriers
Gestion des procédures internes et du bailleur :
- Participer à la mise en œuvre et au respect du circuit et des seuils d’autorisation de dépenses ;
- Collaborer à la mise en place du reporting financier de la mission selon les canevas établis et dans le respect des délais impartis ;
- Collaborer à une bonne communication et un bon fonctionnement du département financier de la base, et veille à la confidentialité des dossiers.
- Application des instructions, protocoles et procédures, et des échéanciers
- Participation à la rédaction des rapports d’activités du service, …tout ceci dans le respect de la règlementation interne et du cadre légal du pays.
Gestion administrative
Appui à l’Administration du personnel
- Collecte et traitement des fiches du temps
- Création et mise à jour des dossiers physiques du personnel et mise à jour de la base de données du personnel
- Appui au recrutement (publication des offres, convocation aux entretiens, constitution des dossiers des candidats, …)
- Appui au Suivi des absences
- Appui à la collecte et transmission des données nécessaires à l’établissement de la paie (congés, heures supplémentaires, avances sur salaires…) et de la post-paie (déclaratifs aux organismes sociaux, services fiscaux.)
- Impression et distribution des bulletins de salaires immédiatement après la validation de la data
- Réception, enregistrement, dispatche et archivage des courriers du projet
- Recevoir, vérifier et transmettre à qui de droit pour validation, les demandes de remboursements des frais médicaux, puis les transmets à l’assureur
- Rédiger des correspondances administratives.
- Veiller à ce que les impôts et autres charges sociales en lien avec le personnel soient payés, déclarés dans les délais impartis.
Administration générale
- Gestion des voyages et déplacements (en lien avec la logistique) (booking avion, hôtel, visa…)
- Gestion des fournitures de bureau
- Accueil et orientation des visiteurs
- Tenue du standard téléphonique
- Mise à jour des listes de contact
Logistique
- Gestion et suivi des stocks de la base : entrées, sorties, inventaires et réapprovisionnements.
- Appui à la gestion des achats et approvisionnements : collecte des besoins, demandes de cotation, suivi des commandes et réception des fournitures.
- Suivi et entretien des équipements, matériels et biens de la base, ainsi que la mise à jour des inventaires et documents de suivi.
- Appui à l’organisation de la logistique des missions et déplacements : transport, hébergement, mouvements des équipes et autres besoins logistiques de la base
Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel trimestriel ou annuel, établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question.
VOTRE PROFIL
Etudes / formation et Expérience
- Un diplôme universitaire (B.T.S ou D.T.S) en Administration, Finances, ou expérience équivalente en ONG ;
- Une expérience dans un poste similaire d’Assistant Administratif et Financier d’au moins 2 ans.
- Une expérience de travail dans une ONG est un plus ;
- Maitrise du logiciel SAGA
Compétences et qualités requises
- Connaissance des politiques et procédures de base de l’administration, des finances et de la logistique ;
- Capacité d’organisation, d’analyse et de synthèse,
- Compétences rédactionnelles, connaissance de la gestion comptable ;
- Rigueur et moralité irréprochable, leadership, orienté/e solution et qualité,
- Diplomatie, esprit d’équipe, flexibilité,
- Bonne gestion du stress, patient,
- Sens de l’archivage et de l’organisation,
- Grande capacité d’apprentissage et d’adaptation.
- Maîtrise du pack MS Office.
Langues :
- Maîtrise du français,
- Maitrise au moins une langue locale
- Maitrise de l’anglais est appréciable
La liste ci-dessus des tâches et responsabilités n’est pas exhaustive. D’autres tâches pourront être demandées par un membre de l’équipe de coordination selon les besoins du programme. Par ailleurs, il est attendu de la part du collaborateur un certain degré de flexibilité et un esprit d’adaptation suivant l’évolution potentielle des contraintes de la mission. Le profil de poste pourra être modifié en fonction des besoins de l’organisation.
NOUS OFFRONS
- Un CDD Contrat de travail de droit Tchadien Durée Déterminée : 1an renouvelable en fonction de la disponibilité du budget
- Lieux de travail : N’Djamena, avec des déplacements sur le terrain
- Date de prise de poste souhaitée : Immédiatement
- Date limite de dépôt : 26 Aout 2026 – Toute candidature déposée après ce délai ne sera pas prise en compte.
INTERESSE(E) ?
Vous devez disposer d’une adresse mail « Gmail.com » pour accéder à notre formulaire de recrutement en cliquant sur le lien : Assistant.e Administratif.ve & Financier.e_Tchad
MdM-BE se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures. Nous répondons à tous/tes les candidat-e-s. MdM-Be ne demande aucune participation financière dans le cadre de la procédure de recrutement.
Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations. Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle. Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois. Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.
Ndi Jude
Chef de Mission
