L’Unité de Gestion des Subventions du Fonds Mondial recherche un pharmacien responsable des approvisionnements, Niamey, Niger
Mission :
Le Pharmacien Responsable des Approvisionnements à l’UGS doit assurer l’approvisionnement continu et fiable en produits de santé de qualité pour l’ensemble des formations sanitaires impliquées dans la lutte contre le Sida et les Hépatites ainsi que la lutte contre la Tuberculose au Niger.
Sa mission se fera en collaboration avec les Pharmaciens des programmes (PNLSH et PNLT), le Responsable de l’UGSP (Unité de Gestion Spécifiques des Programmes) de l’ONPPC, le Pharmacien Responsable du RSS « chaine approvisionnement et laboratoire » et les autres parties prenantes.
Le pharmacien assurera ses responsabilités sous la supervision du Coordinateur Principal de l’UGS.
Date de prise de fonction : 01 Février 2022.
Responsabilités :
- Sélection :
- S’assurer que les intrants utilisés au sein des programmes soient conformes aux DTS (Directives Thérapeutiques Standardisées) et à la LNME (Liste Nationale des Médicaments Essentiels).
- Quantification :
- Appuyer les pharmaciens des programmes dans la collecte des données et informations essentielles en prévision des exercices de quantification (commande ou demande de subvention) ;
- Appuyer les pharmaciens des programmes dans la mise à jour des fichiers de quantifications de chaque partenaire (Fonds Mondial, Etat, etc.) avant les revues semestrielles du Sous-Comité de quantification (données d’inventaires, commandes en cours, prix, hypothèses pour les frais PSM, cibles, etc.) (commande ou demande de subvention) ;
- Appuyer les pharmaciens des programmes pour l’organisation des revues semestrielles du Sous-Comité de quantification (commande ou demande de subvention) ;
- Participer aux revues semestrielles du Sous-Comité de quantification (commande ou demande de subvention) pour la finalisation et la validation des fichiers de quantification préalablement préparés par les pharmaciens des programmes ;
- S’assurer que le budget d’acquisition des intrants, coûts GAS inclus, soit cohérent avec le budget disponible sur les subventions ;
- S’assurer que les listes des produits de santé élaborées par les pharmaciens des programmes sont conformes aux fichiers de quantification validés par le Sous-Comité de quantification et au format exigé par le Fonds Mondial (commande ou demande de subvention) ;
- Transmettre les fichiers de quantification et/ou de la liste des produits de santé au Fonds Mondial en temps opportun ;
- Appuyer les pharmaciens des programmes dans la rédaction des réponses aux commentaires/demandes de clarifications éventuels du LFA et/ou du PSM du Fonds Mondial sur les fichiers de quantification et/ou la liste des produits de santé préalablement partagés ;
- Appuyer les pharmaciens des programmes dans la révision des fichiers de quantifications et/ou la liste des produits de santé pour tenir compte des demandes d’ajustements du Fonds Mondial suite à la revue du LFA ou leur revue des fichiers de quantification ;
- S’assurer que les ajustements demandés sur les fichiers de de quantifications soient faits en temps opportun et validés par le Sous-Comité de quantification ;
- S’assurer que les ajustements demandés sur les listes de produits de santé soient faits en temps opportun par les pharmaciens des programmes (les appuyer si nécessaire) ;
- Transmettre en temps opportun au Fonds Mondial les réponses aux commentaires éventuels du LFA et/ou du PSM du Fonds Mondial sur les fichiers de quantification et/ou la liste des produits de santé préalablement partagés, ainsi que les fichiers de quantifications et/ou listes des produits de santé ajustés ;
- Faire le suivi avec le Pharmacien Responsable des approvisionnements de l’UGS du processus de validation des fichiers de quantification et de la liste des produits de santé par le Fonds mondial en temps opportun ;
- S’assurer de la validation finale des fichiers de quantification et listes des produits de santé par le Fonds mondial avant la passation des commandes.
