L’UIP recherche un(e) Conseiller(ère) national(e), Djibouti

L’UIP recherche un(e) Conseiller(ère) national(e), Djibouti

 

 

L’UIP est l’organisation mondiale des parlements. Fondée en 1889 pour encourager la coopération et le dialogue entre tous les pays, elle est la plus ancienne organisation politique multilatérale. L’UIP regroupe aujourd’hui la quasi-totalité des parlements du monde. Elle promeut la démocratie et aide les parlements à se renforcer, à se rajeunir, à progresser vers la parité et à se diversifier. Elle défend également les droits de l’homme des parlementaires. Deux fois par an, l’UIP réunit plus de 1 500 délégués pour former un « parlement mondial », apportant ainsi une dimension parlementaire aux travaux de l’ONU et à la réalisation des objectifs mondiaux du Programme 2030.

Le renforcement de la démocratie, l’égalité hommes-femmes, et les droits humains sont au cœur du travail de l’UIP. Le travail de l’UIP est aussi fondé sur les Principes communs en matière d’assistance aux parlementsqui décrivent une série de principes fondamentaux pour la planification et la mise en œuvre de programmes visant à renforcer les parlements.

 

Contexte

Depuis 2017, l’UIP travaille sur des projets de coopération avec l’Assemblée nationale (AN) de Djibouti, par exemple, le Projet de renforcement de l’Assemblée nationale de Djibouti dans la promotion et la protection des droits humains (PRAN I et PRAN II), mis en œuvre par l’UIP et financé par l’Union européenne (UE), et le projet pour promouvoir l’égalité des sexes en politique soutenu par Affaires mondiales Canada. Ces projets s’adressent en premier lieu aux membres et au personnel de l’Assemblée nationale. Ils sont conçus pour avoir un impact direct sur le travail de l’Assemblée nationale en matière de droits humains, la démocratie, et la participation des femmes en politique afin de bénéficier à l’ensemble des citoyens de Djibouti. La clôture du projet PRAN II est prévue pour fin janvier 2023, et celle du projet pour promouvoir l’égalité des sexes en politique en mars 2024.

Dans l’optique d’un suivi continu de ces projets par l’UIP, en vue de la création possible de futurs projets à Djibouti à l’avenir, et afin de faciliter la mise en œuvre des activités, l’UIP cherche à recruter un(e) Conseiller(ère) national(e) basé(e) à Djibouti. Le poste couvrira la période de février à décembre 2023.

 

Objectif général

Le/la Conseiller(ère) sera rattaché(e) hiérarchiquement aux responsables des programmes de l’UIP de la Coopération technique et du Partenariat entre hommes et femmes, basés au Siège de l’UIP à Genève. Pour les tâches financières, il/elle sera sous la supervision fonctionnelle de la Division des Services administratifs et financiers de l’UIP. Le/la Conseiller(ère) aura pour fonction principale de fournir un appui technique à la mise en œuvre des activités de renforcement de l’Assemblée nationale et de l’égalité des sexes au parlement et à travers ce dernier dans la société, ainsi qu’un appui financier, administratif et logistique. Il/elle sera aussi amené(e) à donner des conseils contextuels pour la réalisation des activités. Ce qui le/la conduira à interagir avec les parlementaires et les responsables de l’administration de l’Assemblée nationale.

 

Responsabilités

Dans le cadre des attributions qui lui sont déléguées, le/la titulaire sera appelé(e) à remplir les fonctions suivantes sous la supervision des responsables des programmes et personnel délégué.

Mise en œuvre des activités et relations avec l’AN et partenaires locaux :

• Faciliter et contribuer à l’identification des besoins des membres et de l’administration de la nouvelle législature constituée en 2023.
• Planifier et exécuter des activités, y compris la rédaction des termes de références, présentations, allocutions, et rapports.
• Assurer le suivi et évaluation des activités, y compris le suivi des recommandations et résultats.
• Fournir un appui aux projets de recherche et aux publications, notamment la collecte des données et des informations relatives aux femmes dans les parlements, les droits humains et la démocratie, selon les besoins du Programme du partenariat entre hommes et femmes et du programme de Coopération technique.
• Coordonner des relations avec les députés et membres de l’administration de l’AN, et avec les partenaires et prestataires, y compris par la participation aux réunions, la rédaction des notes d’information et procès-verbaux.
• Préparer, organiser et veiller au bon déroulement des réunions et des missions sur le terrain.
• Rédiger diverses correspondances du projet, y compris entre l’UIP et l’Assemblée nationale de Djibouti, ainsi qu’avec les partenaires externes.
• Contribuer aux actions et produits de communication du projet.
• Apporter son soutien pour répondre aux questions et aux demandes d’information adressées à l’UIP.
• Coopérer avec les collaborateurs de l’UIP responsables d’autres programmes dans le cadre de projets conjoints, le cas échéant.

