L’UNOPS recrute un(e) Associé(e) aux Achats, Abidjan, Côte d’Ivoire

Background Information – Job-specific

Situé à Dakar, le bureau multi-pays de l’UNOPS Sénégal couvre tous les pays francophones d’Afrique de l’Ouest et du Nord. Au fil des ans, il a développé une solide relation de travail avec les gouvernements et les partenaires internationaux. Il fournit un soutien technique dans les domaines de développement stratégique, y compris les élections ; passation des marchés et renforcement des capacités connexes ; Protection de l’environnement, ainsi que réhabilitation et développement des infrastructures. Il comprend un portefeuille de plus de 60 projets en cours dont la moitié est dédiée à des projets d’infrastructure, tandis que le reste est composé de projets transactionnels, d’approvisionnement et d’appui en fonds, subventions ou maîtrise d’ouvrage.

Côte d’ivoire
UNOPS, le Bureau des Nations Unies pour les Services d’Appui aux Projets, intervient comme partenaire opérationnel clé dans des projets de développement humanitaire et durable à l’échelle mondiale. En Côte d’Ivoire, UNOPS œuvre avec le Ministère de la Santé et ses partenaires pour fournir des infrastructures et des solutions d’énergie renouvelable dans les zones rurales, dans le respect des normes environnementales et sociales.

Contexte du Projet d’Électrification en Côte d’Ivoire :Dans le cadre de l’appui à la Couverture Maladie Universelle, UNOPS s’associe avec le Ministère de la Santé, de l’Hygiène Publique et de la Couverture Maladie Universelle (MSHPCMU) et l’Unité de Coordination des Projets Santé Nutrition (UCP Santé Nutrition), soutenue par la Banque mondiale, pour renforcer l’accès à l’énergie dans 166 centres de santé situés en zones rurales. Le projet vise à installer des systèmes d’énergie solaire dans des zones non couvertes par la Compagnie Ivoirienne d’Électricité (CIE) pour améliorer l’accès aux soins, en particulier dans les régions éloignées.

Rôle de l’UCP Santé Nutrition Banque mondiale :

L’UCP Santé Nutrition, appuyée par la Banque mondiale, joue un rôle central en tant que coordinateur local du projet. Elle assure le lien direct avec les communautés bénéficiaires et veille à ce que les actions sur le terrain soient alignées avec les priorités nationales en matière de santé publique. L’UCP est impliquée dans la sélection des sites des centres de santé, dans la planification logistique et dans le suivi des activités menées par UNOPS et les prestataires, afin de garantir la qualité et la pertinence des installations solaires en fonction des besoins locaux.

Objectifs du Projet :

Ce projet s’inscrit dans un programme stratégique visant à :

  • Améliorer la Résilience des Services de Santé en Zone Rurale : Assurer une source d’énergie stable et propre pour les centres de santé, permettant une meilleure qualité de soins.
  • Renforcer les capacités locales : Par le biais de l’UCP Santé Nutrition, garantir la formation des équipes locales et des comités de maintenance pour une utilisation durable des équipements.
  • Contribuer aux Objectifs de Développement Durable : En particulier les ODD 3 (Bonne santé et bien-être), 7 (Énergie propre et abordable), et 17 (Partenariats pour les objectifs).

Functional Responsibilities

Sous la supervision directe de l’Analyste principal.e des achats, l’associé.e aux achats assure la fourniture de services de soutien efficaces et opportuns en matière d’approvisionnement et d’administration des contrats aux différents programmeurs dans une zone géographique pertinente. Il/elle promeut une approche centrée sur le client, la qualité et les résultats et apporte son soutien au personnel d’approvisionnement concerné. Dans l’exercice de ses fonctions, l’associé.e aux achats travaille avec un minimum de supervision et assure la liaison avec les responsables de soutien au programme de l’UNOPS, les conseillers techniques en chef, les gestionnaires de portefeuille et les assistants de portefeuille afin d’assurer le meilleur soutien.

Sommaire des fonctions clés :

1. Services de soutien aux achats transactionnels

2. Planification des achats, demandes et sourcing

3. Processus d’appel d’offres

4. Gestion des contrats

5. Gestion d’équipe

6. Développement et partage des connaissances

  1. Services de soutien aux achats transactionnels:

Administrer une gamme d’activités de soutien aux achats transactionnels, en garantissant le respect des règles, réglementations, politiques et stratégies de l’UNOPS, notamment les suivantes :

  •  Incorporation des étapes nécessaires pour intégrer la durabilité dans le processus d’approvisionnement.
  •  Exhaustivité des soumissions aux comités des contrats et des biens (CPC).
  •  L’exhaustivité de la documentation pour la préparation/le traitement des bons de commande, des contrats, des LTA ou de leurs amendements.
  •  Fourniture des recherches/données demandées sur l’offre du marché en effectuant des études de marché de routine pour déterminer les sources d’approvisionnement, en utilisant le Global Market Place des Nations Unies et d’autres sources externes ;
  •  Mise en place/amélioration et maintenance de la base de données des fournisseurs locaux, en assurant une mise à jour régulière des données.
  •  Bases de données d’informations, tous les dossiers et enregistrements d’approvisionnement mis à jour et maintenus.
  •  Rapports d’état générés, selon les besoins.
  •  Disponibilité de toutes les pièces justificatives à des fins d’audit et d’examen ;
2. Planification des achats, demandes dans esourcing :

Soutenir administrativement et techniquement les processus de planification, de réquisitions, d’approvisionnement et d’approvisionnement du bureau, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

