L’Union Africaine recrute un Assistant principal aux dossiers Addis Ababa, Ethiopia
Organisation: African Union
Valeurs de l’UA
- Respect de la diversité et du travail d’équipe ;
- L’Afrique en premier;
- Transparence et responsabilité ;
- Intégrité et impartialité;
- Efficacité et professionnalisme ;
- • Information et partage des connaissances.
Informations sur l’organisation
Rend compte à: Fonctionnaire chargé du courrier et des dossiers
Direction/Département: Bureau du conseiller juridique
Nombre de rapports directs: 0
Nombre de rapports indirects: 0
Grade du poste: GSA3
Nombre de postes : 1
Type de contract: Régulier
Lieu: Addis-Abeba, Ethiopie
Objectif du poste:
Le titulaire du poste est chargé de veiller à ce que les courriers entrants et sortants soient reçus et traités en temps voulu, et de s’assurer qu’un système de classement fiable et efficace est en place.
Principales fonctions:
- Fournir un soutien opérationnel en temps utile ;
- Mettre en œuvre les activités opérationnelles conformément au calendrier et établir des rapports ;
- Aider au suivi des activités logistiques, à la mise en œuvre des activités et à la fourniture d’informations actualisées ;
- Communiquer de manière efficace avec les parties prenantes internes et externes ;
- Assurer le suivi des décisions issues des réunions et des résultats issus des échanges et veiller à leur mise en œuvre ;
- Préparer les communications quotidiennes du bureau et aider à la compilation des données et des informations à des fins de production de rapports ;
- Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes d’enregistrement et de recherche ;
- Assurer le suivi de la fourniture et de l’entretien des installations et du matériel de bureau.
Responsabilités spécifiques:
- Recevoir, enregistrer, traiter et transmettre les courriers et la correspondance entrants et sortants aux destinataires concernés ;
- Scanner et numériser les courriers et dossiers entrants ;
- Trier, organiser, entretenir, stocker et récupérer des dossiers administratifs avec soin ;
- Créer et gérer une classification électronique appropriée des dossiers ;
- Assurer le classement des dossiers selon le Plan de classement ;
- Classer tous les dossiers physiques, y compris les dossiers du personnel (ouverts et confidentiels), les dossiers financiers et juridiques, et veiller à les conserver en toute sécurité ;
- S’assurer de la saisie des éléments de métadonnées exacts des dossiers pour les télécharger et les classer dans le système de gestion électronique des dossiers ;
- Créer de nouveaux dossiers et fichiers et éliminer les anciens dossiers conformément au calendrier de conservation en vigueur ;
- Conserver les dossiers en toute sécurité dans des locaux appropriés ;
- Entretenir les archives, veiller à ce que les dossiers soient correctement stockés et soient accessibles ;
- Tenir un registre de tous les dossiers sortants pour s’assurer que les documents sont retournés dans les délais ;
- Assurer le service des réunions du département et veiller à la distribution des documents de travail aux participants à la réunion ;
- S’assurer de la confidentialité et de la non-divulgation des dossiers ;
- Veiller à la tenue d’un système de classement fiable, précis et efficace, conformément à la Politique de gestion des archives et des dossiers ;
- Fournir des réponses aux demandes de renseignements par la recherche et la récupération de dossiers ;
- Tenir un système d’enregistrement des mouvements de fichiers au sein du Bureau.
Formations universitaires et expériences requises:
- Le candidat doit être titulaire d’une Licence en gestion/administration de bureau ou gestion de dossiers délivrée par une institution reconnue, avec une expérience professionnelle pertinente de deux ans dans le domaine de la gestion des dossiers ou des services administratifs.
- Ou
- Il doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en gestion/administration de bureau ou gestion de dossiers délivrée par une institution reconnue, avec une expérience professionnelle pertinente de trois ans dans le domaine de la gestion des dossiers ou des services administratifs.
Compétences requises
- Excellentes aptitudes en matière de planification et d’organisation ;
- Excellentes compétences en communication orale et écrite ;
- Aptitude à travailler sous pression ;
- Compétences en gestion du temps ;
- Capacité à respecter la confidentialité et la non-divulgation des informations ;
- Maîtrise de l’utilisation des logiciels standard tels que MS Word, MS Excel et MS PowerPoint, etc. ;
- Aptitude à travailler dans une équipe multiculturelle ;
- Maîtrise d’une des langues de travail officielles de l’Union africaine (anglais, arabe, français, portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.
Compétences en leadership:
- Valorisation des autres ….
- Flexibilité;
- ..Sensibilisation aux risques et respect des règles
Compétences de base
- Esprit d’équipe et collaboration;
- Sensibilisation à la responsabilité et respect des règles
- Perception de l’apprentissage.
- Communication claire;
Compétences fonctionnelles:
- Dépannage
- Connaissances du métier et partage de l’information
- Axé sur les tâches
- Sensibilisation au perfectionnement continu
Égalité de chances :
La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.
Durée du contrat et prise de fonction :
L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat régulier pour une période de 3 ans, dont les 12 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période de deux ans, sous réserve de résultats et de réalisations satisfaisants.
Des langues:
Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine (anglais, arabe, espagnol, français, portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.
Rémunération :
À titre indicatif, le salaire de base pour ce poste est de 11,071.00 $ EU (GSA 3 Échelon 1) par an. À ce salaire s’ajoutent l’indemnité pour frais d’études (100 % des frais de scolarité et d’autres frais connexes jusqu’à un maximum de 3 330 $ EU par enfant et par an, pour les fonctionnaires).
Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 15 Décembre 2022.
Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s.
Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés.
L’union africaine est un employeur garantissant l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encourages.