Médecins du Monde Belgique recrute un Responsable Administration & Finances, N’Djamena, Tchad

Responsable Administration & Finances, Tchad

N’Djamena, Tchad

QUI SOMMES NOUS ?

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles.

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société, les enfants en situation de vulnérabilité, les femmes, les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

L’ESSENTIEL

Médecins du Monde Belgique – Mission Tchad recherche, pour son bureau de coordination à N’Djamena, un(e) Responsable Administration et Finances.

Sous la supervision du/de la Country Program Manager, le/la Responsable Administration & Finances aura pour objectif d’assurer la bonne gestion administrative, RH et financière du bureau de coordination de Médecins du Monde Belgique à N’Djamena. Il/Elle veille à la conformité des opérations administratives et financières avec les procédures internes de MdM-BE, les exigences des bailleurs ainsi que la réglementation en vigueur au Tchad. Il/Elle assure également le pilotage, le suivi et le contrôle des activités administratives et financières, et apporte un appui aux équipes dans la gestion et le suivi des ressources de la mission.

La fonction assure la supervision d’au moins 2 collaborateur. trice.s (fourchette indicative) ainsi que la coordination et la collaboration avec différents partenaires internationaux et nationaux.

TÂCHES ET RESPONSABILITES

Gestion financière

Gestion financière, comptable et budgétaire :

• Participe à l’élaboration des budgets et assure le suivi budgétaire des projets et en assure leur diffusion auprès des équipes projets et à la coordination du bureau de N’Djamena.
• Prépare les différents rapports financiers (rapports intermédiaires et finaux) des projets et les soumettre pour validation auprès de la coordination finance régional et du siège.
• Met en place des systèmes de contrôles internes des coûts et des dépenses et les fait valider par le CPM
• Le cas échéant, développer avec l’appui du coordinateur financier des outils de gestion financiers propres aux besoins du projet ;
• Assure le suivi rigoureux des contrats / marchés en cours ou planifiés, en termes d’avancement des prestations et de taux d’exécution des dépenses de la mission
• Assure la bonne préparation des audits externes et internes des projets en lien avec ses référents techniques

Gestion de la trésorerie : 

• Assurer la trésorerie suffisante pour la mission, en élaborant les demandes de trésorerie mensuelles (DA) pour revue de la Coordinatrice Regional des finances et envoi au siège par la suite ;
• Vérifie et s’assure de l’éligibilité des factures et transmet les paiements des dépenses et factures après validation des responsables.
• Organiser les mouvements des fonds entre le siège-mission et entre la coordination-terrain conformément aux procédures internes (manuel de sécurité des fonds). Tenir à jour la check-list de sécurité des fonds

Gestion comptable : 

• Contrôle et valide la consolidation comptable de la mission (contrôle des imputations comptables et analytiques, vérification des pièces comptables) avant transmission dans les délais impartis.
• Veiller au suivi et à la régularisation des comptes d’avance du projet ;

Gestion administrative & RH

• Prépare la rédaction des correspondances et documents divers liés au projet
• Identifier les besoins en ressources humaines, superviser le recrutement, créer/réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction de nouveaux membres de l’équipe
• Encadrer les membres de son équipe ; élaborer les plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les back-ups en cas de congé, absence, prendre les mesures disciplinaires.
• Représenter l’organisation auprès des organismes externes sur demande de sa hiérarchie ;
• Contribuer à l’organisation des back-up (absences, congés) d’un membre de son équipe
• Effectuer des contrôles internes ad hoc sur les projets

• Avant le 26 du mois, soumet les fichiers de paie et le suivi des congés du staff pour validation.
• Participe à la mise à jour et l’archivage les dossiers individuels du staff et veille à leur complétude
• Assurer une veille fiscale, légale, droits et devoirs de la mission vis-à-vis des institutions du pays
•  Prendre les mesures nécessaires afin d’assurer le respect des législations en vigueur dans toutes les actions du programme
• Collaborer activement aux procédures d’enregistrement de la mission auprès des autorités concernées et des différents services de l’Etat
• Veille à ce que les impôts et autres charges sociales en lien avec le personnel soient payés, déclarés dans les délais impartis.
• Participe à l’élaboration des plans de formation du staff en collaboration avec les ressources humaines
• Assure la réalisation et le classement des Timesheet.

Suivi Budgétaire

• Assurer le suivi budgétaire de la mission et analyser régulièrement les écarts entre les prévisions et les réalisations.
• Veiller à la bonne exécution et au contrôle des dépenses, conformément aux budgets approuvés, aux procédures internes et aux exigences des bailleurs.
• Produire et transmettre les reportings financiers et formuler les recommandations nécessaires à la maîtrise budgétaire.

Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel annuel, établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question.

VOTRE PROFIL

Etudes / formation et Expérience

• Un diplôme universitaire (Bac + 4 minimum) de préférence en économie, Finances Comptabilité gestion Administrative ou autre domaine en lien avec le poste ;
• Une expérience dans une ONGI, au poste similaire de minimum 5 ans, expérience dans les ONGI indispensable
• Maitrise du logiciel SAGA
• Connaissances des bailleurs de fonds : DGD, DGD Humanitaire, ECHO, AMC, EXPERTISE FRANCE est un atout

Compétences et qualités requises

• Être rigoureux et de bonne moralité
• Expérience en gestion administratives en ONG
• Aptitude à planifier, prioriser, et organiser son propre travail ainsi que le travail des autres
• Être autonome
• Une connaissance de la législation du travail du Tchad ;
• Très ordonné pour le classement des documents,
• Maîtriser l’outil informatique et notamment les logiciels Word, Excel, Out look
• Être capable de rédiger un rapport sur ses activités
• Être ponctuel, disponible et polyvalent
• Flexibilité
• Communication efficace et efficiente avec autrui
• Supporter plusieurs sollicitations /demandes et la pression au travail
• Apte à la priorisation des tâches et à l’apprentissage rapide

Langues :

• Maîtrise du français,
• Maitrises des langues locales
• Maitrise de l’anglais est appréciable

NOUS OFFRONS

• Un CDD Contrat de travail de droit Tchadien Durée Déterminée : 1an renouvelable en fonction de la disponibilité du budget
• Lieux de travail : N’Djamena, avec des déplacements sur le terrain
• Date de prise de poste souhaitée : Immédiatement
• Date limite de dépôt : 26 Aout 2026 – Toute candidature déposée après ce délai ne sera pas prise en compte.

INTERESSE(E) ?

Vous devez disposer d’une adresse mail « Gmail.com » pour accéder à notre formulaire de recrutement en cliquant sur le lien : Responsable Administration & Finances _Tchad

MdM-BE se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures. Nous répondons à tous/tes les candidat-e-s. MdM-Be ne demande aucune participation financière dans le cadre de la procédure de recrutement.

Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations. Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle. Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois. Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.

Ndi Jude

Chef de Mission

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