Malaria Consortium recrute un Assistant administratif (H/F), N’Djamena, Tchad
Contexte organisationnel
Fondé en 2003, Malaria Consortium est l’une des principales organisations à but non lucratif au monde, spécialisée dans la prévention, le contrôle et le traitement complets du paludisme et d’autres maladies transmissibles parmi les populations vulnérables et défavorisées. Nous constatons de plus en plus que notre travail sur le paludisme peut être intégré efficacement à d’autres interventions de santé publique similaires pour un plus grand impact et nous avons donc élargi nos attributions pour inclure la santé infantile et les interventions contre les maladies tropicales négligées.
En Afrique et en Asie, nous travaillons avec les communautés, les gouvernements, les institutions académiques et les organisations locales et internationales afin de garantir une prestation de services efficace, fondée sur des preuves solides.
Nos domaines d’expertise comprennent :
- la prévention, le diagnostic et le traitement des maladies
- le contrôle et l’élimination des maladies
- le renforcement des systèmes
- la recherche, le suivi et l’évaluation menant à de meilleures pratiques
- la communication pour le changement de comportement
- sensibilisation et élaboration de politiques aux niveaux national et international
Contexte du pays et du projet
Malaria Consortium Tchad est l’un des bureaux nationaux de la région Afrique de l’Ouest et centrale, basé à Abuja, au Nigeria. Malaria Consortium Tchad soutient actuellement la mise en œuvre de la chimio prévention du paludisme saisonnier (SMC) dans 12 districts sanitaires, Barh El Gazal, et Mayo Kebbi Est. Le SMC est livré sous forme de campagne de masse en quatre cycles mensuels pendant la saison des pluies. Dans une perspective, les interventions iront du soutien politique au niveau national
à la mise en œuvre directe de programmes de contrôle du paludisme, de la nutrition et de certaines maladies tropicales négligées. Le bureau de N’Djamena est le centre des programmes au Tchad.
Objectif du poste
L’assistant(e) administratif(ve) et RH assure le bon fonctionnement administratif du bureau national et fournit un appui essentiel au département des Ressources Humaines (RH) et au programme dans la mise en œuvre du SMC. Il/elle contribue activement à la gestion administrative, à la coordination logistique, à la gestion des dossiers du personnel et à la mise en œuvre des processus RH, tout en garantissant la confidentialité, la rigueur et la conformité aux politiques de Malaria Consortium
Etendue des Tâches
Le/la titulaire du poste fournit un appui à la fois administratif et RH au bureau, notamment dans la gestion des dossiers du personnel, le suivi des congés, la planification des accueils, la logistique des formations, et la préparation des documents RH. Il/elle travaille avec un haut degré de responsabilité, d’autonomie et de confidentialité.
Relations de travail Clés
Le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec le personnel du bureau de Malaria Consortium et assure la liaison avec les organisations partenaires à l’extérieur. Le titulaire du poste travaillera sous la responsabilité du chargé des ressources humaines.
Responsabilités Clés Appui Bureau (40%)
- Gérer la réception, le classement et la diffusion du courrier et des communications internes/externes.
- Gérer les appels, visiteurs et rendez-vous officiels.
- Assurer la planification logistique des réunions et ateliers internes.
- Faciliter l’accès des visiteurs au bureau en lien avec le service sécurité.
- Veiller à la propreté, à la fonctionnalité et au bon entretien du bureau.
Appui Administratif (30%)
- Gérer les fournitures et équipements de bureau et veiller à leur bonne utilisation.
- Suivre les paiements des factures (eau, électricité, internet, etc.) et la maintenance des services.
- Organiser la logistique des missions et déplacements (réservations, visas, accueils, etc.). • Tenir à jour le système de classement et d’archivage des documents administratifs
Soutien aux Ressources Humaines (30%)
- Appuyer la mise à jour et l’archivage des dossiers individuels du personnel (physiques et numériques).
- Assister à la planification et à la logistique des recrutements (affichage, convocations, tests, entretiens, etc.).
- Participer à l’organisation et au suivi des inductions et formations du personnel.
- Appuyer le suivi des présences, des congés et des absences.
- Préparer les courriers RH, attestations et documents administratifs du personnel.
- Contribuer au suivi du bien-être du personnel (anniversaires, événements internes, communication RH).
- Soutenir la mise en œuvre des initiatives RH (évaluations de performance, formations, engagement du personnel, etc.).