- Achats :
- Passer les commandes sur la plateforme d’achats groupés du Fonds Mondial (wambo), de GDF, ou d’autres fournisseurs, avec l’appui des pharmaciens des programmes, en particulier pour le choix des spécifications techniques des intrants ;
- Faire le suivi de la validation des réquisitions sur Wambo et GDF ;
- Faire le suivi des commandes et mettre à jour systématiquement l’outil de suivi des commandes après chaque nouvelle commande/réception et mise à jour des statuts des commandes par les fournisseurs ;
- Transmettre mensuellement les outils de suivi des commandes actualisés de chaque programme aux pharmaciens des programmes et pharmacien de l’UGSP ONPPC ;
- Répondre aux requêtes concernant les approvisionnements après concertation avec les pharmaciens des programmes concernés (validation des lots proposés par les fournisseurs (durée de vie restante appropriée), alternatives proposées en cas de ruptures, etc.) ;
- Planifier les livraisons avec les fournisseurs après concertation avec les pharmaciens des programmes et de l’UGSP de l’ONPPC (type d’emballages, calendrier de livraison, etc.) ;
- Faire le suivi de la performance des fournisseurs ;
- Déterminer et formuler les premières recommandations sur les litiges ou plaintes par rapport aux actions des achats ;
- Participer aux réunions du comité d’ouverture des offres des achats locaux ;
- Réaliser les procédures d’enregistrements et d’autorisation d’importation auprès de la DPHMT en temps opportun ;
- Réaliser les procédures d’exonération et de dédouanement auprès de la douane en temps opportun.
- Gestion des stocks
- Appuyer, si nécessaire, les pharmaciens des programmes dans l’organisation des réceptions des commandes par le Comité de réception ;
- Participer aux réceptions des commandes des produits des programmes achetés sur les subventions du Fonds mondial ;
- Valider la réception des intrants du programme (membre du Comité de réception) ;
- Réaliser ponctuellement des inventaires sur les intrants sensibles des programmes ;
- S’assurer de la mise à jour mensuelle par les pharmaciens des programmes des outils de suivi des niveaux de stocks disponibles et utilisables des intrants au niveau de l’UGSP de l’ONPPC (y compris les nombres de jour de rupture au niveau central) ;
- Proposer, en collaboration avec l’UGSP de l’ONPPC, les pharmaciens des programmes et les responsables de PEC des programmes, des mesures préventives et/ou correctives pour éviter les ruptures de stock/surstocks des intrants ;
- Appuyer, si nécessaire, les pharmaciens des programmes dans l’élaboration des rapports mensuels sur les niveaux des stocks disponibles et utilisables de chaque intrant au niveau central ainsi que sur le statut des commandes en cours (que ce soit sur les achats subventionnés par le Fonds Mondial, l’Etat ou tout autres partenaires) ;
- Mettre en place, suivre et analyser les indicateurs de performance de l’UGSP de l’ONPPC pour les activités de stockage (rotation de stocks, etc.).
- Distribution
- Appuyer, les pharmaciens des programmes dans la mise à jour trimestrielle des outils de suivi des commandes des structures (DS, autres formations sanitaires, LNR et laboratoires) ;
- Appuyer les pharmaciens des programmes dans la validation trimestrielle des commandes émises par les des structures (DS, autres formations sanitaires, LNR et laboratoires) en les aidant notamment à trianguler les données de consommations avec les données de morbidité/laboratoire partagées par le Responsable de PEC des programmes (rapport de PEC) et laboratoires (registres laboratoires) ;
- S’assurer du respect du calendrier de transmission des commandes par les pharmaciens des programmes à l’UGSP de l’ONPPC ;
- S’assurer du respect du calendrier de livraison des structures par l’UGSP de l’ONPPC ;
- Mettre en place, suivre et analyser les indicateurs de performance de l’UGSP de l’ONPPC pour les activités de distribution (délais de livraison, délais de traitements des commandes, etc.).
