Lux-Development recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et caissière, Zinder, Niger

Contexte :

Lux-Development (LuxDev), agence luxembourgeoise pour la Coopération au développement, a été mandatée par le ministère des Affaires Étrangères et Européennes (MAEE) du Grand-Duché de Luxembourg pour assurer la mise en œuvre de son programme de coopération bilatérale au Niger. LuxDev agit en tant qu’Agence d’exécution pour la partie luxembourgeoise.

La coopération luxembourgeoise au Niger intervient principalement dans cinq (5) secteurs d’activité : l’éducation et la formation professionnelle, le développement rural, l’eau et l’assainissement et les finances publiques.

Dans le cadre du programme Indicatif de Coopération IV (PIC IV), LuxDev cherche à recruter pour le programme d’Appui au développement de l’Emploi et de l’Employabilité des jeunes et des femmes dans les régions de Dosso, Niamey et Zinder NIG028 : UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE ET CAISSIERE.

L’assistant(e) administratif (ve) et caissier (ière) a pour mission, sous la supervision du Responsable finances :

  • d’assurer la gestion administrative du bureau de Zinder ;
  • d’assurer la tenue de la caisse du programme NIG/028 ;
  • d’appuyer le Responsable Finances dans le contrôle comptable et financier des fonds en délégation.

Principales tâches et responsabilités : Sous la supervision du Responsable Finances, L’Assistant(e) administratif (ve) et caissier (ière) devra apporter son appui à la réalisation des tâches suivantes :

Volet administration et logistique :

gérer les contacts externes :

  • recevoir les visiteurs et les introduire chez les personnes concernées ;
  • préparer la salle de réunion ;
  • gérer les appels téléphoniques à travers la centrale, prise de messages.

gérer le courrier, le classement et l’archivage :

  • traiter le courrier in et out suivant le système en vigueur ;
  • envoyer et réceptionner des fax et des courriers rapides ;
  • élaborer/ diffuser/ traduire des courriers et notes de la CAM ;
  • classer / archiver les documents (informatique et physique) suivant le système en vigueur ;
  • appuyer, le cas échéant, les projets/programmes dans leur classement/archivage et s’assurer du respect du système en vigueur ;
  • gérer et suivre les envois par courrier express (DHL, bus, etc..).

exécuter la gestion administrative :

  • appuyer la mise à jour de l’inventaire des immobilisations ;
  • assurer la gestion des fournitures et consommables de bureau et de la cafétéria ;
  • superviser l’agent de ménage afin de maintenir l’état de propreté des locaux ;
  • suivre les dossiers administratifs y compris les relations avec les autorités nationales concernées.

assurer le secrétariat de la CAM :

  • relever les e-mails et transmettre à la personne visée ;
  • informer les collaborateurs du programme pendant leurs missions en fonction du degré d’importance et d’urgence des appels, du courrier et des mails ;
  • assurer l’assurance qualité des documents sur le style LuxDev.

organiser les missions et les ateliers :

  • vérifier les inventaires mensuels de caisse ;
  • réaliser des contrôles inopinés ;
  • organiser les missions (internes et externes): billets d’avion, réservations d’hôtels, agenda des réunions, etc. ;
  • actualiser les listes des fournisseurs, négocier des tarifs préférentiels (hôtels, agences de voyage, etc.) ;
  • établir les fiches de mission ;
  • appuyer à l’organisation d’ateliers et autres événements.

Volet comptabilité et finances :

Caisse :

  • tenir la caisse conformément à la procédure en vigueur ;
  • préparer les demandes de réapprovisionnement des caisses ;
  • exécuter les paiements en liquide conformément à son pouvoir d’engagement ;
  • tenir le livre de caisse ;
  • assurer les inventaires de caisse mensuels.

Fonds en délégation :

  • appuyer le Responsable Finances dans la vérification des pièces comptables et des rapports d’exécution financière des conventions ;
  • appuyer les actions de renforcement des capacités des partenaires en les appuyant dans la préparation des pièces justificatives, préparation et organisation des ateliers, formation, missions, etc..

Connaissances et habiletés de base nécessaires (en partie ou en totalité) pour exercer cet emploi :

  • Gestion des contacts externes ;
  • Gestion du courrier, classement archivage ;
  • Gestion administrative ;
  • Secrétariat ;
  • Organisation missions et ateliers ;
  • Gestion financière et comptable.

Attitudes liées à cet emploi (en partie ou en totalité) :

  • aisance relationnelle;
  • classement d’information;
  • discrétion;
  • esprit d’initiative ;
  • organisation – Planification ;
  • rigueur – Qualité ;
  • sens du détail – Contrôle.

 

Conditions d’exercice de l’emploi :

Niveau et spécialité de formation généralement requis : Bac +2 en Gestion Administrative, finances ou tout autre domaine pertinent ;

Expérience professionnelle :

  • expérience de 5 ans dans une fonction similaire ;
  • expérience professionnelle de travail en équipe pluridisciplinaire, de communication, de collaboration et de travail en équipe.

Lieu du travail : Niger, Zinder.

Type de contrat : Contrat de travail à Durée indéterminée

Rémunération : l’employé sera classé dans la catégorie III de la grille salariale du Bureau de LuxDev au Niger.

Entré en fonction : le 1er novembre 2022

Cette description de poste ne représente pas une liste exhaustive des tâches à réaliser. Cette dernière pourra faire l’objet d’ajouts et/ou de modifications selon les besoins pour répondre aux impératifs des programmes.

Candidature :

Vous êtes priés de postuler, uniquement en ligne, au plus tard le mercredi, 31 août 2022, via le site : Postuler ici

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