Tâches administratives :

• Contribuer au bon déroulement du projet dans ses aspects financiers, administratifs et logistiques.
• Organiser les démarches administratives et logistiques pour les experts invités et les partenaires du projet. Ceci inclut les réservations de vols et d’hôtels, les demandes de visas, ainsi que les paiements de frais et de per diem. Ces tâches s’effectuent sous la coordination du chargé de programme et de la Division des Services administratifs et financiers de l’UIP.
• Préparer les calendriers des événements et des missions. Tenir à jour un tableau récapitulatif des missions et fournir des données statistiques pour les rapports narratifs et financiers de l’UIP.
• Aider à la préparation administrative des activités, des séminaires et des réunions en prenant les dispositions pratiques nécessaires. S’assurer que tous les documents des réunions (programme, ordre du projet, note de concept, liste de présence, formulaire d’évaluation de la réunion, chevalet) soient imprimés et disponibles dans la salle. Communiquer avec les participants en avance et veiller à la bonne circulation de l’information. Contribuer à la préparation des documents de travail de ces réunions. Veiller à la bonne installation informatique et technique permettant de tenir des réunions à distance.
• Tenir à jour une base de données électronique des contacts.

Assistance financière :

• Contribuer à s’assurer de la bonne tenue des comptes (réconciliation), traiter les factures à payer, assurer la bonne gestion de la petite caisse, veiller au taux de change franc de Djibouti/euro.
• Préparer les documents administratifs tels que les contrats d’experts pour vérification par le chargé de programme et les Services administratifs et financiers de l’UIP.
• Préparer l’archivage des documents comptables ; garder les pièces justificatives originales (devis, factures, bons de commande, bons de livraison, preuves de paiement…) ; préparer les autorisations d’engagement budgétaire et les autorisations de paiement pour les services achetés ; préparer des analyses budgétaires et le rapport financier mensuel.
• Effectuer toute autre tâche qui lui est attribuée.
• Dans toutes ses fonctions, le/la Conseiller(e) appliquera les procédures internes de l’UIP et celles des bailleurs de fonds.

 

Compétences

• Professionnalisme : Faire preuve de jugement dans le cadre des missions qui lui sont confiées. Faire preuve de fierté dans son travail et dans ses réalisations ; être consciencieux(se) et efficace. Respecter les échéances et viser à atteindre ses résultats ; être motivé(e) par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; faire preuve de persévérance ; demeurer calme dans des situations éprouvantes ou stressantes ; respecter la confidentialité de certaines informations. Intégrer les perspectives de genre et la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
• Planification et organisation : Savoir planifier et organiser son travail. Respecter l’orientation stratégique de la Division des programmes de l’UIP, et de l’UIP en général.
• Communication : Faire preuve d’une bonne communication orale et d’un style de rédaction clair ; être à l’écoute, interpréter avec justesse les messages des autres et y répondre de manière adéquate et, ce, en toutes situations ; poser des questions pour obtenir des réponses précises ; adapter son langage, son ton et son style en fonction de ses interlocuteurs ; se montrer ouvert à partager les informations et à tenir les personnes et collègues informés.
• Outils technologiques : maîtriser les outils, les applications informatiques et Internet ; maîtriser les logiciels MS Office, en particulier les tableaux Excel et d’autres outils de gestion des données.
• Travail d’équipe : avoir un sens réel des relations humaines ainsi qu’une aptitude à travailler dans un cadre multiculturel et à entretenir des relations de travail efficaces et cordiales avec des personnes de nationalités et de cultures diverses; collaborer avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’Organisation ; être disposé(e) à profiter des idées et de l’expertise des autres pour apprendre ; soutenir la décision finale du groupe et agir en accord avec celui-ci, même lorsqu’il ne reflète pas entièrement sa propre position ; partager la responsabilité des réussites de l’équipe comme de ses échecs.
• Orientation client : établir et entretenir des relations cordiales et efficaces avec les parlementaires, les membres de l’administration de l’Assemblée nationale, les collaborateurs externes et les collègues.
• Volonté constante de perfectionnement : se tenir informé(e) des dernières évolutions au sein des compétences techniques concernées et développer ses compétences ainsi que d’autres aptitudes pouvant aider à améliorer les objectifs du projet.

 

Qualifications

Formation : diplôme universitaire en droit/administration publique, sciences politiques ou sciences sociales.

Expérience : un minimum de trois années d’expérience dans la gestion de projets, et/ou la fonction publique, et/ou la gestion et la programmation d’actions dans le contexte de l’aide au développement. Une expérience de travail dans le cadre de projets financés par des bailleurs internationaux serait souhaitable. Une expérience de travail au sein d’un parlement et/ou d’une organisation internationale serait un atout. Une expérience avérée dans l’organisation et la gestion de réunions et d’événements serait un atout.

Langues : excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ; une bonne connaissance de l’anglais serait appréciée.

Autres connaissances : connaissance des règles financières et des règles de passation de marchés publics ainsi que des procédures administratives liées aux contrats.

Exigences applicables à l’ensemble du personnel

Œuvrer à la réalisation des objectifs stratégiques de l’UIP. S’acquitter de toute autre tâche ou mission à la demande du supérieur hiérarchique direct.

Date d’entrée en fonction

Contrat de collaboration externe, à temps plein. Il est prévu que le/la consultant(e) travaille pendant 12 mois au cours de la période de février 2023 à février 2024. Le poste sera pourvu à l’issue d’une procédure de recrutement local.

 

Rémunération

Le/la consultant(e) sera basé(e) à Djibouti et percevra un montant mensuel de 1 500 euros/mois. Le montant susmentionné constituera la seule rémunération.