- Assurance Qualité :
- Réaliser l’échantillonnage pour le contrôle qualité post-marketing des intrants achetés sur les subventions du Fonds mondial conformément aux exigences de la Politique Assurance Qualité du Fonds Mondial ;
- S’assurer que les conditions de stockage et de distribution des intrants soient conformes aux Bonnes Pratiques de Stockage et de Distribution (BPSD) de l’OMS (traçabilité, rotation des stocks selon la règle FEFO, conditions de conservation du fabricant respectées, etc.) et à la Politique d’Assurance Qualité du Fonds mondial à tous les niveaux de la chaine d’approvisionnement (supervisions régulières).
- Autres :
- Être le point focal pour l’ensemble des partenaires sur toutes les questions relatives aux approvisionnements des produits de santé utilisés dans le cadre des activités du PNLSH et PNLT ;
- Assurer l’archivage de l’ensemble des documents relatifs aux acquisitions des produits de santé (factures), à leur réception (PV de réception), au contrôle qualité (certificat d’analyse et décisions prises en cas de non-conformité) et à leur distribution (bon de commandes et de livraisons des structures, rapport de distributions réalisés par l’UGSP de l’ONPPC) ;
- Participer à l’élaboration des documents relatifs aux PU/DR des subventions du Fonds mondial ;
- S’assurer que les rapports d’activité trimestriel relatif à la gestion des intrants du PNLSH et du PNLT élaborés par l’UGSP de l’ONPPC sont conformes ;
- Effectuer des supervisions régulières des sites pour vérifier la qualité des données et l’application des BPSD dans les structures concernées (DS, autres formations sanitaires, LNR et laboratoires).
Connaissances et Aptitudes :
Diplômes requis : Être titulaire d’un Diplôme de Docteur en pharmacie.
Expérience Professionnelle :
Qualités requises :
- Motivé par les enjeux de la prise en charge des IST/VIH/Sida/hépatites et TB ;
- Dynamique, rigoureux et volontaire pour le travail en équipe ;
- Capacités rédactionnelles et organisationnelles ;
- Aisance relationnelle et adaptabilité ;
- Capacités d’analyse et de synthèse ;
- Informatique : maitrise du Pack Office (Word, Excel, Power point) ;
- Connaissance de l’anglais est un atout.
Connaissances et/ou expériences souhaitées :
- Trois ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion des intrants pharmaceutiques et médicaux ;
- Connaissances en Santé Publique ;
- Connaissance des aspects de Prise en charge des IST/VIH/Sida et des hépatites et TB.
Méthode de sélection :
La méthode de sélection choisie est la sélection par mise en concurrence ouverte.
Soumission des candidatures :
Le dossier de candidature doit comporter les pièces suivantes :
- Une lettre de motivation adressée au Coordonnateur Principal de l’Unité de Gestion des Subventions ;
- Un CV détaillé, mis à jour ;
- Une copie légalisée du diplôme exigé ou attestation de diplôme ;
- Des copies légalisées des attestations, certificats de travail ou tout autre document pouvant justifier de l’expérience du candidat ;
- Un certificat de nationalité nigérienne.
NB : Les originaux des diplômes, des divers certificats et attestations seront exigés pour le candidat définitivement retenu.
DUREE DU CONTRAT : La durée du contrat initial est d’un (1) an renouvelable.
DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES : Les dossiers de candidature doivent être déposés sous enveloppe fermée au secrétariat de l’UGS sise au plateau (derrière le bâtiment de PLAN Niger), 1er virage à gauche après la Clinique AFOUA et 2ème porte à gauche.) tél : +227 91 30 15 50 ou envoyés par mail à l’adresse suivante : recrutementugp.fm20@gmail.com
La date limite de dépôt des dossiers ou d’envoi par mail est fixée au plus tard le 24 Décembre 2021.