L’Union africaine recherche un Aide-comptable, Addis-Abeba, Ethiopie

Informations sur l’organisation

Rend compte à: Chargé des finances

Direction/Département: Finance

Division: Gestion financière

Nombre de rapports directs: 0

Nombre de rapports indirects: 0

Grade du poste: GSA5

Nombre de postes : 2

Type de contract: Régulier

Lieu: Addis-Abeba, Ethiopie

Objectif du poste

Fournir un soutien opérationnel dans la gestion financière, la comptabilité, les services administratifs et de trésorerie afin de satisfaire aux obligations législatives et de soutenir les activités de l’UA.

Principales fonctions

•     Fournir un soutien opérationnel en temps utile ;
•     Participer à la planification des activités de la Division ;
•     Préparer les calendriers de travail et assurer le suivi de la mise en œuvre ;
•     Coordonner et/ou participer à l’assistance technique et/ou au travail logistique ;
•     Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des processus et systèmes opérationnels ;
•     Préparer la communication de bureau et rédiger des rapports ;
•     Gérer la communication au niveau opérationnel et fournir une mise à jour ;
•     Compiler et mettre à jour des données et des informations pour la préparation, la mise en œuvre et le suivi des budgets, des activités, etc.

Responsabilités spécifiques

•     Recueillir et classer les créances liées à l’indemnité journalière de subsistance (compagnies aériennes et agents) en vue de la comptabilisation et de la validation ;
•     Collecter les demandes d’avance pour paiement ;
•     Collecter et vérifier les comptes créditeurs inter-bureaux avant de les valider ;
•     Traiter les transferts interbancaires ;
•     Veiller à la validité des données dans le système SAP ;
•     Assurer le service des missions et traiter toutes les autres créances ;
•     Examiner les documents pour s’assurer qu’ils sont bien renseignés et traiter tous les comptes créditeurs (PTSD) ;
•    Traiter tous les paiements inter-bureaux et assurer en permanence le règlement des fournisseurs ;
•     Examiner périodiquement tous les postes fournisseurs en suspens et prendre les mesures appropriées, le cas échéant ;
•     Traiter les demandes de remboursement de la TVA et des factures de téléphone ;
•     Conserver tous les bordereaux, y compris les pièces justificatives, pour examen par les auditeurs internes et externes ;
•     Apporter son soutien à la préparation des rapports financiers et à la réalisation de diverses tâches administratives ;
•     Régler les demandes d’avance et de remboursement des dépenses de déplacement, ainsi que d’autres demandes d’avance liées aux programmes financés par les partenaires ;
•     Assurer une analyse chronologique des demandes d’avance et de remboursement des dépenses de déplacement sur une base régulière afin de tenir des informations vérifiées et à jour ;
•     Préparer les réponses aux demandes émises par les auditeurs externes et internes et aider à la mise en œuvre des résultats d’audit ;;
•     Enregistrer les écritures de journal dans le système SAP et rapprocher les comptes inter-bureaux ;
•     Analyser et télécharger les données bancaires dans le module SAP Bank à partir de fichiers Excel préparés ;
•     Participer à la préparation des rapports de réconciliation bancaire ;
•     Étudier et suivre tous les points des rapports de rapprochement bancaire qui n’ont pas été réglés ;
•     Effectuer un suivi des rapports d’audit interne et externe liés aux problèmes de rapprochement évoqués dans les rapports ;;

•     Assurer le suivi des procédures périodiques de réévaluation des devises dans le système SAP ;
•     Procéder et vérifier tous les paiements bancaires et veiller à ce que l’ensemble des pièces justificatives soit complet et exact ;;
•     Procéder au paiement mensuel des salaires des membres du personnel et de l’ensemble des indemnités qui leur sont dues ;;
•     Tenir la comptabilité du Bureau et la mettre à jour ;;
•     Maintenir à jour les fichiers du personnel (contrat de personnel, la gestion des congés, la mise à jour des informations du personnel, etc.) 😉 ;
•     Tenir un fichier actualisé des fournisseurs de services et des contrats ;
•     Tenir un dossier sur la variation mensuelle des taux de change et des frais bancaires relatifs aux différents versements effectués à partir des comptes bancaires locaux et étrangers ;
•     Ajuster le solde du compte local à la fin de chaque mois ;
•     Préparer les états financiers devant faire l’objet d’une vérification ;
•     Préparer des rapports financiers pour examen par le superviseur ;
•     Veiller à ce que la comptabilité soit exacte et complète, que les rapports financiers et le système de contrôle interne fonctionnent le plus correctement possible et que tous les documents pertinents soient tenus et mis à jour scrupuleusement ;
•     S’acquitter de tout autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Formations universitaires et expériences requises

•    Diplôme de niveau Bac+2 en comptabilité, finance ou dans un domaine connexe, avec une expérience professionnelle pertinente de trois (3) ans dans les domaines de la comptabilité et de la finance.

Ou

•    Licence en comptabilité, finance ou dans un domaine connexe, avec une expérience professionnelle pertinente de deux (2) ans dans les domaines de la comptabilité et de la finance.

Compétences requises

•    Respecter consciencieusement les délais et être soucieux d’atteindre les résultats escomptés ;
•    Une bonne connaissance des processus politiques internationaux et régionaux et une capacité d’analyse des politiques dans le domaine concerné ;
•    Compétences analytiques ;
•    Connaissance de la suite Microsoft (Excel, Word, etc.) ;
•    Excellentes aptitudes en relation interpersonnelle ;
•    Capacité à communiquer à l’oral et à l’écrit ;
•    Maîtrise d’une des langues de travail de l’UA (anglais, arabe, espagnol, français, portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.

Compétences de base

Compétences fonctionnelles