Profil recherché :

• Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableau….) ;
• Maitrise du français et l’anglais obligatoire ;
• Modalité d’accueil ;
• Technique de prise de note ;
• Technique d’écriture rapide ;
• Rigueur et organisation ;
• Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles ;
• Esprit de synthèse ;
• Sens relationnel ;
• Respect de la hiérarchie et de la discrétion.

Missions :

Le/La Secrétaire réceptionniste est chargé (e) d’accomplir les différentes tâches :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients, des visiteurs et du personnel
• S’occuper du tri, la rédaction, de l’envoi et du suivi de divers documents
• Assurer la communication interne (notes de service, compte-rendu…)
• Organiser les déplacements, les réunions et les séminaires (réservations, rendez-vous…)
• S’occuper de l’agenda des chefs hiérarchiques
•  Gérer les notes de frais, le reporting et les tableaux de bord
• Prise de rendez-vous et maintien à jour de l’agenda des supérieurs hiérarchiques (sur demande);
• Réception des visiteurs et les introduire chez les responsables concernés ;
• Informer les supérieurs hiérarchiques pendant leurs missions en fonction du degré d’importance et d’urgence des appels, des courriers et des mails
• Traitement des courriers in et out comme stipulé dans le Manuel du Bureau ;
• Hiérarchisation des urgences;
• Gestion du temps des responsables ;
• Archivage de tout document,
• Classement des documents conformément au système de classement en vigueur ;
• Rédaction des procès-verbaux de réunions ;
• Mise à jour de la Qbase secrétariat ;
• Scannes des rapports et autres documents ;
• Étiquetage définitif pour l’archive ;
• Appui à l’archivage des rapports techniques, notamment la création des boites d’archivage et leur étiquetage ;
• Contrôle de l’harmonisation de la nomenclature de l’archive électronique.

Les qualités Recherchés :

• Une très bonne connaissance de suivi administratif des dossiers ;
• Une bonne maîtrise de la gestion des correspondances ;
• Une bonne connaissance de la gestion des appels téléphoniques ;
• Une bonne connaissance de l’utilisation de l’outil informatique et des logiciels courants (Word, Excel, PowerPoint, Access, File maker, etc….).

Condition D’accès Aux Postes :

• Avoir Un Niveau Bac+2 /3 Au Minimum
• Avoir Une expérience significative dans le domaine, être titulaire d’un BTS ou un DUT en secrétariat ou tout autre diplôme équivalent

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Les candidats intéressés et répondant aux critères définis ci-dessus peuvent envoyer leur CV  au plus tard le Vendredi 31 Mai 2019 à l’adresse suivante : recrutement@mas-ml.com.