Malaria Consortium recrute un Responsable des opérations et de la chaine d’approvisionnement

Contexte Organisationnel

Créé en 2003, Malaria Consortium est l’une des principales organisations à but non lucratif au monde spécialisée dans la prévention, le contrôle et le traitement complet du paludisme et d’autres maladiestransmissibles parmi les populations vulnérables et défavorisées. Nous constatons de plus en plus que notre travail sur le paludisme peut être efficacement intégré à d’autres interventions de santé publique similaires afin d’obtenir un impact plus grand. Cela nous a permis d’élargir notre champ d’intervention et notre mandat à des activités concernant la santé des enfants et à d’autres maladies tropicales négligées.

Nous travaillons en Afrique et en Asie en partenariat avec les communautés, les gouvernements, les établissements universitaires et les organisations locales et internationales, pour assurer une prestation des services éfficaces et appuyés par notre expertise scientifique.

Nos domaines d’expertise comprennent:

• la prévention, le diagnostic et le traitement des maladies
• le contrôle et l’élimination des maladies
• le renforcement des systèmes de santé existants
• la recherche, le suivi et l’évaluation conduisant à de meilleures pratiques
• la communication sur le changement de comportement
• la promotion et l’élaboration des politiques au niveau national et international

Contexte du Pays
Malaria Consortium au Tchad est l’une des missions d’Afrique de l’Ouest et Centrale dépendant du bureau régional basé à Abuja, au Nigéria. Malaria Consortium au Tchad est actuellement responsable de la mise en œuvre d’un projet saisonnier de prévention de chimio-antipaludique dans 20 districts sanitaires dépendant de N’Djamena, Chari Baguirmi, Hadjer Lamis et Mayo Kebbi Est. Dans le futur,
l’idée est de fournir des interventions qui iront du soutien politique au niveau national à la mise en œuvre directe des programmes de lutte contre le paludisme, la malnutrition et les maladies tropicales négligées. Le bureau de N’Djamena est le centre des programmes au Tchad.

Objectif du poste
Le responsable des opérations et de la chaîne d’approvisionnement assurera de façon efficace, les opérations au sein de Malaria Consortium au Tchad, qui incluent la gestion de l’approvisionnement et celle de la chaîne d’approvisionnement et la supervision de la gestion du bureau. Elles comprennent également l’approvisionnement et la livraison des fournitures et des services du projet et la gestion de la planification, de l’importation, du stockage, du transport, de la vérification et du rapprochement des produits du projet (principalement des produits pharmaceutiques).

Etendue des taches
Le/la responsable des opérations et de la chaîne d’approvisionnement jouera un rôle clé dans la mise en œuvre du projet au Tchad, garantissant une gestion adéquate, tant au niveau national qu’international, des achats et de la chaîne d’approvisionnement des matières premières et des biens de consommation. Il / Elle est également responsable de la gestion du bureau (y compris des biens actifs
et de la flotte) et du soutien aux déplacements du personnel. Il/Elle est également responsable de la mise à jour de toute la documentation destinée à expliquer la conformité aux politiques organisationnelles ainsi qu’à l’optimisation des ressources.

Relations importantes
Sous la supervision du chef de mission, du responsable des opérations nationales et de la chaîne d’approvisionnement, il/elle travaillera en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe nationale et avec celle des partenaires des gouvernements locaux.

Responsabilités principales

Approvisionnement (40%)

• Travailler avec les chefs de projet pour développer des plans de passation de marchés par projet et les consolider dans un plan national de passation des marchés qui sera mis à jour au moins une fois par trimestre en collaboration avec les chefs de projet.
• Fournir des estimations de coûts dans la conception de nouveaux appels d’offres quant aux fournitures et services pour le personnel d’exploitation,
• Concevoir et obtenir l’approbation de la stratégie d’approvisionnement du pays dans le cadre des opérations mondiales et gérer de manière proactive tous les accords-cadres convenus pour les produits pertinents ainsi que leur configuration
• Veiller à ce que le personnel financier et de projet mène et partage les enquêtes menées quant aux listes de prix, et ceci tous les trimestres pour les articles achetés régulièrement, avant tout achat et en collaboration avec les demandeurs, s’assurer que les spécifications des demandes d’achat soient clairement formulées
• Mener tous les achats conformément à la politique d’approvisionnement de MC, en garantissant un bon rapport qualité-prix et une livraison à temps et au bon endroit
• Faire le suivi de tous les achats à l’aide du système de suivi des achats standard de Malaria Consortium, en s’assurant que toutes les données soient exactes et en les partageant avec tout le personnel de gestion et les chefs de projet, au moins une fois par mois, en répondant à toutes les questions qu’ils peuvent avoir sur le statut de leurs achats
• S’assurer que tous les documents d’approvisionnement et des transactions soient complets et remis au département financier, pour le stockage, en conservant des copies des fichiers pertinents lorsque cela est nécessaire afin d’assurer une bonne gestion des achats
• Être le point de référence pour tous les achats internationaux provenant de l’agent
  d’approvisionnement mondial de Malaria Consortium, y compris convenir des calendriers de livraison, se procurer les documents d’exemption des droits d’importation selon les besoins et convenir des responsabilités / agents de dédouanement