  •  Collaboration avec le personnel et les gestionnaires des projets dans la préparation de leur plan de passation des marchés, l’attribution, l’administration et le suivi de toutes les questions liées à la passation des marchés pour la zone géographique/activité de projet donnée.
  •  Maintenance et mise à jour des processus de suivi des achats pour les projets et fourniture de retours d’information sur les bons de commande au bureau demandeur ;
  •  Fournir des propositions à l’entité requérante sur les modes de fourniture des biens, travaux et services, y compris les délais de passation des marchés pour chaque étape ;
  •  Examen des demandes d’achat pour s’assurer qu’elles sont complètes ;
  •  Préparation des spécifications appropriées et complètes pour l’équipement et les matériaux, les profils de poste et l’énoncé des travaux pour la préparation des appels d’offres, des appels d’offres et des ITB, en garantissant l’approbation/l’approbation par les unités respectives des demandes.
  •  Liaison constante avec les fournisseurs et le destinataire jusqu’à ce que la livraison en toute sécurité des marchandises soit obtenue.
  •  Rédaction de lettres, notes de service, fax, emails, etc. ; suivi des progrès et liaison avec les fournisseurs tout au long du cycle d’approvisionnement ; enquête et résolution des problèmes post-commande et des rapports d’avancement sur les questions de passation des marchés ;
  •  Réponses orales/écrites aux questions des projets, des clients, des entreprises, etc. concernant les questions liées aux achats
  •  Préparation des rapports mensuels sur les questions de passation des marchés ;
  •  Liaison avec l’unité logistique ou les projets à la réception des biens, équipements et services en vue d’obtenir un rapport de livraison approprié, un RIR (Rapport de réception et d’inspection) ou des certificats pertinents et que l’inventaire approprié soit dressé ;
3. Processus d’appel d’offres :

Entreprendre ou superviser le soutien technique aux processus d’appel d’offres et d’appel d’offres, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

  •  Préparation de listes restreintes d’entrepreneurs/fournisseurs appropriés pour les achats d’une valeur supérieure aux montants désignés, pour approbation du responsable désigné ;
  •  Préparation et émission de déclarations d’intérêt, de demandes de prix, d’appel d’offres, de demandes de propositions ou d’autres documents d’appel d’offres selon les besoins, en garantissant leur conformité avec les modèles approuvés par l’UNOPS ou en sollicitant l’autorisation légale en cas d’ajustements requis ;
  •  En collaboration avec les clients demandeurs du programme/des opérations, soutenir l’examen et l’évaluation des offres ou des propositions reçues et la préparation d’analyses pour l’attribution de contrats moins complexes et pour la soumission au LCPC ou à un autre organisme statutaire désigné ;
  •  Préparation de la soumission du HQCPC, ou de l’organisme désigné, avec la composante programme/opérations requérante ;
  •  Organiser les réunions du LCPC (ou de l’organe statutaire désigné) selon les besoins et diffuser au moins 24 heures à l’avance les documents pour examen ;
  •  Tenue des dossiers du LCPC ou de l’organisme statutaire désigné.
4. Gestion des contrats:

Prend en charge une administration efficace des contrats, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

  •  Suivi de signature des contrats par les fournisseurs ;
  •  Obligation de fonds dans le système Enterprise et obtention des signatures appropriées pour approbation ;
  •  Diffusion des annonces de contrats et des attributions ;
  •  Maintenance des contrats et du système de classement ;
  •  Maintenance des bases de données/listes des meilleurs fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services, activités et statistiques
5. Gestion d’équipe

  •  Facilite l’engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité de l’équipe supervisée grâce à une planification du travail efficace, à la gestion du rendement, au coaching et à la promotion de l’apprentissage et du développement.
  •  Assure une surveillance, garantissant la conformité des membres de l’équipe aux politiques existantes et aux meilleures pratiques.
6. Développement et partage des connaissances

  •  Organise, facilite et/ou propose des initiatives de formation et d’apprentissage pour le personnel en matière d’approvisionnement.
  •  Fournit des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement.
  •  Recueille des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utilise de manière productive.

Education/Experience/Language requirements

A. Formation

  • Un diplôme d’études secondaires est requis.
  • Un premier diplôme universitaire en gestion des achats et/ou de la chaîne d’approvisionnement, en droit, en commerce, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est souhaitable.
  • Une certification pertinente en gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement (CIPS ou similaire) constitue un avantage certain.

B. Expérience professionnelle

  • Un minimum de six (6) années d’expérience pertinente dans la fourniture de services de soutien aux achats au sein d’organisations publiques ou d’entreprises nationales et/ou internationales est requise.
  • Expérience de travail avec différentes parties prenantes dans les pays en développement est souhaitable.
  • De l’expérience dans une Organisation Onusienne est souhaitable.
  • La maîtrise des logiciels bureautiques MS Office/google suite, l’utilisation de systèmes et d’environnements électroniques est un atout.
  • Une expérience de l’utilisation des systèmes d’entreprise, notamment OneUNOPS, est souhaitable.

C. Langues requises:

  • La maîtrise du Français est requise.
    • Une bonne connaissance de l’anglais est un atout.

Competencies

Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organizational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion.
Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles.
Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role).
Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries.
Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements.
Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving.
Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground.

Contract type, level and duration

  1. Contract type ICA, ICS 6
  2. Contract level LICA 6
  3. Contract duration Ongoing ICA – ‘Open-ended, subject to organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance.’

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Informations supplémentaires

  • L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
  • L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
  • L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.
  • L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions

  • Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.
  • Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Il pourra également leur être demandé de suivre des cours visant à rafraîchir leurs connaissances ou de nouvelles formations obligatoires dans le cadre de leur contrat. Aucune compensation ne sera versée pour le temps consacré à ces formations. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.
  • L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

  • La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

 

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