- Maintenir la confidentialité des données et informations liées au personnel.
Spécification de la personne
Qualifications et expérience :
Requises
- Un diplôme en administration, Gestion des ressources humaines, en secrétariat ou dans une discipline connexe. Une expérience significative dans l’administration ou dans un poste de support du bureau
- Au moins deux ans d’expérience en administration du bureau ou ressources humaines
- Expérience dans l’utilisation d’un système d’information
Souhaitables
- Expérience confirmée du travail pour une organisation internationale non gouvernementale
- Expérience du travail en réseau et de l’établissement de solides relations de travail
Compétences professionnelles :
Requises
- Capacité à préserver la confidentialité de toutes les informations relatives aux RH
- Habilité à travailler en autonomie, capable de travailler de sa propre initiative avec une supervision limitée ;
- Excellent sens du détail et compétences administratives bien développées ;
- Connaissance et expérience de l’utilisation des progiciels MS-Office (MS Office, Outlook, SharePoint) ;
- Parfaite maîtrise du français, excellentes compétences en communication écrite et verbale.
- Une connaissance pratique de l’anglais serait également un atout ;
- Flexibilité dans la réalisation des tâches ;
Comportement mature et professionnel
Souhaitables
- Connaissance des questions de gestion des ressources humaines des ONGI ;
- Expérience du soutien à l’amélioration des processus.
| Compétences de base: |
| Réalisations et Qualités |
| NIVEAU A – Se focaliser sur sa contribution pour Malaria Consortium et sur l’atteinte de ses propres objectifs✓ Fournir les efforts requis pour réaliser son travail et atteindre ses objectifs pour répondre (etdépasser) aux attentes✓ Gestion autonome du temps et des efforts✓ Controller son travail pour s’assurer de la qualité |
| Analyse et Utilisation de l’information |
| NIVEAU A – Collecte les informations et identifie efficacement les problèmes✓ Interprète les informations basiques écrites✓ Attentif aux details✓ Suit les directives pour l’identification des problèmes✓ Reconnait les problèmes qui relèvent de ses attributions✓ Utilise des méthodes appropriées pour collecter et résumer les données |
| Communication efficace |
| NIVEAU A – Ecoute et présente clairement les informations✓ Ecoute activement et est attentif✓ Présente les informations et les faits d’une manière logique✓ Partage volontiers et à temps opportun les informations✓ Communique honnêtement, respectueusement et de façon sensible |
| Collaboration et partenariats |
| NIVEAU A – Travaille bien et efficacement en équipe✓ A un bon esprit d’équipe✓ Connais qui sont les clients et quelles sont leurs exigences✓ Respecte et écoute les différents points de vue/opinions✓ Collabore activement avec toute l’équipe pour atteindre les objectifs et développer sa perceptionpropre✓ Proactif pour offrir et demander le soutien des autres membres de l’équipe |
| Leadership et Motivation |
| NIVEAU A – Ouvert à l’apprentissage et répond positivement au feedback✓ Volonté de gérer son propre développement et ses performances✓ Renforce les capacités des collègues en partageant les connaissances (induction) en agissant commeagissant « l’homme » de l’induction quand cela est demandé✓ Ouvert à l’apprentissage de nouvelles choses✓ Répond positivement au feedback des autres✓ Identifie les erreurs et prend des mesures positives pour s’améliorer |
| Flexibilité et Adaptabilité |
| NIVEAU A – Reconnait le niveau de son stress et s’adapte✓ Reconnait ses limites et prend des mesures pour gérer le stress et la pressions qui en résultent✓ Demeure centré sur ses objectifs et buts dans un environnement changeant✓ Assume les responsabilités de son propre travail et de l’impact de ses actions |
| Les valeurs Consortium de malaria |
| NIVEAU A – Incarner les valeurs de Malaria Consortium✓ Montre l’intégrité, l’honnêteté et l’équité dans ses rapports avec les collègues et les partenaires✓ Garde un comportement éthique et professionnel en ligne avec les valeurs de Malaria Consortium✓ Traite tout le monde avec respect |
| Planification Stratégique et compréhension du Secteur |
| NIVEAU A – Gère efficacement sa propre charge de travail✓ Planifie et gère efficacement sa propre charge de travail✓ S’est familiarisé avec les missions et les plans stratégiques actuels de Malaria Consortium✓ Comprend sa contribution aux objectifs de Malaria Consortium |