Chaîne d’approvisionnement et gestion de la logistique (40%)

• Travailler avec les équipes de développement de propositions et avec les partenaires pour s’assurer que les approvisionnements en produits et consommables dans tous les projets et propositions suivent une quantification précise
• Servir de référence pour l’équipe du programme quant aux quetsions de logistique.
• Concevoir des plans de gestion logistique optimaux afin de recueillir les fournitures à leur source et de les livrer à leur utilisateur final, au lieu de distribution, à l’établissement de santé, partenaire du bureau de Malaria Consortium, y compris les modes de transport, les centres de stockage, les itinéraires de fret et les rôles et responsabilités de chacun
• Travailler en étroite collaboration avec les parties tierces (entrepôt, districts) afin de garantir que le stock soit enregistré et stocké conformément aux bonnes pratiques de l’article et assurer le suivi jusqu’au point de livraison
• Veiller à ce que la documentation de suivi des stocks gérés par Malaria Consortium (GRN, formulaires de libération des stocks, lettres de voiture, fiches de stock, etc.) soient classée de manière appropriée et puissent être facilement référencée si nécessaire
• Mettre en place et à jour tous les accords de transport de fret requis pour le mouvement de toutes les fournitures et des produits vers les emplacements concernés dans le pays, en s’assurant que l’assurance appropriée soit en place et que les coûts pour toutes les pertes / articles endommagés sont récupérés avant le paiement des fournisseurs tiers
• Rassembler les informations et produire des rapports de rapprochement des stocks en temps opportun sur une base mensuelle pour les stocks utilisés dans le cadre des projets de Malaria Consortium, et ceci également pour les stocks détenus par des tiers
• Surveiller, avec des visites de supervision et des vérifications ponctuelles documentées, les registres de stockage et de mouvement pour l’inventaire dont Malaria Consortium est responsable et qui est conservé dans des entrepôts tiers

Office Management (15%)

• Superviser l’agent à la sécurité et à l’administration pour assurer le bon fonctionnement des bureaux de Malaria Consortium afin qu’ils puissent garantir des déplacements de qualité, un soutien au bureau et à la flotte, qui comprend le suivi des mouvements, les évaluations dans le choix d’hôtel, l’organisation des transferts de/à l’aéroport, la gestion des agents de sécurité et du générateur, le suivi des actifs, l’entretien des bureaux, la gestion des chauffeurs, la surveillance des calendriers d’entretien des véhicules, l’utilisation et l’enregistrement du journal de bord
• Veiller à ce que les fournitures de bureau, les biens de consommation et les actifs soient achetés conformément à la politique d’approvisionnement de MC, qu’ils soient disponibles et gérés de manière rentable
• S’assurer que les assurances pour les véhicules et les bureaux, que les contrats de maintenance des véhicules et des générateurs et les contrats de maintenance informatique soient en place et gérer tous les achats associés selon les besoins
• Gérer le fournisseur externe des services de soutien en informatique pour les actifs de MC, en veillant à ce que tout équipement informatique soit entretenu de manière rentable et en temps opportun

Autre(5%)

• Gérer le personnel affecté et fournir une supervision et un soutien à la gestion tout en veillant à ce que les objectifs du personnel soient définis et contrôlés conformément aux directives RH
• Travailler avec le siège, le bureau du pays et les chefs de projet pour résoudre toutes constatations d’audit en suspens et soutenir les bureaux pour améliorer leur fonctionnement en conformité avec les politiques organisationnelles
• Effectue d’autres tâches jugées nécessaires par le superviseur et dans les limites de vos compétences et de votre expérience
• Participe au partage des bonnes pratiques de distribution au sein du Malaria Consortium, aux niveaux national et mondial.

Qualifications et expériences:

Requises:

• Diplôme universitaire ou tout autre diplôme en gestion de la logistique
• Quatre ans d’expérience en gestion de la logistique et de la gestion de la chaîne d’approvisionnement
• Expérience en gestion d’équipes
• Expérience en gestion de projet, de budget et des finances

Souhaitables

• Expérience et intérêt pour la programmation en matière de santéExpérience en matière de
  distribution massive de médicaments ou avec de projets similaires

Compétences axées sur le travail :

Requises:

• Excellente Capacité à planifier
• Capacité à travailler en français et en anglais
• Bonne compréhesion des procédures de conformité des bailleurs de fonds et de celles de l’organisation
• Disponibilité à voyager également suite à un cout préavis
• Excellente Capacité à travailler avec des équipes culturellement diversifiées

Souhaitables:

• Excellente connaissance de Microsoft Excel

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